Образец за внесување податоци за Excel 2003

01 од 08

Користење на образец за внесување на податоци во Excel

Користењето на форматот за внесување на податоците на Excel е брз и лесен начин за внесување на податоци во Excel база на податоци .

Користењето на формуларот ви овозможува:

• започнете нова табела со база на податоци или да додадете нови записи на постоечка
• скролувајте низ евиденција на податоците едно по едно време
• барај записи што содржат конкретни информации
• ако е потребно, едитирајте или бришете поединечни записи

Погледнете го поврзаното упатство: Образец за внесување податоци за Excel 2010/2007 .

02 од 08

Додавање на имињата на базата на податоци

Како што беше претходно споменато, се што треба да правиме за да ја користиме формата за внесување податоци во Excel е да обезбедиме наслови на колони или имиња на полиња кои ќе се користат во нашата база на податоци.

Најлесен начин да ги додадете имињата на полето во формата е да ги внесете во ќелиите во вашиот работен лист . Во формата можете да вклучите до 32 имиња на поле.

Внесете ги следниве наслови во ќелиите A1 до E1:

StudentID
Презиме
Почетна
Возраст
Програма

03 од 08

Отворање на Формулар за внесување податоци

Забелешка: За помош со овој пример, видете ја сликата погоре.

1. Кликнете на ќелијата А2 за да ја направите активната ќелија .
2. Кликнете на Формулар> Форма во менијата.
3. Отворањето на формуларот прво ќе донесе кутија за пораки од Excel која содржи бројни опции поврзани со додавање наслови во формуларот.
4. Бидејќи веќе ги внесеме имињата на полето што сакаме да ги користиме како наслови, сите што треба да направите е да кликнете OK во полето за пораки.
5. Форма која ги содржи сите имиња на поле треба да се појави на екранот.

04 од 08

Додавање податоци за формата

Забелешка: За помош со овој пример, видете ја сликата погоре.

Штом наслови на податоци се додадени во формата додавајќи записи до базата на податоци, едноставно е прашање на внесување на податоците во правилен редослед во полето за формулари.

Пример записи

Додајте ја следнава евиденција во базата на податоци со внесување на податоците во полето за формулации до правилните наслови. Кликнете на копчето Нов откако ќе го внесете првиот запис за да ги исчистите полињата за вториот запис.

1. StudentID : SA267-567
   Презиме : Џонс
   Првично : Б.
   Возраст : 21
   Програма : Јазици
   
   StudentID : SA267-211
   Презиме : Вилијамс
   Првично : Ј
   Возраст : 19
   Програма : наука

Совет: Кога внесувате податоци што се многу слични, како што се идентификациските броеви на учениците (само броевите по цртичката се различни), користете копија и залепете за да го забрзате и поедноставите внесувањето на податоците.

05 од 08

Додавање на податоци записи со форма (Con't)

Забелешка: За помош со овој пример, видете ја сликата погоре.

За да ги додадете останатите записи во базата на податоци за туториал, користете го формуларот за да ги внесете останатите податоци што се наоѓаат на горната слика во ќелиите А4 до Е11.

06 од 08

Користење на алатките за податоци на формуларот

Забелешка: За помош со овој пример, видете ја сликата погоре.

Главен проблем со базата на податоци е одржување на интегритетот на податоците додека датотеката расте во големина. Ова бара:

• исправување на грешки во податоците или ажурирање на поединечни записи
• бришење застарени или дупликати записи

Формата за внесување на податоци содржи неколку алатки долж десната страна што го олеснува наоѓањето и исправувањето или бришењето на записите од базата на податоци.

Овие алатки се:

• Find Prev и Find Next копчињата - тие ви овозможуваат да скролувате напред и назад низ базата на податоци еден запис истовремено.
• Копчето Delete ( Бриши ) - ова се користи за бришење записи од базата на податоци.
• Копчето Restore - Ова копче може да се користи за да ги вратите промените во запис што се уредува. Повремено, ние правиме погрешни промени во евиденција или дури и уредно го менуваме погрешниот запис. Доколку е така, копчето за обновување може да се искористи за да се отстранат тие промени.
• Забелешка: копчето за обновување функционира само доколку е запишан во форма. Веднаш штом ќе пристапите до друг запис или затворете го формуларот, копчето за враќање станува неактивно.
• Копчето Критериуми ви овозможува да ја пребарувате базата на податоци за записи врз основа на конкретни критериуми, како што се име, возраст или програма. Пример за користење на копчето Критериуми е вклучен во следниот чекор од упатството.

07 од 08

Пребарување на рекорди со едно име на поле

Копчето Критериуми ви овозможува да ја пребарувате базата на податоци за записи со користење на едно или повеќе имиња на полето - како што се име, возраст или програма.

Забелешка: За помош со овој пример, видете ја сликата погоре.

1. Кликнете на копчето Критериуми во формуларот.
2. Со кликнување на копчето Критериуми се бришат сите полиња за формулари, но не се отстрануваат податоците од базата на податоци.
3. Кликнете на полето Програма и напишете уметност како што сакаме да ги бараме сите студенти запишани во програмата на уметностите на колеџот.
4. Кликнете на копчето Најди ги Напред . Евиденцијата за Х. Томпсон треба да се појави во форма како што е запишана во програмата "Уметности".
5. Притиснете го копчето Најди Напред втор и трет пат и записите за Џ. Греам и В. Хендерсон треба да се појават еден по друг, бидејќи тие исто така се запишуваат во програмата "Уметности".

Следниот чекор од туториал вклучува пример за пребарување на записи кои одговараат на повеќе критериуми.

08 од 08

Пребарување на записи со помош на повеќе имиња на полиња

Копчето Критериуми ви овозможува да ја пребарувате базата на податоци за записи со користење на едно или повеќе имиња на полето - како што се име, возраст или програма.

Забелешка: За помош со овој пример, видете ја сликата погоре.

Во овој пример, ние ќе ги бараме сите ученици кои се 18 години и се запишаа во програмата за уметности на колеџ. Само оние записи што одговараат на двата критериума треба да бидат прикажани во форма.

1. Кликнете на копчето Критериуми во формуларот.
2. Кликнете на полето за возраст и напишете 18 .
3. Кликнете на полето Програма и напишете Уметност .
4. Кликнете на копчето Најди ги Напред . Рекорд за Х. Томсон треба да се појави во форма, бидејќи таа е и 18 години и запишана во програмата "Уметности".
5. Повторно кликнете на копчето Најди ги следните и записот за J. Graham треба да се појави, бидејќи тој е и 18 години и е запишан во програмата "Уметности".
6. Кликнете на копчето Find Next за трет пат и записот за J. Graham сè уште треба да биде видлив, бидејќи нема други записи што се совпаѓаат со двата критериуми.

Евиденцијата за W. Henderson не треба да биде прикажана во овој пример бидејќи, иако е запишан во програмата Arts, тој не е 18 години, па затоа не одговара на двата критериуми за пребарување.