Дос и Dont е за внесување на податоци во Excel

01 од 08

Преглед на внес на Excel податоци

Овој водич опфаќа некои од основните DO и DON'Ts за внесување на податоци во табеларни програми како Excel, Google Spreadsheets и Open Office Calc.

Внесувањето на податоците правилно за прв пат може да ги избегне проблемите подоцна и да го олесни користењето на повеќе алатки и функции на Excel, како што се формули и графикони.

На DO и DON'Ts се:

1. Планирајте ја вашата табела
2. Не оставајте празни редови или колони кога внесувате поврзани податоци
3. Зачувај често и зачувај во две места
4. Не користете броеви како насловите во колоната и не вклучувајте единици со податоците
5. Дали користите референци во ќелиите и именувани рангови во формулите
6. Не оставајте клетки кои содржат формули отклучени
7. Направи ги твоите податоци

Планирајте ја табеларната табела

Кога станува збор за внесување на податоци во Excel, добра идеја е да направите малку планирање пред да почнете да пишувате.

Знаејќи за што ќе се користи работниот лист, податоците што ќе ги содржи и што ќе се направи со тие податоци може многу да влијае на финалниот распоред на работниот лист.

Планирањето пред да пишувате може да заштеди време подоцна ако табеларот треба да се реорганизира за да се направи поефикасен и полесен за работа.

Поени да се разгледа

• Која е целта на табелата?
• Колку податоци ќе држат табелата?
• Дали се потребни листи?
• Ќе се отпечати ли табеларни пресметки?

Која е целта на Табеларни пресметки?

• Целта на табелата ќе помогне да се одреди локацијата на податоците, бидејќи најважните информации треба да бидат видливи и лесно достапни.
• Кои пресметки се потребни? Пресметките влијаат на тоа кои формули и функции се потребни и каде ќе бидат лоцирани.

Колку податоци ќе ја чува табела?

Количината на податоци кои табелата првично ќе ги држи и колку ќе бидат додадени подоцна, ќе влијаат на бројот на користени работни листови.

• Не ги шири вашите податоци премногу, бидејќи може да направи конкретни информации тешко да се пронајдат и пресметките што опфаќаат повеќе листови или работни книги може да почнат да влијаат врз перформансите на Excel.
• За големи работни листови , понекогаш е корисно да се прикажуваат важни суми на колоната над насловите на колоните, наместо да ги принудуваат корисниците да дојдат до дното на работниот лист за да ги видат информациите.

Дали се потребни графикони?

Ако сите или дел од податоците треба да бидат прикажани во табела или графикони, тоа може да влијае на изгледот на информациите,

• Во зависност од видот на графиконот, податоците можеби ќе треба да се групираат поинаку - како што се вработување на збирната област за кружни графикони.
• За големи табели, табелите може да се преместат на одделни страници за да се намали напнатоста

Ќе се печати ли табеларни пресметки?

Како се уредуваат податоците може да бидат засегнати ако се испечатат сите или некои од податоците, во зависност од тоа дали се избира портрет или пејзаж, а бројот на листови е потребен.

• Ако треба да се користи портрет на редовна хартија со големина на букви (8 1/2 X 11), размислете да ги ставите поголемиот дел од податоците во редови под неколку колони, така што сите наслови се видливи на еден лист.
• Ако се потребни повеќе листови, земете ги насловите на колоните за печатење на врвот на секоја страница за полесно да ги читате податоците.
• Ако многу колони податоци треба да се испечатат, распоредот на пејзаж може да ги задржи сите наслови на една страница. Повторно, ако се потребни повеќе листови, отпечатете ги насловите на колоната на врвот на секоја страница.
• Ако листите треба да се отпечатат, нивното преместување во посебен лист може да ја поедностави задачата.

02 од 08

Не оставајте празни редови или колони во поврзани податоци

Оставањето на празни редови или колони во табелите со податоци или слични опсези на податоци може да го направи многу тешко за правилно користење на голем број функции на Excel, како што се графикони, стожерни табели и одредени функции.

Дури и празни ќелии во ред или колона што содржат податоци може да предизвикаат проблеми како што е прикажано на сликата погоре.

Отсуството на празни простори исто така ќе им олесни на Excel да ги открие и да ги избере сите поврзани податоци во опсег ако се користат функции како што се сортирање , филтрирање или AutoSum .

Наместо да остава празни редови или колони, користете граници или форматирајте наслови и етикети со задебелени букви или подвлечени со цел да ги раскинете податоците и да ви го олеснат читањето.

Кога е можно, внесете ја колоната со податоци.

• Кога ја поставувате вашата табеларна табела, поставете дескриптивен наслов на врвот на првата колона од табелата со податоците подолу.
• Ако има повеќе од една серија на податоци, наведете ги едно по друго во колоните (од лево кон десно) со насловот за секоја серија на податоци на врвот.

Чувајте неповрзани податоци одвоени

Додека водењето на поврзаните податоци заедно е важно, во исто време, може да биде корисно да се одржуваат неповрзаните опсези на податоци одделени.

Оставањето празни колони или редови помеѓу различни опсези на податоци или други податоци на работниот лист повторно ќе им олесни на Excel правилно да ги открие и да ги одбере поврзаните опсези или табели на податоци.

03 од 08

Зачувај често

Важноста на заштеда на вашата работа често не може да биде преценета - или премногу често е наведена.

Се разбира, ако користите табеларна пресметка на веб-страница - како што се Google Spreadsheets или Excel Online - тогаш зачувувањето не е проблем, бидејќи ниту една програма нема опција за зачувување, туку, наместо тоа, работи со функција за автоматско зачувување.

За компјутерски програми, иако, по две или три промени - без разлика дали тоа е додавање на податоци, правење на промена на форматирање, или внесување на формула - зачувајте го работниот лист.

Ако тоа се чини премногу, спаси најмалку на секои две или три минути.

Иако стабилноста на компјутерите и компјутерскиот софтвер драстично се подобри во текот на последните неколку години, софтверот сѐ уште се урна, сеуште се случуваат неуспеси во напојувањето, а други луѓе понекогаш го надминуваат вашиот кабел за напојување и го извлекуваат од ѕидниот штекер.

И кога тоа ќе се случи, губењето на било која количина на податоци - големи или мали - само го зголемува обемот на работа како што се обидувате да го реконструирате она што веќе сте го направиле.

Excel има функција за автоматска заштеда , која обично работи многу добро, но не треба да се потпира. Добијте навика да обезбедите свои податоци со чести заштеди.

Кратенка за зачувување

Зачувувањето не мора да биде тежок задача за поместување на глувчето на лентата и кликање на иконите, со навика да заштедите со помош на тастатурата кратенка комбинација на:

Ctrl + S

Зачувај во две места

Друг аспект на заштеда што не може да се прецене е важноста на зачувувањето на вашите податоци на две различни локации.

Втората локација е, секако, резервна копија, и многу пати се вели: "Бекапките се како осигурување: имаат еден и веројатно нема да ви требаат, немате и веројатно ќе".

Најдобра резервна копија е онаа што е во различна физичка локација од оригиналот. Впрочем, што е поентата да имате две копии од датотека, ако тие

• се на истиот хард диск што не успее?
• на ист компјутер, кој ќе биде украден?
• во истата зграда што гори до земја?

Веб базирани резервни копии

Повторно, правењето на резервна копија не мора да биде тежок или одземаат многу време задача.

Доколку безбедноста не е проблем - работниот лист е листа на вашите ДВД - испраќате себе си копија користејќи веб-пошта, така што копијата останува на серверот веројатно е доволна.

Ако безбедноста е проблем, веб-складирање се уште е опција - иако со компанија која е специјализирана за тој вид на работа и наплаќа надомест за тоа.

Во случај на онлајн табеларни пресметки, веројатно, сопствениците на програмата ги зачувуваат своите сервери - и ова ги вклучува сите кориснички податоци. Но, за да бидете сигурни, преземете копија од датотеката на вашиот сопствен компјутер.

04 од 08

Не користете броеви како насловите во колоната и не вклучувајте единици со податоците

Користете наслови на врвот на колоните и на почетокот од редовите за да ги идентификувате вашите податоци, бидејќи тие прават операции како што се сортирање многу полесно, но не користете броеви како што се - 2012, 2013 и така натаму - за да го направите тоа.

Како што е прикажано на сликата погоре, насловите на колоните и редовите кои се само броеви може ненамерно да бидат вклучени во пресметките. Ако вашите формули содржат функции како што се:

• AutoSum ,
• AutoMax ,
• AutoAverage .

што автоматски го избира опсегот на податоци за аргументот на функцијата.

Типично, таквите функции прво бараат колумни од броеви погоре каде што се наоѓаат, а потоа лево за низа броеви, а сите наслови кои се само броеви ќе бидат вклучени во избраниот опсег.

Броевите што се користат како заглавија на редови, исто така, може да се помешаат како друга серија на податоци ако се избрани како дел од опсегот на табелата, а не како ознаки за оските.

Форматирајте ги броевите во клетките на насловот како текст или креирајте текстуални етикети со претходниот број со апостроф (') - како што се' 2012 и 2013 година. Апостроф не се појавува во ќелијата, но го менува бројот на текстуални податоци.

Чувајте ги единиците во насловите

Не: внесете валута, температура, далечина или други единици во секоја ќелија со податоци за број.

Ако го направите, постои добра шанса дека Excel или Google Spreadsheets ќе ги видат сите ваши податоци како текст.

Наместо тоа, ставете ги единиците во насловите на врвот на колоната, што, како што се случува, ќе осигури дека тие наслови се барем текст и нема да го создадат проблемот дискутиран погоре.

Текст лево, Броеви на десно

Брз начин да се каже дали имате или податоци за текст или број е да се провери усогласувањето на податоците во ќелијата. Стандардно, текстуалните податоци се усогласени лево во Excel и Google Spreadsheets и податоците за бројот се усогласени десно во ќелијата.

Иако ова стандардно усогласување лесно може да се смени, форматирањето обично не се применува се додека сите податоци и формули не се внесени, така што стандардното усогласување може да ви даде поим рано дека нешто не е во ред во работниот лист.

Проценти и валутни симболи

Најдобрата практика за внесување на сите податоци во работниот лист е да внесете само обичен број и потоа форматирајте ја ќелијата за правилно прикажување на бројот - и тоа вклучува проценти и износи во валутата.

Меѓутоа, Excel и Google Spreadsheets прифаќаат проценти симболи кои се внесени во ќелија заедно со бројот и двете ги препознаваат симболите на заедничка валута, како што се знакот за долари ($) или британската фунта симбол (£), ако тие се напишани во ќелија заедно со податоци за број, но други валутни симболи, како што е Јужноафриканскиот ранд (R), најверојатно ќе се толкуваат како текст.

За да избегнете потенцијални проблеми, следете ја погоре наведената најдобра практика и внесете го износот, а потоа форматирајте ја ќелијата за валута отколку напишете го валутниот симбол.

05 од 08

Дали користите референци во ќелиите и именувани рангови во формулите

И референците на клетките и именуваните опсези може да се користат и да се користат во формулите за да се направи побрзо и полесно да се задржат формулите, и по продолжетокот, целиот работен лист, без грешки и ажурирани.

• Референците на ќелиите се комбинација од бројот на колоната и бројот на редот на ќелијата - како А1, В23 и W987 - и се користат за да се идентификува локацијата на податоците во работниот лист.
• Именуваниот опсег или дефинирано име е сличен на референцата на ќелијата, во тоа што се користи за идентификација на ќелија или опсег на ќелии во работниот лист.

Референцирање на податоци во формулите

Формулите се користат во Excel за да се извршат пресметки - како што се додавање или одземање.

Ако вистинските броеви се вклучени во формулите - како што се:

= 5 + 3

Секој пат кога податоците се менуваат - велат на 7 и 6, формулата треба да се уредува и броевите се менуваат, па формулата станува:

= 7 + 6

Ако, наместо тоа, податоците се внесуваат во ќелиите на работниот лист, референтните ќелии или имињата на опсегот може да се користат во формулата, а не на броевите.

Ако бројот 5 е внесен во ќелијата А 1 и 3 во ќелијата А2, формулата станува:

= А1 + А2

За да ги ажурирате податоците, променете ја содржината на ќелиите A1 и A2, но формулата останува иста - Excel автоматски ги ажурира резултатите од формулата.

Заштедите во време и напор се зголемуваат ако работниот лист содржи покомплицирани формули и ако повеќе формули се однесуваат на истите податоци, бидејќи податоците треба да се променат само на една локација и сите формули кои се однесуваат на неа ќе бидат ажурирани.

Користењето на референци од ќелиите или именуваните опсези исто така го прави вашиот работен лист побезбеден, бидејќи ви овозможува да ги заштитите формулите од случајни промени, додека оставате податоци клетки кои се менуваат достапни.

Покажувајќи ги податоците

Друга карактеристика на Excel и Google Spreadsheets е дека тие ви дозволуваат да внесете имиња на ќелии или имиња на опсези во формули користејќи посочување - што подразбира кликнување на ќелија за да внесете референца во формулата.

Покажувањата ја намалуваат можноста за грешки предизвикани со внесување на погрешно референтно означување или погрешно препознавање на името на опсегот.

Користете ги именуваните области за да одберете податоци

Давањето област на податоци поврзани со името може да го олесни избирањето на податоците при извршување на сорти или операции на филтрирање.

Ако големината на областа за податоци се промени, опсегот на име може лесно да се уредува со помош на Name Manager .

06 од 08

Не оставајте клетки што содржат формули незаштитени

Откако поминале толку време за да ги поправат формулите и да ги користат точните референци на клетките, многу луѓе ја прават грешката да ги остават овие формули ранливи на случајни или намерни промени.

Со ставање на податоци во ќелиите во работниот лист, а потоа со референцирање на тие податоци во формулите, им овозможува на клетките кои ги содржат формулите да бидат заклучени и, доколку е потребно, лозинка заштитена за да ги чуваат на сигурно.

Во исто време, ќелиите што ги содржат податоците може да бидат оставени отклучени, така што промените можат лесно да се внесат со цел да се задржи табелата во тек.

Заштита на работниот лист или работна книга е процес во два чекори:

1. Бидете сигурни дека правилните ќелии се заклучени
2. Примени ја опцијата за заштита на лист - и по желба, додадете лозинка

07 од 08

Направи ги твоите податоци

Ги разгледувате вашите податоци откако ќе завршите со внесувањето.

Работа со мали количини на несортирани податоци во Excel или Google Spreadsheets обично не е проблем, но како што голем број на податоци се зголемува, така и тешкотијата во работата со него ефикасно.

Сортирани податоци е полесно да се разберат и анализираат, а некои функции и алатки, како што се VLOOKUP и SUBTOTAL , бараат сортирани податоци со цел да се вратат точните резултати.

Исто така, сортирањето на вашите податоци на различни начини може полесно да ги забележи трендовите кои први не се очигледни.

Избирање Податоци за Подредување

Пред да можат да се сортираат податоци, Excel треба да знае точно кој опсег треба да биде подреден, и обично, Excel е прилично добар во изборот на области на поврзани податоци - толку долго како што беше внесено,

1. немаше празни редови или колони во рамките на површина на поврзани податоци;
2. и празни редови и колони останаа меѓу областите на поврзани податоци.

Excel дури ќе утврди, прилично точно, ако областа за податоци има имиња на поле и го исклучува овој ред од записите што треба да се сортираат.

Сепак, дозволувајќи му на Excel да го одбере опсегот што треба да се подреди, може да биде ризичен - особено со големи количини на податоци кои тешко можат да се проверат.

Користење на имиња за да изберете податоци

За да се осигурате дека се избрани точните податоци, означете го опсегот пред да започнете сортирање.

Ако истиот опсег е постојано да се подредува, најдобриот пристап е да се даде aName.

Ако е дефинирано името за опсегот што треба да се подреди, внесете го името во полето за име или изберете го од соодветната паѓачка листа, а Excel автоматски ќе го потенцира точниот опсег на податоци во работниот лист.

Скриени редови и колони и сортирање

Скриени редови и колони на податоци не се преместуваат за време на сортирање, па затоа треба да бидат некриени пред да се случи сортирањето.

На пример, ако редот 7 е скриен и е дел од опсег на податоци што се подредени, ќе остане како ред 7, наместо да се премести на точната локација како резултат на тој вид.

Истото важи и за колони на податоци. Сортирањето по редови вклучува преуредување на колони на податоци, но ако колоната Б е скриена пред сортирањето, таа ќе остане како колона Б и нема да биде преуредена со другите колони во сортираниот опсег.

08 од 08

Сите броеви треба да се продаваат како броеви

Проблем: Проверете дали сите броеви се зачувани како броеви. Ако резултатите не се она што го очекувавте, колоната може да содржи броеви зачувани како текст, а не како броеви. На пример, негативните броеви увезени од некои сметководствени системи или бројот внесени со водечки (апостроф) се зачувуваат како текст.

Кога брзо ќе ги сортирате податоците со AZ или ZA копчето, работите може да одат ужасно погрешно. Ако во рамките на податоците има празен ред или празно колони, дел од податоците може да се сортираат, додека другите податоци се игнорираат. Замислете го нередот што ќе го имате, ако имињата и телефонскиот број веќе не се совпаѓаат, или ако наредбите одат на погрешни клиенти!

Најлесен начин да се осигурате дека точниот опсег на податоци е избран пред сортирањето е да му се даде име.

Втората претпоставка влијае точно на она што го разгледува Excel. Ако имате избрана единствена ќелија, Excel го проширува изборот за да изберете опсег (слично како притискање на Ctrl + Shift + 8) ограничено со една или повеќе празни колони и редови. Потоа го испитува првиот ред во избраниот опсег за да утврди дали содржи информации за насловот или не.

Ова е местото каде што сортирањето со алатките на лентата со алатки може да стане незгодно - вашиот заглавието (претпоставувајќи дека го имате) мора да исполни некои прилично строги упатства за да може Excel да го препознае како заглавие. На пример, ако во редот за заглавие има празни ќелии, Excel може да мисли дека не е заглавие. Исто така, ако заглавието е форматирано исто како и другите редови во опсегот на податоци, тогаш тоа може да не го препознае. Исто така, ако вашата табела за податоци се состои целосно од текст и вашиот заглавен ред содржи ништо друго освен текст, Excel - практично цело време - не успее да го препознае заглавието. (Редот изгледа исто како друг податочен ред во Excel.)

Само откако ќе го изберете опсегот и ќе утврди дали има ред во заглавје, Excel ќе направи вистинско сортирање. Колку сте задоволни со резултатите, зависи од тоа дали Excel го добил изборот на опсег и правото за одредување на заглавието. На пример, ако Excel не мисли дека имате ред во заглавието, а вие го правите, тогаш вашиот заглавие е сортирано во телото на податоците; ова е генерално лоша работа.

За да бидете сигурни дека вашиот опсег на податоци е препознаен правилно, користете кратенка Ctrl + Shift + 8 за да видите што избира Excel; ова е она што ќе биде подредено. Ако не одговара на вашите очекувања, тогаш треба да го модифицирате карактерот на податоците во вашата табела или да го изберете опсегот на податоци пред да го користите полето за дијалог Сортирај.

За да бидете сигурни дека вашиот наслов е препознаен правилно, користете ја Ctrl + Shift + 8 кратенка за да го изберете опсегот на податоци, а потоа погледнете го првиот ред. Ако вашиот заглавие има празни ќелии меѓу оние кои се избрани во првиот ред или првиот ред е форматиран исто како вториот ред, или имате повеќе од еден наслов ред избран, тогаш Excel претпоставува дека немате заглавие ред воопшто. За да го поправите ова, направете промени во вашиот заглавен ред за да бидете сигурни дека е правилно препознаен од Excel.

Конечно, сите облози може да се исклучат ако вашата табела со податоци користи повеќекратни заглавија. Ексел има тешко време да ги препознае. Ќе се соедини проблемот кога очекувате дека ќе вклучи празни редови во тој заглавие; тоа едноставно не може да го стори автоматски. Меѓутоа, можете едноставно да ги одберете сите редови што сакате да ги сортирате пред да направите сортирање. Со други зборови, да бидат специфични во она што сакате Excel да ги сортира; не дозволувајте Excel да ги направи претпоставките за вас.
Датуми и времиња зачувани како текст

Ако резултатите од сортирањето по датум не се исполнат како што се очекуваше, податоците во колоната што содржат клуч за сортирање може да содржат датуми или времиња зачувани како текстуални податоци, а не како броеви (датуми и времиња се само форматирани податоци за броеви).

На сликата погоре, рекорд за А. Питерсон заврши на дното од листата, кога, врз основа на датумот на задолжување - 5 ноември 2014 година, рекорд требаше да биде ставен над рекордот на А. Вилсон, кој, исто така, има датум на задолжување на 5 ноември.

Причината за неочекуваните резултати е дека датумот на задолжување за А. Питерсон е зачуван како текст, а не како број
Мешани податоци и брзи видови.

Кога го користите методот брза сортирање на записите што содржат текст и податоци за број се мешаат заедно, Excel ги издвојува бројките и текстуалните податоци одделно - ставајќи ги евиденците со текстуални податоци на дното на сортираната листа.

Excel исто така може да ги содржи заглавието на колоните во резултатите од сортирањето - толкувајќи ги како само уште еден ред на текстуални податоци, наместо како имиња на полето за табелата со податоци.
Предупредувања за вид - Сортирај го дијалогот

Како што е прикажано на сликата погоре, ако се користи полето за дијалог Сортирање, дури и за видови на една колона, Excel прикажува порака која ќе ве предупреди дека наиде на податоци зачувани како текст и ви дава избор за:

Сортирајте нешто што изгледа како број како број
Сортирајте ги броевите и броевите зачувани како текст посебно

Ако ја изберете првата опција, Excel ќе се обиде да ги стави податоците на текстот во точната локација на резултатите сортирања.

Изберете ја втората опција и Excel ќе ги стави евиденците кои содржат податоци за текст на дното од резултатите на сортирањето - исто како што тоа го прават и со брзи разновидни.