Форматирање на негативни, долги и специјални броеви во Excel

01 од 04

Форматирање броеви во Excel Преглед

Информации за специфични формати на броеви може да се најдат на следните страници:

Страница 1: негативни броеви (подолу);
Страница 2: Прикажи децималните броеви како фракции;
Страна 3: Специјални броеви - поштенски кодови и форматирање на телефонски број;
Страна 4: Форматирање долги броеви - како броеви на кредитни картички - како текст.

Форматирање на броеви во Excel се користи за промена на изгледот на број или вредност во ќелијата во работниот лист.

Форматирањето на броеви е прикачено на ќелијата, а не на вредноста во ќелијата. Со други зборови, форматирањето на броеви не го менува вистинскиот број во ќелијата, туку само како што се појавува.

На пример, примена на валути, проценти или форматирање на бројки на податоци е видлива само во ќелијата каде што се наоѓа бројот. Со кликнување на таа ќелија ќе се покаже обичен, неформатиран број во формуларот над работниот лист.

Општо стандардно

Стандардниот формат за ќелии што ги содржат сите податоци е општ стил. Овој стил нема специфичен формат и, по дифолт, прикажува броеви без долар знаци или запирки и мешани броеви - броеви кои содржат фракциона компонента - не се ограничени на одреден број децимални места.

Форматирање на број може да се примени на една единствена ќелија, цели колони или редови, избор на опсег на ќелии или целиот работен лист .

Негативно форматирање на броеви

Стандардно, негативните броеви се идентификуваат со помош на негативниот знак или цртичка (-) лево од бројот. Excel има неколку други опции за формат за прикажување на негативни броеви лоцирани во полето за дијалог Форматирање ќелии . Тие вклучуваат:

• црвен текст
• тркалезни загради
• тркалезни загради и црвен текст

Приказот на негативни броеви во црвено може полесно да ги пронајде - особено ако тие се резултат на формулите кои може да бидат тешко да се следат во голем работен лист.

Загради често се користат за да се олеснат негативните броеви за податоци што треба да се печатат со црно-бело.

Менување на негативното форматирање на броеви во дијалогот за форматирање на кели

1. Означете ги податоците што треба да се форматираат
2. Кликнете на јазичето Дома на лентата
3. Кликнете на пуштачот за дијалог - малата стрелка што се наоѓа надолу во долниот десен агол од групата икона група на лента за да го отворите полето за дијалог Форматирање ќелии
4. Кликнете на бројот под категоријата Категорија во дијалогот
5. Изберете опција за прикажување на негативни броеви - црвено, загради, или црвени и загради
6. Кликнете Во ред за да го затворите дијалогот и да се вратите на работниот лист
7. Негативните вредности во избраните податоци сега треба да бидат форматирани со одбраните опции

02 од 04

Форматирање броеви како фракции во Excel

Прикажете ги децималните броеви како фракции

Користете го формат Фракција за да ги прикажете броевите како вистински фракции, наместо децимали. Како што е наведено во колоната Опис на сликата погоре, достапните опции за дропки вклучуваат:

• прикажување на децимали како една, две или три цифр фракции во деноминаторниот дел од бројот;
• прикажувајќи децимали како најчесто користени дропки - како што е една половина и една четвртина.

Формат Прво, податоци вториот

Најчесто, најдобро е да се примени форматот на фракција на клетките пред да се внесат податоците за да се избегнат неочекуваните резултати.

На пример, ако фракциите со броеви помеѓу еден и 12 - како 1/2 или 12/64 - се внесуваат во ќелии со општ формат, броевите ќе се променат во датуми како што се:

• 1/2 ќе бидат вратени како 2-јануари
• 12/64 ќе бидат вратени како Јан-64 (јануари, 1964)

Исто така, фракциите со нумерирачи поголеми од 12 ќе бидат претворени во текст и може да предизвикаат проблеми ако се користат во пресметките.

Форматирање на броеви како фракции во дијалогот за форматирање на кели

1. Означете ги ќелиите да бидат форматирани како фракции
2. Кликнете на јазичето Дома на лентата
3. Кликнете на пуштачот за дијалог - малата стрелка што се наоѓа надолу во долниот десен агол од групата икона група на лента за да го отворите полето за дијалог Форматирање ќелии
4. Кликнете на Fraction под категоријата Категорија од дијалогот за да се прикаже листата на достапни формати на фракции на десната страна од дијалоговото поле
5. Изберете формат за прикажување на децималните броеви како фракции од листата
6. Кликнете Во ред за да го затворите дијалогот и да се вратите на работниот лист
7. Децималните броеви внесени во форматираниот опсег треба да бидат прикажани како фракции

03 од 04

Форматирање на специјални броеви во Excel

Ограничувања на општите и броеви

Ако користите Excel за складирање на идентификациски броеви - како поштенски кодови или телефонски броеви - може да најдете дека бројот што се менува или прикажува со неочекувани резултати.

Стандардно, сите ќелии во работниот лист на Excel користат општ формат, а карактеристиките на овој формат вклучуваат:

• водечките нули во бројки се отстранети,
• Броевите со повеќе од 11 цифри се претвораат во научни (или експоненцијални) нотации.

Слично на тоа, форматот Број е ограничен на прикажување броеви од 15 цифри во должина. Сите цифри над оваа граница се заокружуваат до нули

За да се избегнат проблеми со специјални броеви, може да се користат две опции во зависност од тоа кој тип на број се чува во работниот лист:

• категоријата за специјален формат во полето за дијалог Форматирање ќелии (видете подолу);
• форматирање броеви како текст (следната страница).

За да бидете сигурни дека специјалните броеви се правилно прикажани кога ќе влезете, форматирајте ја ќелијата или ќелиите користејќи еден од двата формати подолу, пред да го внесете бројот.

Категорија на специјален формат

Специјалната категорија во полето Форматирај ќелии автоматски применува специјално форматирање на такви броеви како што се:

• телефонски броеви - ги затвора првите три цифри од 10 цифрен број во загради и ги дели останатите седум цифри во две групи одделени со цртичка. На пример: (800) 555-1212
• Броеви за социјално осигурување - се дели девет цифрен број во групи од три, два и четири, разделени со цртички. На пример: 555-00-9999

• zip кодови - ги задржува водечките нули во бројки - кои се отстрануваат со редовни формати на броеви. На пример: 00987

• поштенски код + 4 : одвојува девет цифри во групи со пет цифри и четири одделени со цртичка. Исто така, ги задржува сите водечки нули. Пример: 00987-5555

Локално чувствително

Паѓачката листа под Locale дава опции за форматирање на специјални броеви соодветни за одредени земји. На пример, ако локалниот е променет на англиски (Канада) , достапните опции се Телефонскиот број и бројот на социјално осигурување - кои најчесто се користат специјални броеви за таа земја.

Користење на специјално форматирање за броеви во дијалогот за форматирање на кели

1. Означете ги ќелиите да бидат форматирани како фракции
2. Кликнете на јазичето Дома на лентата
3. Кликнете на пуштачот за дијалог - малата стрелка што се наоѓа надолу во долниот десен агол од групата икона група на лента за да го отворите полето за дијалог Форматирање ќелии
4. Кликнете на Специјални во делот Категорија во дијалогот за прикажување на листата на достапни специјални формати на десната страна од дијалогот
5. Ако е потребно, кликнете на опцијата Locale за да ги промените локациите
6. Изберете една од опциите за формат за прикажување на специјални броеви од листата
7. Кликнете Во ред за да го затворите дијалогот и да се вратите на работниот лист
8. Соодветните броеви внесени во форматираниот опсег треба да бидат прикажани како во избраниот посебен формат

04 од 04

Форматирање броеви како текст во Excel

Ограничувања на општите и броеви

За да се осигурате дека долгите броеви - како што се 16-цифрените кредитни картички и броевите на банкарските картички - се правилно прикажани кога се внесени, форматирајте ја ќелијата или ќелиите со помош на формат Текст - по можност пред да ги внесете податоците.

Стандардно, сите ќелии во работниот лист на Excel користат општ формат, а една од карактеристиките на овој формат е дека броевите со повеќе од 11 цифри се претвораат во научна (или експоненцијална) нотација - како што е прикажано во ќелијата А2 на сликата погоре.

Слично на тоа, форматот Број е ограничен на прикажување броеви од 15 цифри во должина. Сите цифри над оваа граница се заокружуваат до нули.

Во ќелија А3 погоре, бројот 1234567891234567 е променет на 123456789123450 кога ќелијата е поставена за форматирање на броеви.

Користење на текстуални податоци во формулите и функциите

Спротивно на тоа, кога се користи форматирање на текст - ќелија А4 погоре - ист број се прикажува правилно, и бидејќи ограничувањето на знаците по ќелија за текстуалниот формат е 1.024, тоа веројатно се само ирационални броеви како Pi (Π) и Phi (Φ) кои не можат да бидат прикажани во целост.

Освен зачувување на бројот идентичен на начинот на кој е внесен, бројките форматирани како текст се уште можат да се користат во формулите со користење на основните математички операции - како што се додавање и одземање, како што е прикажано во ќелијата А8 погоре.

Сепак, тие не можат да се користат во пресметките со некои од функциите на Excel - како што се SUM и AVERAGE , бидејќи клетките кои ги содржат податоците се третираат како празни и се враќаат:

• резултат од нула за SUM - ќелија А9
• вредноста на грешка # DIV / 0! за AVERAGE - ќелија А10

Чекори до форматирање на ќелија за текст

Како и кај другите формати, важно е да ја форматирате ќелијата за текстуални податоци пред да го внесете бројот - инаку, тоа ќе биде засегнато од тековното форматирање на ќелиите.

1. Кликнете на ќелијата или одберете опсег на ќелии што сакате да ги конвертирате во текстуален формат
2. Кликнете на јазичето Дома на лентата
3. Притиснете на стрелката надолу до полето Формат на број - го прикажува Општо како стандард - за да го отворите паѓачкото мени со опции за формат
4. Скролувајте до дното на менито и кликнете на опцијата Текст - нема дополнителни опции за формат на текст

Текст лево, Броеви на десно

Визуелна индикација за да ви помогне да одредите формат на ќелија е да се погледне на усогласување на податоците.

Стандардно во Excel, текстуалните податоци се усогласени лево во ќелијата и податоците за бројот на десната страна. Ако стандардното усогласување за опсегот форматиран како текст не е променет, броевите внесени во тој опсег треба да бидат прикажани на левата страна на ќелиите како што е прикажано во ќелијата C5 на горната слика.

Покрај тоа, како што е прикажано во ќелиите А4 до А7, броевите форматирани како текст ќе прикажат и мал зелен триаголник во горниот лев агол на ќелијата што укажува дека податоците може да бидат неправилно форматирани.