Што е макро во Excel и кога се користи?
Макро на Excel е множество инструкции за програмирање складирани во она што е познато како VBA код, кој може да се искористи за да се отстрани потребата да се повторуваат чекорите на најчесто извршените задачи одново и одново.
Овие повторувачки задачи може да вклучат сложени пресметки кои бараат употреба на формули или тие би можеле да бидат едноставни задачи за форматирање - како што се додавање форматирање на броеви на нови податоци или примена на формати на ќелии и работни листови како што се границите и засенчување.
Други повторувачки задачи за кои макроата може да се користат за зачувување вклучуваат:
- додавање или отстранување на редови и колони
- заштитни или заштитни работни листови
- избирање на голем број на клетки
- додавајќи го тековниот датум на работниот лист
Активирање на макро
Макроата може да се активираат со кратенка на тастатура, икона со алатки или копче или икона додадена на работниот лист.
Макроа наспроти Шаблони
Додека користите макроа може да биде одличен заштедувач на времето за повторливи задачи, ако рутински додавате одредени функции за форматирање или содржина - како што се наслови или лого на компании за нови работни листови, можеби е подобро да креирате и зачувате датотека со шаблони што ги содржи сите такви ставки наместо да ги создавате одново секој пат кога ќе почнете нов работен лист.
Макроа и VBA
Како што рековме, во Excel, макроата се напишани во Visual Basic for Applications (VBA). Пишување на макроа со користење на VBA се прави во прозорецот за уредување на VBA, кој може да се отвори со кликнување на иконата Visual Basic на јазичето Developers на лентата (погледни подолу за инструкции за додавање на табулаторот Developers до лентата ако е потребно).
Макро-рекордер на Excel
За оние кои не можат да напишат VBA код, има вграден макро рекордер кој ви овозможува да снимите серија чекори со помош на тастатура и глушец, кои потоа Excel потоа се претвора во VBA код за вас.
Како и уредникот на VBA споменат погоре, Макро рекордерот се наоѓа на јазичето Developers на лентата.
Додавање на јазичето Developer
Стандардно во Excel, јазичето Developer не е присутно на лентата. За да го додадете:
- Кликнете на табот Датотека за да ја отворите паѓачката листа на опции
- Во паѓачката листа, кликнете Options ( Опции) за да го отворите дијалогот за опции Excel
- Во левата страна од дијалогот, кликнете на Customize Ribbon за да го отворите прозорецот Customize Ribbon
- Во делот Главни јазичиња во десниот прозорец кликнете на полето за избор до Developer за да го додадете ова јазиче на лентата
- Кликнете Во ред за да го затворите дијалогот и да се вратите на работниот лист.
Сега програмерот треба да биде присутен - обично на десната страна на Лентата
Користење на макро рекордер
Како што рековме, Macro Recorder ја поедноставува задачата за креирање на макроа - дури и, понекогаш, за оние кои можат да напишат VBA код, но има неколку точки за кои треба да се свесни пред да почнете да ја користите оваа алатка.
1. Планирајте го макрото
Макроата за снимање со Макро-рекордер вклучува малку крива на учење. За да се поедностави процесот, планирајте пред време - дури и до точка на запишување на тоа што треба да го направи макрото, и чекорите што ќе бидат потребни за да се постигне задачата.
2. Чувајте Макроа мали и специфични
Колку поголемо макро е во однос на бројот на задачи што ги извршува, толку е покомплицирано, најверојатно, тоа ќе биде успешно планирање и снимање.
Поголемите макроа исто така работат побавно - особено оние кои вклучуваат многу пресметки во големи работни листови - и тие се потешко да се дебагираат и да се корегираат ако не работат добро за прв пат.
Одржувајќи ги макроата мала и специфична за целта, полесно е да се потврди точноста на резултатите и да се види каде тргнале погрешно ако работите не одат според планираното.
3. Макрос име соодветно
Макро имињата во Excel имаат неколку ограничувања за именување кои мора да се почитуваат. Прво и основно е дека макро името мора да започне со писмо од азбуката. Следните знаци можат да бидат броеви, но имињата на макроата не можат да содржат празни места, симболи или интерпункциски знаци.
Ниту макро име не може да содржи ниту еден од резервираните зборови кои се дел од VBA користи како дел од неговиот програмски јазик како If , GoTo , New или Select .
Додека макро имињата може да бидат долги до 255 карактери, ретко е потребно или препорачливо да се користат многу од нив во име.
За еден, ако имате многу макроа и планирате да ги стартувате од макро дијалоговото поле, долгите имиња само предизвикуваат застојот што го отежнува изборот на макрото.
Подобар пристап би бил да се задржи имињата кратки и да се користи описот област да даде детали за тоа што секоја макро.
Подвлекување и внатрешна капитализација во имиња
Бидејќи макро имињата не можат да вклучуваат празни места, еден лик што е дозволен и што ги прави полесни макро имиња за читање, е карактерот на долната граница што може да се користи помеѓу зборовите на местото на просторот - како што се Change_cell_color или Addition_formula.
Друга опција е да се користи внатрешна капитализација (понекогаш именувана како Camel Case ), која започнува секој нов збор во име со голема буква - како што се ChangeCellColor и AdditionFormula.
Краткото име на макро е полесно да се одбере во макро дијалоговото поле, особено ако работниот лист содржи голем број на макроа и запишувате многу макроа, така што лесно можете да ги идентификувате во. Системот, исто така, обезбедува поле за Опис, иако не секој го користи.
4. Користете Релативна наспроти апсолутна референца
Референците на ќелиите , како што се B17 или AA345, ја идентификуваат локацијата на секоја ќелија во работниот лист.
Стандардно, во Macro Recorder сите референци на ќелиите се апсолутни, што значи дека точните локации на ќелиите се запишуваат во макрото. Алтернативно, макроата можат да бидат поставени за да користат референтни референтни ќелии, што значи дека движењата (колку колони лево или десно го движите курсорот на ќелијата) се евидентираат наместо точни локации.
Кој го користите, зависи од тоа што е поставено на макрото. Ако сакате да ги повторите истите чекори - како што се форматирање на колони на податоци - одново и одново, но секогаш кога форматирате различни колони во работниот лист, тогаш користете релативни референци би било соодветно.
Ако, од друга страна, сакате да го форматирате истиот опсег на ќелии - како А1 до М23 - но на различни работни листови, тогаш може да се користат апсолутни референци на ќелиите, така што секој пат кога ќе се изврши макрото, неговиот прв чекор е да го поместите мобилен курсорот до ќелијата А1.
Промената на референтните ќелии од релативна кон апсолутна е лесно да се направи со кликнување на иконата Користи релативни референции на табулаторот Developers на лентата.
5. Користење на копчињата на тастатурата наспроти глувчето
Со притискање на тастатура за макро-снимање на тастатурата при поместување на покажувачот на мобилен или со одбирање на опсег на ќелии, обично е подобро да се снимаат движењата на глушецот како дел од макрото.
Користење комбинации на копчиња на тастатура - како што се Ctrl + End или Ctrl + Shift + стрелката за десната стрелка - за поместување на покажувачот на мобилен до рабовите на областа за податоци (оние клетки кои содржат податоци на тековниот работен лист), наместо постојано притискање на стрелката или јазичето копчињата за поместување на повеќе колони или редови го поедноставуваат процесот на користење на тастатурата.
Дури и кога станува збор за примена на команди или избор на лента опции со користење на тастатура кратенка на тастатурата е препорачливо за користење на глувчето.