Excel нема можности за управување со податоци на програми за релациона база на податоци, како што се SQL Server и Microsoft Access. Меѓутоа, она што може да се направи, служи како едноставна или рамна база на податоци што ги исполнува барањата за управување со податоци во многу ситуации.
Во Excel, податоците се организираат во табели со користење на редови и колони на работниот лист. Поновите верзии на програмата имаат функција на табела , што го прави лесен за внесување, уредување и манипулирање со податоци .
Секое поединечно парче податоци или информации за субјект - како што е бројот на дел или адресата на лицето - се зачувуваат во посебна ќелија на работната површина и се нарекува поле.
Услови за базата на податоци: Табела, записи и полиња во Excel
Базата на податоци е збирка на сродни информации зачувани во една или повеќе компјутерски датотеки на организиран начин.
Нормално, информациите или податоците се организирани во табели. Една едноставна или рамна база на податоци, како што е Excel, ги содржи сите информации за еден предмет во една табела.
Релациони бази на податоци, од друга страна, се состојат од голем број табели со секоја табела која содржи информации за различни, но поврзани, теми.
Информациите во табелата се организирани на таков начин што може лесно да бидат:
- Ажурирано
- Сортирани
- Поправена
- Филтрирани или бараа конкретни информации
Рекорди
Во терминологијата на базата на податоци, записот ги содржи сите информации или податоци за еден специфичен предмет што е внесен во базата на податоци.
Во Excel, евиденцијата вообичаено е организирана во редови на лист со секоја ќелија во редот кој содржи една точка на информации или вредност.
Полиња
Секоја поединечна информација во базата на податоци - како што е телефонски број или број на улица - се нарекува поле .
Во Excel, поединечните ќелии на работниот лист служат како полиња, бидејќи секоја ќелија може да содржи едно парче информации за некој објект.
Имиња на поле
Од витално значење е податоците да се внесат на организиран начин во базата на податоци, за да можат да бидат сортирани или филтрирани за да најдат конкретни информации.
За да се осигура дека податоците се внесуваат по ист редослед за секој запис, насловите се додаваат во секоја колона од табелата. Овие наслови на колони се нарекуваат имиња на полиња.
Во Excel, горниот ред на табелата ги содржи имињата на полето за табелата. Овој ред обично се нарекува наслов ред .
Пример
На сликата погоре, сите информации собрани за еден студент се чуваат во поединечен ред или евиденција во табелата. Секој студент, без разлика колку или колку малку информации се собрани, има посебен ред во табелата.
Секоја ќелија во ред е поле кое содржи едно парче од таа информација. Имињата на полето во насловот на заглавјето помагаат да се обезбеди дека податоците остануваат организирани со чување на сите податоци за одредена тема, како што се името или возраста, во истата колона за сите ученици.
Алатки за податоци на Excel
"Мајкрософт" има вклучено голем број на алатки за податоци за да може полесно да се работи со големи количини на податоци зачувани во табелите на Excel и да помогнат да се задржи во добра состојба.
Користење на образец за евиденција
Еден од оние алатки што го олеснуваат работењето со поединечни записи е формата на податоци. Форма може да се користи за наоѓање, уредување, внесување или бришење на записи во табели кои содржат до 32 полиња или колони.
Стандардната форма вклучува листа на имиња на полето по редоследот на кој се распоредени во табелата, за да се осигури дека записите се внесуваат правилно. До секое поле име е поле за текст за внесување или уредување на поединечни полиња на податоци.
Иако е можно да се креираат сопствени форми, создавањето и користењето на стандардната форма е многу полесно и често тоа е сè што е потребно.
Отстрани дупликат податоци записи
Честа проблем со сите бази на податоци е грешки во податоците. Во прилог на едноставни правописни грешки или недостасува полиња на податоци, дупликат евиденција на податоци може да биде голема загриженост, бидејќи табелата со податоци расте во големина.
Уште еден од алатките за податоци на Excel може да се искористи за да се отстранат овие дупликати записи - или точни или делумни дупликати.
Сортирање на податоци
Сортирањето значи да се реорганизираат податоците според одреден имот, како што е сортирање на табела по азбучен редослед по презиме или хронолошки од најстарата до најмлада.
Опциите за сортирање на Excel вклучуваат сортирање според едно или повеќе полиња, со приспособено сортирање, како на пример по датум или време, и сортирање по редови, што овозможува да ги промените полињата во табелата.