Чекор-по-чекор инструкции за внесување на податоци
Користењето на форматот за внесување на податоците на Excel е брз и лесен начин за внесување на податоци во Excel база на податоци .
Користењето на формуларот ви овозможува:
- започнете нова табела со база на податоци или да додадете нови записи на постоечка
- скролувајте низ евиденција на податоците едно по едно време
- барај записи што содржат конкретни информации
- едитирајте или бришете поединечни записи по потреба
За додавање на иконата за внес на податоци во Алатката за брз пристап
Формата за внесување податоци е една од вградените алатки за податоци на Excel. За да го искористите сето она што треба да направите е да им обезбедиш насловите на колоните да се користат во вашата база на податоци, кликнете на иконата Form, и Excel ќе го стори останатото.
За да ги направат работите потешки, сепак, бидејќи Excel 2007, Microsoft одбра да не ја вклучи иконата Form на лентата.
Првиот чекор за користење на формуларот за внес на податоци е да ја додадете иконата Form во Алатникот за брз пристап за да можеме да ја користиме.
Ова е еднократна операција. Откако ќе се додаде, иконата Форма останува достапна на Алатникот за брз пристап.
Наоѓање на копчето за внесување на податоци
Алатникот за брз пристап се користи за складирање кратенки до често користените функции во Excel. Исто така, можете да додадете кратенки до функциите на Excel кои не се достапни на лентата.
Една од овие карактеристики е формата за внесување податоци.
Образецот за податоци е брз и лесен начин за додавање на податоци во табелата на базата на податоци на Excel.
Сепак, поради некоја причина, "Мајкрософт" не одлучи да го додаде формуларот на една од јазичињата на лентата почнувајќи од Excel 2007.
Подолу се наведени чекори кои ќе ви покажат како да ја додадете иконата Form во Алатникот за брз пристап.
Додајте го Образецот за податоци во Алатникот за брз пристап
- Кликнете на стрелката надолу на крајот од Алатникот за брз пристап за да го отворите паѓачкото мени.
- Изберете Повеќе Команди од списокот за да го отворите дијалогот за прилагодување на алатката Брз пристап.
- Кликнете на стрелката надолу на крајот од командите Избери од линија за да го отворите паѓачкото мени.
- Изберете ги сите команди од списокот за да ги видите сите команди достапни во Excel 2007 во левата страна.
- Движете се низ оваа азбучна листа за да ја пронајдете командата Форма .
- Кликнете на копчето Add помеѓу командните прозорци за да ја додадете командата Form во Алатникот за брз пристап.
- Кликнете ОК .
Сега копчето Форма се додава во Алатникот за брз пристап.
Додавање на имињата на базата на податоци
Како што беше претходно споменато, се што треба да правиме за да ја користиме формата за внесување податоци во Excel е да обезбедиме наслови на колони или имиња на полиња кои ќе се користат во нашата база на податоци.
Најлесен начин да ги додадете имињата на полето во формата е да ги внесете во ќелиите во вашиот работен лист. Во формата можете да вклучите до 32 имиња на поле.
Внесете ги следниве наслови во ќелиите A1 до E1:
StudentID
Презиме
Почетна
Возраст
Програма
Отворање на Формулар за внесување податоци
Отворање на Формулар за внесување податоци
- Кликнете на ќелијата А2 за да ја направите активната ќелија .
- Кликнете на иконата за форма која беше додадена во Алатникот за брз пристап на страница 2.
- Со кликнување на иконата на формула ќе се појави кутија со пораки од Excel која содржи бројни опции поврзани со додавање наслови во формуларот.
- Бидејќи веќе ги внесеме имињата на полето што сакаме да ги користиме како наслови, сите што треба да направите е да кликнете OK во полето за пораки.
- Форма која ги содржи сите имиња на поле треба да се појави на екранот.
Додавање податоци за формата
Додавање на записи за податоци со формуларот
Штом наслови на податоци се додадени во формата додавајќи записи до базата на податоци, едноставно е прашање на внесување на податоците во правилен редослед во полето за формулари.
Пример записи
Додајте ја следнава евиденција во базата на податоци со внесување на податоците во полето за формулации до правилните наслови. Кликнете на копчето Нов откако ќе го внесете првиот запис за да ги исчистите полињата за вториот запис.
StudentID : SA267-567
Презиме : Џонс
Првично : Б.
Возраст : 21
Програма : Јазици
StudentID : SA267-211
Презиме : Вилијамс
Првично : Ј
Возраст : 19
Програма : наука
Совет: Кога внесувате податоци што се многу слични, како што се идентификациските броеви на учениците (само броевите по цртичката се различни), користете копија и залепете за да го забрзате и поедноставувате внесувањето на податоците.
За да ги додадете останатите записи во базата на податоци за туториал, користете го формуларот за да ги внесете останатите податоци што се наоѓаат на горната слика во ќелиите А4 до Е11.
Додавање на записи за податоци со форма (con't)
За да ги додадете останатите записи во базата на податоци за туториал, користете го формуларот за да ги внесете останатите податоци што се наоѓаат на сликата тука во ќелиите А4 до Е11.
Користење на алатките за податоци на формуларот
Главен проблем со базата на податоци е одржување на интегритетот на податоците додека датотеката расте во големина. Ова бара:
- исправување на грешки во податоците или ажурирање на поединечни записи.
- бришење застарени или дупликати записи.
Формата за внесување на податоци содржи неколку алатки долж десната страна што го олеснува наоѓањето и исправувањето или бришењето на записите од базата на податоци.
Овие алатки се:
- Find Prev и Find Next копчињата - тие ви овозможуваат да скролувате напред и назад низ базата на податоци еден запис истовремено.
- Копчето Delete ( Бриши ) - ова се користи за бришење записи од базата на податоци.
- Копчето Restore - Ова копче може да се користи за да ги вратите промените во запис што се уредува. Повремено, ние правиме погрешни промени во евиденција или дури и уредно го менуваме погрешниот запис. Доколку е така, копчето за обновување може да се искористи за да се отстранат тие промени.
- Забелешка: копчето Врати само работи се додека записот е присутен во форма. Веднаш штом ќе пристапите до друг запис или затворете го формуларот, копчето за враќање станува неактивно.
- Копчето Критериуми ви овозможува да ја пребарувате базата на податоци за записи врз основа на конкретни критериуми, како што се име, возраст или програма. Пример за користење на копчето Критериуми е вклучен во следниот чекор од упатството.
Пребарување на рекорди со едно име на поле
Копчето Критериуми ви овозможува да ја пребарувате базата на податоци за записи со користење на едно или повеќе имиња на поле, како што се име, возраст или програма.
Пребарување на рекорди со едно име на поле
- Кликнете на копчето Критериуми во формуларот.
- Со кликнување на копчето Критериуми се бришат сите полиња за формулари, но не се отстрануваат податоците од базата на податоци.
- Кликнете на полето Програма и напишете уметност како што сакаме да ги бараме сите студенти запишани во програмата на уметностите на колеџот.
- Кликнете на копчето Најди ги Напред . Евиденцијата за Х. Томпсон треба да се појави во форма како што е запишана во програмата "Уметности".
- Притиснете го копчето Најди Напред втор и трет пат и записите за Џ. Греам и В. Хендерсон треба да се појават една по друга, бидејќи тие исто така се запишуваат во програмата "Уметности".
Следниот чекор од ова упатство вклучува пример за пребарување на записи кои одговараат на повеќе критериуми.
Пребарување на записи со помош на повеќе имиња на полиња
Во овој пример ќе ги бараме сите ученици кои се на возраст од 18 години и се запишаа во програмата за уметности на колеџ. Само оние записи што одговараат на двата критериума треба да бидат прикажани во форма.
- Кликнете на копчето Критериуми во форма.
- Кликнете на полето за возраст и напишете 18.
- Кликнете во полето Програма и напишете Уметност.
- Кликнете на копчето Find Next . Рекорд за Х. Томсон треба да се појави во форма, бидејќи таа е и 18 години и запишана во програмата "Уметности".
- Повторно кликнете на копчето Најди ги Напред и треба да се појави рекорд за Џ. Греам, бидејќи и тој има 18 години и е запишан во програмата "Уметности".
- Кликнете на копчето Find Next за трет пат и записот за J. Graham се уште треба да биде видлив, бидејќи нема други записи кои одговараат на двата критериуми.
Евиденцијата за W. Henderson не треба да биде прикажана во овој пример бидејќи, иако е запишан во програмата Arts, тој не е 18 години, па затоа не одговара на двата критериуми за пребарување.