Како да креирате листа на податоци во Excel 2003

01 од 08

Управување со податоци во Excel

Понекогаш, ние треба да ги следиме информациите. Тоа би можело да биде лична листа на телефонски броеви, контакт листа за членови на организација или тим, или колекција на монети, картички или книги.

Без оглед на податоците што ги имате, табеларни пресметки , како Excel, се одлично место за складирање. Excel ги изгради алатките за да ви помогне да ги следите податоците и да најдете конкретни информации кога сакате. Исто така, со стотици колони и илјадници редови, табеларот на Excel може да содржи огромни количини на податоци .

Excel е исто така поедноставен за користење отколку полноправна база на податоци, како што е Microsoft Access. Податоците може лесно да се внесат во табеларната пресметка, и со само неколку кликања на глувчето можете да ги сортирате вашите податоци и да го пронајдете она што го сакате.

02 од 08

Креирање табели и листи

Основниот формат за чување на податоци во Excel е табела. Во табела, податоците се внесуваат во редови. Секој ред е познат како рекорд .

Откако ќе се создаде табела, алатките за податоци на Excel може да се користат за пребарување, сортирање и филтрирање на записи за да пронајдат конкретни информации.

Иако постојат многу начини на кои можете да ги користите овие алатки за податоци во Excel, најлесниот начин да го направите тоа е да создадете што е познато како листа од податоците во табелата.

03 од 08

Внесување на податоците правилно

Првиот чекор во креирањето на табелата е да ги внесете податоците. Кога го прави тоа, важно е да се осигурате дека тој е правилно внесен.

Грешки во податоците, предизвикани од неточен внес на податоци, се извор на многу проблеми поврзани со управувањето со податоците. Ако податоците се внесени правилно на почетокот, програмата е поверојатно да ви ги врати резултатите што ги сакате.

04 од 08

Редовите се записи

Како што рековме, редовите на податоци се познати како записи. При внесувањето на евиденцијата, земете ги во предвид овие упатства:

• Не оставајте празни редови во табелата што се креира, ниту помеѓу насловите и првиот ред на податоци.
  
• Евиденцијата може да содржи податоци за само една специфична ставка.
  
• Евиденцијата исто така мора да ги содржи сите СИТЕ податоци во списокот за таа ставка. Не може да има информации за ставка во повеќе од еден ред.
  
• За да креирате листа, табелата со податоци треба да содржи најмалку две податоци.

05 од 08

Колоните се полиња

Додека редовите во табелата се нарекуваат записи, колоните се познати како полиња . Секоја колона треба наслов да ги идентификува податоците што ги содржи. Овие наслови се нарекуваат имиња на поле.

• Имињата на полињата се користат за да се обезбеди дека податоците за секој запис се внесуваат во истиот редослед.
  
• Бидете сигурни дека сите податоци во колона се внесуваат со истиот формат. Ако почнете да внесувате бројки како бројки (како 10 или 20), продолжете. Не менувајте дел од патот и почнувајте да внесувате бројки како зборови (како што се десет или дваесет). Бидете доследни.
  
• Не оставајте празно колони во табелата.
  
• За да креирате листа, масата треба да биде широк најмалку две колони.

06 од 08

Креирање на листата

Откако податоците ќе бидат внесени во табелата, може да се конвертираат во листа . За да го стори тоа:

1. Изберете било која една ќелија во табелата.
   
2. Изберете Листа> Креирај листа од менито за да го отворите дијалогот за креирање листа .
   
3. Во дијалогот се прикажани опсегот на ќелии кои ќе бидат вклучени во листата. Ако табелата е правилно креирана, Excel обично ќе го одбере точниот опсег .
   
4. Ако изборот на опсег е точен, кликнете OK .

07 од 08

Ако опсегот на списоци е неточен

Доколку, во некои случаи, опсегот прикажан во дијалогот за креирање листа е неточен, ќе треба да го ресетирате опсегот на ќелии што ќе се користат во листата.

За да го стори тоа:

1. Кликнете на копчето за враќање во полето за креирање листа за да се вратите на работниот лист.
   
2. Прозорецот за креирање листа се собира кон мала кутија, а сегашниот опсег на ќелии може да се види на работниот лист опкружен со мравките.
   
3. Повлечете изберете со глувчето за да го изберете точниот опсег на ќелии.
   
4. Кликнете на копчето за враќање во полето за дијалог " Create Create List" за да се вратите во нормална големина.
   
5. Кликнете OK за да ја завршите листата.

08 од 08

Листата

Откако ќе се создаде,

• листата ќе има темна граница околу неа.
  
• Ќе има стрели со стрелки надолу покрај секое име на полето кое ќе се отвори паѓачкото мени при кликање.
  
• Паѓачкото мени содржат опции за сортирање на листата со кое било име на полето и за пребарување на листата за записи што одговараат на одредени критериуми.
  
• На дното од списокот е додаден празен ред кој содржи ѕвездичка. Дополнителни дополнителни податоци може да се додадат на листата со користење на овој нов ред.