Вметнете врски за податоци, графики и формули во Excel, Word, PowerPoint

01 од 02

Вметни врски помеѓу Excel и Word датотеки

Вметнување преглед на линкови

Освен едноставно копирање и вметнување на податоци од една датотека на Excel во друга или во датотека на Microsoft Word, исто така можете да креирате врска помеѓу две датотеки или работни книги кои ќе ги ажурираат копираните податоци во втората датотека ако оригиналните податоци се променат.

Исто така е можно да се создаде врска помеѓу дијаграмот лоциран во Excel работна книга и PowerPoint слајд или Word документ.

Пример е прикажан на горната слика, каде што податоците од Excel-датотеката се поврзани со документ Word кој може да се користи во извештајот.

Во примерот, податоците се вметнуваат во документот како табела, која потоа може да се форматира со користење на сите функции за форматирање на Word.

Оваа врска е креирана со помош на опцијата за линк за ставање. За вметнување врски на врски, датотеката што ги содржи оригиналните податоци е позната како изворна датотека, а втората датотека или работна книга која ја содржи формулата за врски е дестинационата датотека .

Поврзување на единечни ќелии во Excel со формула

Линкови, исто така, може да се креираат помеѓу одделните ќелии во одделни работни книги на Excel користејќи формула. Овој метод може да се користи за да се создаде врска во живо за формули или податоци, но работи само за единечни ќелии.

1. Кликнете на ќелијата во дестинациската работна книга каде што треба да се прикажуваат податоците;
2. Притиснете го знакот за еднаквост ( = ) на тастатурата за да ја стартувате формулата;
3. Префрлете се на изворната работна книга, кликнете на ќелијата која ги содржи податоците што треба да се поврзат;
4. Притиснете го копчето Enter на тастатурата - Excel треба да се вратиш назад во дестинационата датотека со поврзаните податоци прикажани во избраната ќелија;
5. Зборувањето на поврзаните податоци ќе ја прикаже формулата за врски - како што е = [Book1] Sheet1! $ A $ 1 во формуларот над работниот лист .

Забелешка : вредноста на доларот во референцата на ќелијата - $ A $ 1 - укажуваат на тоа дека тоа е апсолутна референца за ќелијата.

Вметнете опции за линкови во Word и Excel

Кога вметнувате врска за податоци, Word ви овозможува да одберете дали да ги форматирате поврзаните податоци користејќи ги тековните поставки за изворните или одредишните датотеки. Excel не ги нуди овие опции, само автоматски ги применува тековните поставки за форматирање во дестинационата датотека.

Поврзување на податоци помеѓу Word и Excel

1. Отворете ја работната книга Excel која ги содржи податоците што треба да се поврзат ( изворната датотека)
2. Отворете дестинација датотека - или Excel работна книга или Word документ;
3. Во изворната датотека означете ги податоците што треба да се копираат;
4. Во изворната датотека, кликнете на копчето Копирање на јазичето Дома на лентата - избраните податоци ќе бидат опкружени со Маршот Мравки;
5. Во дестинационата датотека, кликнете со покажувачот на глувчето на локацијата каде што ќе бидат прикажани поврзаните податоци - во Excel кликнете на ќелијата што ќе биде во горниот лев агол на вметнатите податоци;
6. Како што е прикажано на сликата погоре, кликнете на малата стрелка на дното од копчето Вметни на заглавјето Home на лентата за да го отворите паѓачкото мени Paste Options
7. Во зависност од програмата за одредиште, опциите за врска за линкови ќе се разликуваат:
   • За Word, ставете линк се наоѓа под Пати Опции во менито;
   • За Excel, папката за линкови се наоѓа под Други опции за вметнување во менито.
8. Изберете ја соодветната опција " Вметни врска" ;
9. Поврзаните податоци треба да се појават во дестинационата датотека.

Забелешки :

• Ако двете датотеки се отворени кога податоците се ажурираат во изворната датотека, дестинационата датотека треба веднаш да се ажурира.
• Доколку дестинационата датотека е затворена кога се менуваат изворните податоци, податоците во дестинационите ќелии ќе се ажурираат следниот пат кога таа датотека ќе се отвори.
• Доколку изворната датотека е затворена кога ќе биде отворена дестинационата датотека, може да се отвори кутија со предупредувања што укажува дека документот содржи линкови до надворешни датотеки и бара од вас да ги ажурирате / не ажурирате врските.

Преглед на формула за линк во Excel

Начинот на прикажување на формуларот за врски варира малку помеѓу Excel 2007 и подоцнежните верзии на програмата.

• Во Excel 2010 и подоцна верзии на програмата, ако кликнете на поврзаните податоци во дестинационата датотека, формула како = [Book1] Sheet1! A1 се појавува во формуларот над работниот лист;
• Во Excel 2007, формулата за поврзување се прикажува како: {= Excel Sheet.12 | Book1! '! Sheet1! R1C1'} во лентата со формули.

Белешки:

• Во формуларот за 2007 година, апсолутната референца на ќелијата е напишана во стилот R1C1 - кој се залага за редот 1 колона 1 и што е еквивалентен на почестата референтна стилска клеточна SAS1
• Во двете формули, Book1 го означува името на изворната датотека

Преглед на информации за линкови во MS Word

За да видите информации за поврзаните податоци - како што се изворната датотека, поврзаните податоци и методот на ажурирање:

1. Десен клик на поврзаните податоци за да го отворите контекстното мени;
2. Изберете поврзуван објект> Линкови ... за да го отворите полето за дијалог Линкови во Word;
3. Ако во тековниот документ има повеќе од една врска, сите врски ќе бидат наведени во прозорецот на горниот дел на дијалогот;
4. Со кликнување на линкот ќе се прикажат информации за таа врска под прозорецот во дијалогот.

02 од 02

Вметни ја врската помеѓу графиконите во Excel и PowerPoint

Поврзување на графикони со вметнување линк во PowerPoint и Word

Како што рековме, покрај создавањето на линк за текстуални податоци или формули, исто така е можно да се користи врска за залевање за поврзување на табелата лоцирана во една Excel работна книга со копија во втората работна книга или во датотека MS PowerPoint или Word.

Откако ќе се поврзат, промените на податоците во изворната датотека се рефлектираат и во оригиналната табела и во копијата сместена во дестинационата датотека.

Избирање форматирање на извор или дестинација

Кога вметнувате врска помеѓу графиконите, PowerPoint, Word и Excel дозволуваат да одберете дали да го форматирате поврзаниот дијаграм користејќи ја тековната тема за форматирање за изворните или од дестинационите датотеки.

Поврзување на графикони во Excel и PowerPoint

Како што е прикажано на сликата погоре, овој пример создава врска помеѓу дијаграмот во работна книга на Excel - изворната датотека и слајдот во PowerPoint презентација - дестинационата датотека.

1. Отворете работна книга со табела за копирање;
2. Отворете ја датотеката за дестинација презентација;
3. Во Excel работната книга, кликнете на табелата за да ја изберете;
4. Кликнете на копчето Копирање на јазичето Дома на лентата во Excel;
5. Кликнете на слајдот во PowerPoint каде ќе биде прикажан поврзаниот дијаграм;
6. Во PowerPoint, кликнете на малата стрелка на дното на копчето за ставање - како што е прикажано на сликата - за да ја отворите паѓачката листа;
7. Притиснете или за Употребената дестинација или Иконите за форматирање на изворите во паѓачката листа за да го поставите поврзаниот графикон во PowerPoint.

Белешки:

• Доколку двете датотеки што ги содржат поврзаните листи се отворени, промените во изворните податоци треба да се ажурираат веднаш во двете графикони.
  
• Кога отворате PowerPoint презентација која содржи поврзани податоци, може да се отвори кутија со предупредувања што укажува на потенцијална загриженост за безбедноста и ве прашува дали сакате да ги ажурирате поврзаните податоци.