Оваа серија совети опфаќа различни методи за сортирање на податоци во Excel. Посебни информации може да се најдат на следните страници:
- Брзо Сортирај на Единечна колона користејќи Сортирај & Филтер или Топла Копчиња
- Сортирајте на повеќе колони
- Подреди по датуми или тајмс
- Подреди по денови од неделата, месеци или други прилагодени листи
- Подреди по редови - преуредување на колоните
Избирање податоци што треба да се подреди
Пред да можат да се сортираат податоци, Excel треба да го знае точниот опсег што треба да се сортира, и обично Excel е прилично добар во изборот на области на поврзани податоци - се додека кога е внесен,
- немаше празни редови или колони во рамките на површина на поврзани податоци;
- и празни редови и колони останаа меѓу областите на поврзани податоци.
Excel дури ќе утврди, прилично точно, ако областа за податоци има имиња на поле и го исклучува овој ред од записите што треба да се сортираат.
Сепак, дозволувајќи му на Excel да го одбере опсегот што треба да се подреди, може да биде ризичен - особено со големи количини на податоци кои тешко можат да се проверат.
За да се осигурате дека се избрани точните податоци, означете го опсегот пред да започнете сортирање.
Ако истиот опсег е постојано сортиран, најдобриот пристап е да му се даде име .
01 од 05
Сортирај го клучот и редот за редот
Сортирањето бара употреба на клуч за сортирање и редослед на сортирање.
Клучот за сортирање е податоците во колоната или колоните кои сакате да ги подредите. Се идентификува со насловот на колоната или името на полето. На сликата погоре, можните клучеви за сортирање се Студентски проект, Име , Возраст , Програма и Месец започна
Во брз вид, кликнување на една ќелија во колоната која содржи клуч за сортирање е доволно да се каже Excel како клучот за сортирање.
За текстуални или нумерички вредности , двете опции за редоследот на сортирање се зголемуваат и се спуштаат .
Кога го користите копчето Сортирај и филтер на јазичето Дома на лентата, опциите за ред сортирања во паѓачката листа ќе се променат во зависност од типот на податоци во избраниот опсег.
Брза сортирање со помош на Сортирај и филтер
Во Excel, брзо сортирање може да се изврши со помош на копчето Сортирај и филтер на јазичето Дома на лентата .
Чекорите за брзо извршување се:
- Кликнете на ќелија во колоната која содржи клуч за сортирање
- Притиснете на јазичето Дома на лентата ако е потребно
- Кликнете на копчето Сортирај и филтер за да го отворите паѓачкото мени за опции за сортирање
- Кликнете на една од двете опции за сортирање или во растечки или опаѓачки редослед
- Проверете дали податоците се правилно сортирани
Сортирај ги податоците користејќи ги топловите копчиња
Нема комбинација на копчиња за тастатура за сортирање податоци во Excel.
Она што е достапно се топли клучеви, кои ви дозволуваат да користите копчиња наместо на покажувачот на глувчето за да ги изберете истите опции наведени погоре на јазичето Дома на лентата.
- Користењето на тастатурата за пристап до опциите на лентата секогаш започнува со копчето Alt .
За да одредите во растечки редослед со користење на топла копчиња
- Кликнете на ќелија во колоната со клучни зборови
- Притиснете ги следниве копчиња на тастатурата:
- Alt HSS
- Табелата на податоци треба да се сортира од A до Z / најмали до најголеми за избраната колона
Вжештените копчиња се претвораат во:
"Alt" копче> "Старт" табот> "Уредување" група> "Сортирај и филтер" менито "Сортирајте ја најмалата до Најголемата" опција.
За да одредите по редослед со опаѓање со користење на копчињата со топла
Чекорите за сортирање во опаѓачки редослед со користење на топли клучеви се исти како оние што се наведени за сортирање со исклучок, освен комбинацијата на топол копче:
Alt HSO Вжештените копчиња се претвораат во:
"Alt" копче> "Старт" табот> "Уредување" група> "Сортирај и филтер" мени> "Сортирај Најголемата до најмала" опција.
02 од 05
Сортирај по повеќе колони на податоци во Excel
Во прилог на извршување на брз вид базиран на една колона на податоци, прилагодената особина на Excel ви овозможува да ги сортирате повеќе колони со дефинирање на повеќе клучеви за сортирање.
Во сорти со повеќе колони, копчињата за сортирање се идентификуваат со избирање на заглавија на колоните во полето за дијалог Сортирање.
Како и со брз вид, клучевите за сортирање се дефинираат со идентификација на насловите на колоните или имињата на полето , во табелата која содржи клуч за сортирање.
Сортирајте на повеќе колони Пример
Во горенаведениот пример следеа следниве чекори за да се сортираат податоците во опсегот H2 до L12 на две колони податоци - прво по име, а потоа и според возраста.
- Означете го опсегот на ќелии што треба да се сортираат
- Кликнете на јазичето Дома на лентата .
- Кликнете на иконата Сортирај и филтер на лента за да ја отворите паѓачката листа.
- Кликнете на Custom Sort во списокот за да го прикажете полето за дијалог Сортирај
- Под насловот на колоната во дијалогот, одберете Име од паѓачката листа за да ги сортирате податоците прво од колоната Име
- Опцијата " Сортирај за" е оставена на вредности - бидејќи сортирањето се заснова на вистинските податоци во табелата
- Под наслов Сортирај редослед , одберете Z до A од паѓачката листа за да ги сортирате податоците Име во опаѓачки редослед
- На врвот од дијалогот, кликнете на копчето Додај ниво за да ја додадете втората опција за сортирање
- За вториот клуч за сортирање, под насловот на колоната , одберете Age од паѓачката листа за да ги сортирате записите со дупликати имиња со колоната Age
- Под наслов " Подреди по редослед " изберете од Најголемата до најмалата од паѓачката листа за да ги сортирате податоците за возраста во опаѓачки редослед
- Кликнете во ред во полето за дијалог за да го затворите дијалогот и да ги сортирате податоците
Како резултат на дефинирањето на вториот клуч за сортирање, во горниот пример, двата записи со идентични вредности за полето Name се понатаму сортирани во опаѓачки редослед со користење на полето Age , што резултира со запис за ученикот А. Вилсон на возраст од 21 пред рекорд за вториот А. Вилсон на возраст од 19 години.
Првиот ред: наслови на рубрика или податоци?
Опсегот на податоци што се избрани за сортирање во горниот пример ги опфаќа насловите на колоната над првиот ред на податоци.
Ексел го откри овој ред содржани податоци што се разликуваа од податоците во последователните редови, така што претпоставуваше дека првиот ред се заглавија на колоните и ги прилагоди достапните опции во полето за дијалог Сортирање за да ги вклучи.
Еден критериум кој Excel го користи за да утврди дали првиот ред содржи наслови на колони е форматирање. Во горниот пример, текстот во првиот ред е различен фонт и е различна боја од податоците во останатите редови. Таа исто така е одделена од редовите подолу со густа граница.
Excel ја користи таквата разлика во правењето на својата определба дали првиот ред е наслов ред, и тоа е прилично добро да се добие тоа право - но тоа не е сигурен. Ако се направи грешка, полето за дијалог Сортирање содржи квадратче - Мои податоци со заглавја - кои може да се користат за замена на овој автоматски избор.
Ако првиот ред не содржи наслови, Excel ја користи буквата на колоната - како што е Колоната D или Column E - како избори во опцијата Колона во полето за дијалог Сортирај .
03 од 05
Сортирај ги податоците по датум или време во Excel
Во прилог на сортирање на текстуални податоци по азбучен ред или броеви од најголеми до најмали, опциите за сортирање на Excel вклучуваат сортирање датуми вредности.
Наредбите за сортирање достапни за датуми се:
- Растечки ред - најстар до најнов
- Опаѓачки ред - најново до најстар
Дијалогот за дијалог со брзи пораки и сортирање
Бидејќи датумите и времето се само форматирани податоци за број, за сорти на една колона - како што е Датум на позајмица во примерот на сликата погоре - методот брза сортирање може да се искористи успешно.
За видови кои вклучуваат повеќе колони датуми или времиња, треба да се користи полето за дијалог Сортирање - исто како и при сортирање на повеќе колони од бројни или текстуални податоци.
Сортирајте по пример за датум
За да извршите брзо сортирање по датум во растечки редослед - најстар до најнов - за примерот на сликата погоре, чекорите ќе бидат:
- Означете го опсегот на ќелии што треба да се сортираат
- Кликнете на јазичето Дома на лентата
- Кликнете на иконата Сортирај и филтер на лентата за да ја отворите паѓачката листа
- Кликнете на опцијата Сортирај најстари до најнови во списокот за да ги сортирате податоците во растечки редослед
- Евиденцијата треба да се сортира со најстари датуми во колоната задолжена на врвот на табелата
Датуми и времиња зачувани како текст
Ако резултатите од сортирањето по датум не се исполнат како што се очекуваше, податоците во колоната што содржат клуч за сортирање може да содржат датуми или времиња зачувани како текстуални податоци, а не како броеви (датуми и времиња се само форматирани податоци за броеви).
На сликата погоре, рекорд за А. Питерсон заврши на дното од листата, кога, врз основа на датумот на задолжување - 5 ноември 2014 година, рекорд требаше да биде ставен над рекордот на А. Вилсон, кој, исто така, има датум на задолжување на 5 ноември.
Причината за неочекуваните резултати е дека датумот на задолжување за А. Питерсон е зачуван како текст, а не како број
Мешани податоци и брзи видови
Кога го користите методот брза сортирање, ако евиденцијата што содржи податоци за текст и број се мешаат заедно, Excel ги издвојува бројките и текстуалните податоци одделно - ставање на евиденцијата со текстуални податоци на дното на сортираната листа.
Excel исто така може да ги содржи заглавието на колоните во резултатите од сортирањето - толкувајќи ги како само уште еден ред на текстуални податоци, наместо како имиња на полето за табелата со податоци.
Предупредувања за вид - Сортирај го дијалогот
Како што е прикажано на сликата погоре, ако се користи полето за дијалог Сортирање , дури и за видови на една колона, Excel прикажува порака која ќе ве предупреди дека наиде на податоци зачувани како текст и ви дава избор за:
- Сортирајте нешто што изгледа како број како број
- Сортирајте ги броевите и броевите зачувани како текст посебно
Ако ја изберете првата опција, Excel ќе се обиде да ги стави податоците на текстот во точната локација на резултатите сортирања.
Изберете ја втората опција и Excel ќе ги стави евиденците кои содржат податоци за текст на дното од резултатите на сортирањето - исто како што тоа го прават и со брзи разновидни.
04 од 05
Сортирање на податоци по денови од неделата или по месеци во Excel
Сортирајте по денови во неделата или по месеци од годината користејќи ја истата вградена персонализирана листа што Excel ја користи за да додава дена или месеци на работниот лист користејќи ја рачката за пополнување .
Овие списоци дозволуваат сортирање по дена или месеци хронолошки, а не по азбучен редослед.
Во горниот пример, податоците се подредени до месецот кога студентите ја започнаа својата он-лајн програма на студии.
Како и со другите опции за сортирање, сортирањето на вредностите со прилагодена листа може да се прикаже во растечки (недела до сабота / јануари до декември) или опаѓачки редослед (сабота до недела / декември до јануари).
На сликата погоре, следеа следниве чекори за сортирање на примерокот на податоци во опсегот H2 до L12 по месеци од годината:
- Означете го опсегот на ќелии што треба да се сортираат
- Кликнете на јазичето Дома на лентата .
- Кликнете на иконата Сортирај и филтер на лента за да ја отворите паѓачката листа.
- Кликнете на Custom Sort во паѓачката листа за да го прикажете полето за дијалог Сортирај
- Под насловот на колоната во дијалогот, одберете Месец почнува од паѓачката листа за да ги сортирате податоците по месеци од годината
- Опцијата " Сортирај за" е оставена на вредности - бидејќи сортирањето се заснова на вистинските податоци во табелата
- Под наслов " Подреди по редослед" , кликнете на стрелката надолу до стандардната А до Ш опција за да го отворите паѓачкото мени
- Во менито, одберете Custom List за да го отворите дијалогот за прилагодени списоци
- Во левиот прозорец на дијалогот, кликнете еднаш на списокот: јануари, февруари, март, април ... за да го изберете
Кликнете на OK за да го потврдите изборот и да се вратите во полето за дијалог Сортирај
Избраната листа - јануари, февруари, март, април - ќе биде прикажана под насловот на редот
Кликнете Во ред за да го затворите дијалогот и да ги сортирате податоците по месеци од годината
Забелешка : Стандардните листи се стандардно прикажани само во растечки редослед во полето за дијалог со прилагодени списоци . За да ги сортирате податоците по опаѓачки редослед користејќи прилагодена листа откако ја избравте посакуваната листа за да се прикаже под заглавието Ред во полето за дијалог Сортирај :
- Кликнете на стрелката надолу до прикажаната листа - како што се јануари, февруари, март, април ... за да го отворите паѓачкото мени
- Во менито, одберете ја опцијата за прилагодена листа која е прикажана по опаѓачки редослед - како декември, ноември, октомври, септември ...
Кликнете Во ред за да го затворите дијалогот и сортирање на податоците во опаѓачки редослед со користење на сопствената листа
05 од 05
Подреди по редови за преуредување на колоните во Excel
Како што е прикажано со претходните опции за сортирање, податоците обично се подредени според насловите на колоните или имињата на полето и резултатот е преуредување на цели редови или записи на податоци.
Помалку позната, а со тоа и помалку употребената опција за сортирање во Excel е да се сортира по ред, што има ефект на преуредување на редоследот на колоните лево надесно во работниот лист
Една причина за сортирање по ред е да се поклопува со редот на колоните помеѓу различни табели на податоци. Со колоните во истиот ред од лево кон десно, полесно е да се споредуваат евиденциите или да се копираат и преместуваат податоците помеѓу табелите.
Прилагодување на редоследот на колоната
Многу ретко, сепак, прави колони во правилен редослед директна задача поради ограничувањата на растечките и опаѓачките опции за сортирање за вредности.
Обично, неопходно е да се користи сопствен нарачки за сортирање, а Excel ги вклучува опциите за сортирање по ќелија или боја на фонт или со условни икони за форматирање .
Овие опции, како што е наведено на дното на оваа страница, сè уште се прилично трудоинтензивни, а не толку лесни за употреба.
Веројатно најлесниот начин да му кажете на Excel е редоследот на колоните да додадете ред над или под табелата со податоци што ги содржи броевите 1, 2, 3, 4 ... кои укажуваат на редоследот на колоните лево надесно.
Сортирањето по редови потоа станува едноставно прашање за сортирање на колоните најмали до најголеми по редот што ги содржи броевите.
Откако ќе се направи сортирањето, додадениот ред на броеви може лесно да се избрише .
Подреди по редови Пример
Во примерокот на податоци што се користи за оваа серија во опциите за сортирање Excel, колоната Студентски ID отсекогаш била прва лево, проследено со име, а потоа обично Возраст .
Во овој пример, како што е прикажано на сликата погоре, колоните се преуредуваат, така што колоната Програма е прва на левата проследена со Месецот , Име, итн.
Следните чекори беа користени за промена на наредбата на колоната на она што се гледа на сликата погоре:
- Внеси празно ред над редот кој ги содржи имињата на полето
- Во овој нов ред, внесете ги следните броеви од лево кон десно, почнувајќи од
колона H: 5, 3, 4, 1, 2 - Означете го опсегот на H2 до L13
- Кликнете на јазичето Дома на лентата .
- Кликнете на иконата Сортирај и филтер на лента за да ја отворите паѓачката листа.
- Кликнете на Custom Sort во списокот за да го прикажете полето за дијалог Сортирај
- Во горниот дел од дијалогот, кликнете на Опции за да го отворите полето за дијалог Сортирање со опции
- Во делот Ориентација на овој втор дијалог кликнете на Сортирај лево надесно за да го сортирате редоследот на колоните лево надесно на работниот лист
- Кликнете Во ред за да го затворите овој дијалог прозорец
- Со промената во ориентацијата, насловот на колоната во полето за дијалог Сортирај се во ред
- Под заглавието на редот , одберете да се подреди по ред 2 - редот кој ги содржи сопствените броеви
- Опцијата " Сортирај на" е оставена на вредности
- Под наслов " Подреди по редослед" , од најмалиот од списокот изберете најмалиот до Најголем за да ги сортирате броевите од редот 2 во растечки редослед
- Кликнете Во ред за да го затворите дијалогот и сортирајте ги колоните лево надесно со броевите во редот 2
- Редоследот на колоните треба да започне со Програмата проследена со Месец почнува, Име , итн.
Користење на опции за прилагодување на Excel за преуредување на колоните
Како што споменавме погоре, додека сопствени сорти се достапни во полето за дијалог Сортирај во Excel, овие опции не се лесни за употреба кога станува збор за преуредување на колоните во работниот лист.
Опциите за создавање на сопствени редослед на сортирање достапни во полето за дијалог Сорти се да ги сортирате податоците со:
И, освен ако секоја колона веќе нема применето уникатно форматирање - како што се различни бои на фонтови или бои, тоа форматирање треба да се додаде на поединечни ќелии во истиот ред за секоја колона што треба да се преработи.
На пример, за да ја користите бојата на фонтот за да ги промените колоните на горната слика
- Кликнете на секое поле име и да ја промените бојата на фонтот за секој - како на пример црвено, зелено, сино, итн.
- Во полето за дијалог Сортирај, поставете опција Сортирај на боја на фонт
- Под Нарачка, рачно поставете редослед на бои на имиња на поле за да одговараат на посакуваната колона
- По сортирањето, ресетирајте ја бојата на фонтот за секое име на полето