Филтрирањето на податоците во табеларот значи да се постават услови за да бидат прикажани само одредени податоци. Тоа е направено за полесно да се фокусира на специфични информации во голем број на податоци или табела на податоци. Филтрирањето не ги отстранува или менува податоците; тоа само се менува кои редови или колони се појавуваат во активниот работен лист на Excel.
Филтрирање податоци за евиденција
Филтрите работат со записи или редови на податоци во работниот лист. Условите кои се поставени се споредуваат со едно или повеќе полиња во записникот. Ако условите се исполнети, се прикажува записот. Доколку не се исполнети условите, записот е филтриран така што тој не се прикажува со останатите податоци.
Филтрирањето на податоци следи два различни пристапи во зависност од видот на податоците што се филтрирани - нумерички или текстуални податоци.
Филтрирање на нумерички податоци
Нумеричките податоци можат да бидат филтрирани врз основа на:
- дали податоците се еднакви на одреден број
- дали податоците се поголеми или помалку од одреден број
- податоците се над или под просечната вредност на податоците во целина
Филтрирање на текстуални податоци
Текстуалните податоци може да се филтрираат врз основа на:
- дали податоците се совпаѓаат со одреден збор
- дали податоците се збор кој содржи едно или повеќе букви
- дали податоците се збор кој започнува или завршува со одредена буква од азбуката
Копирање филтрирани записи
Освен привремено скривање на евиденција, Excel ви дава опции за копирање на посакуваните податоци во посебна област на работниот лист . Често оваа постапка се прави кога постојаната копија на филтрираната листа ги исполнува некакви барања за бизнис.
Најдобри практики за филтрирање
Зачувај си некои нерви, следејќи ги упатствата за најдобри практики за работа со филтрирани податоци:
- Освен ако не постои добра причина за тоа, не бришете заедничка табела со активни филтри. Другите корисници не можат да забележат дека датотеката е филтрирана.
- Иако можете истовремено да филтрирате неколку колони, овие филтри се додаток, а не ексклузивен. Со други зборови, филтрирање на листа на контакти за да ги покажете сите во државата Калифорнија и кои се постари од 60-годишна возраст, ќе ви ги дадат сите што имаат повеќе од 60 години во Калифорнија. Таков филтер нема да ви ги покаже 60-годишниците или Калифорнијанците.
- Комплексни текстуални филтри работат, како и основните податоци ќе им овозможат. "Неуспешните" податоци ќе доведат до филтрирани резултати кои може да бидат погрешни или неточни. На пример, филтрирањето за луѓето кои живеат во Илиноис нема да ги фатат луѓето што живеат во "ИЛ" или кои живеат во "Илиноис" или "Иленоис".
- Бидете претпазливи кога сортирате филтрирани податоци. Сортирањето на делумно филтрираните податоци ќе доведе до реструктуирање на податочната датотека - ситуација која најдобро се избегнува. Ако мора да сортирате филтриран нацрт на податоци, копирајте ги филтрираните податоци во новата работна табела и потоа сортирајте го.