Excel чекор по чекор Основно упатство

Користењето на Excel не е толку тешко како што изгледа

Excel е електронски табеларен програмски програм (aka software ) кој се користи за складирање, организирање и манипулирање со податоци.

Податоците се чуваат во одделни ќелии, кои обично се организираат во серија колони и редови во работниот лист. Оваа збирка на колони и редови се нарекува табела. Табелите ги користат насловите во горниот ред и надолу од левата страна на табелата за да ги идентификуваат податоците зачувани во табелата.

Excel исто така може да врши пресметки на податоците користејќи формули . И за да ви помогне полесно да ги пронајдете и прочитате информациите во работниот лист, Excel има голем број на функции за форматирање кои можат да се применат на одделните ќелии, на редови и колони или на целата табела на податоци.

Бидејќи секоја работна лист во последните верзии на Excel содржи милијарди клетки по лист, секоја ќелија има адреса позната како референца за ќелијата, така што може да се референцира во формулите, графиконите и другите карактеристики на програмата.

Ова упатство ги опфаќа чекорите потребни за креирање и форматирање на основна табела која ја содржи табелата со податоци, формули и форматирање што се гледаат на сликата погоре.

Темите вклучени во ова упатство се:

• Внесување на податоците во табелата
• Проширување на поединечни работни листови
• Додавање на тековниот датум и именскиот опсег на работниот лист
• Додавање на формула за одбивање
• Додавање на формула за нето плата
• Копирање на формулите со рачката за пополнување
• Додавање форматирање на броеви на податоци
• Додавање на форматирање на ќелии

01 од 08

Стартување на табелата со податоци

Внесувањето на податоци во листите на работни листови секогаш е процес од три чекори.

Овие чекори се:

1. Кликнете на ќелијата каде што сакате податоците да одат.
2. Внесете ги податоците во ќелијата.
3. Притиснете го копчето Enter на тастатурата или кликнете на друга ќелија со глувчето.

Како што рековме, секоја ќелија на работниот лист е идентификувана со адреса или референца на келија , која се состои од буквата на колоната и бројот на редот кој се сече на локацијата на ќелијата.

Кога пишувате референца за ќелијата, буквата на колоната секогаш е напишана првата, по која следи бројот на редот - како што се A5, C3 или D9.

Кога внесувате податоци за ова упатство, важно е да ги внесете податоците во правилните работни листови. Формулата внесена во следните чекори ги користи референтните ќелии на податоците внесени сега.

Внесување на податоците за прирачникот

1. За да го следите ова упатство, користете референци од ќелиите на податоците видени на сликата погоре за да ги внесете сите податоци во празен лист на Excel.

02 од 08

Проширување на колоните во Excel

Стандардно, ширината на ќелија дозволува само осум знаци од кој било внес на податоци да бидат прикажани пред тие податоци да се прелеваат во следната ќелија надесно.

Ако ќелијата или ќелиите надесно се празни, внесените податоци се прикажуваат на работниот лист, како што се гледа со насловот на работниот лист Пресметки за пресметки за Вработените запишани во ќелија А1.

Ако ќелијата на десно содржи податоци сепак, содржината на првата ќелија се скратува на првите осум знаци.

Неколку ќелии на податоци внесени во претходниот чекор, како што се етикетата Дедуктивна стапка: влезе во ќелијата Б3 и Томпсон А. влегоа во ќелијата А8 се скратени, бидејќи келиите оддесно содржат податоци.

За да го исправите овој проблем, така што податоците се целосно видливи, колоните што ги содржат овие податоци треба да се прошират.

Како и кај сите програми на Microsoft, постојат повеќе начини за проширување на колоните . Чекорите подолу покриваат како да ги прошират колоните со помош на глувчето.

Проширување на индивидуални работни листови

1. Поставете го покажувачот на глувчето на линијата помеѓу колоните A и B во насловот на колоната .
2. Покажувачот ќе се смени во двоглава стрелка.
3. Кликнете и држете го левото копче на глувчето и повлечете ја стрелката со двоглав стрелка надесно за да ја проширите колоната А се додека не се види целиот запис Thompson A.
4. Прошири други колони за прикажување на податоци по потреба.

Ширина на колони и наслови на работниот лист

Бидејќи насловот на работниот лист е толку долг во споредба со другите етикети во колоната А, ако таа колона е проширена за да го прикаже целиот наслов во ќелијата А1, работниот лист не само што ќе изгледа чудно, туку ќе го отежни користењето на работниот лист поради празнините помеѓу етикетите на левата страна и другите колони на податоци.

Бидејќи нема други записи во редот 1, не е погрешно да го оставите насловот како што се - прелевање во ќелиите надесно. Алтернативно, Excel има функција наречена спојување и центар, која ќе се користи во подоцнежен чекор за брзо да го центрира насловот над табелата со податоци.

03 од 08

Додавање на датум и име на опсег

Преглед на датум на функција

Нормално е да го додадете датумот на табеларна пресметка - доста често да се покаже кога листот беше последно ажуриран.

Excel има голем број функции за датум што го олеснуваат внесувањето на датумот во работниот лист.

Функциите се само вградени формули во Excel за да може лесно да ги завршат најчесто извршените задачи - како додавање на датумот на работниот лист.

Функцијата TODAY е лесна за употреба, бидејќи нема аргументи - што е податок кој треба да се достави до функцијата за да може да работи.

Функцијата TODAY исто така е една од променливите функции на Excel, што значи дека се обновува секогаш кога ќе се пресметува - што обично е секогаш кога работниот лист е отворен.

Додавање на датумот со функцијата TODAY

Чекорите подолу ќе ја додадат функцијата ДЕНЕС на ќелијата C2 на работниот лист.

1. Кликнете на ќелијата C2 за да ја направите активната ќелија
2. Кликнете на јазичето Формула на лентата
3. Кликнете на опцијата Датум и време на лентата за да ја отворите листата на датуми
4. Кликнете на функцијата Today за да го прикажете дијалогот за функцијата
5. Кликнете во ред во полето за дијалог за да ја внесете функцијата и да се вратите на работниот лист
6. Тековниот датум треба да се додаде во ќелијата C2

Гледајќи ###### Симболи наместо Датум

Ако во ќелијата C2 се појавуваат низа симболи со ознаки на хеш, наместо датумот откако ќе се додаде функцијата TODAY во таа ќелија, тоа е затоа што ќелијата не е доволно широка за да ги прикаже форматираните податоци.

Како што споменавме претходно, неформатирани броеви или текстуални податоци се прелеваат за да се испразнат ќелиите десно, ако е премногу широк за ќелијата. Податоците што се форматирани како посебен тип на број - како што се валута, датуми или време, сепак, не се прелеваат на следната ќелија, ако се пошироки од клетката каде што се наоѓаат. Наместо тоа, ја прикажуваат грешката ######.

За да го поправите проблемот, проширете ја колоната C користејќи го методот опишан во претходниот чекор од упатството.

Додавање имено од опсег

Именуваниот опсег е создаден кога на една или повеќе ќелии им се дава име за полесно да се идентификува опсегот. Именуваните опсези може да се користат како замена за референца на ќелиите кога се користат во функции, формули и графики.

Најлесен начин да се создадат имени опсези е да се користи полето за име кое се наоѓа во горниот лев агол на работниот лист над броевите од редот.

Во ова упатство, стапката на име ќе биде дадена на ќелијата C6 за да се идентификува стапката на одбивање што се применува на платите на вработените. Именуваниот опсег ќе се користи во формула за одбивање која ќе биде додадена на ќелиите C6 до C9 на работниот лист.

1. Изберете ја ќелијата C6 во работниот лист
2. Впишете "rate" (без цитати) во полето за име и притиснете го копчето Enter на тастатурата
3. Cell C6 сега го има името "стапка"

Ова име ќе се користи за да се поедностави креирањето на Формулата за одбивање во следниот чекор од упатството.

04 од 08

Внесување на Формулата за одземање на вработените

Преглед на Формула за Excel

Формулата на Excel ви овозможува да вршите пресметки за податоците за броеви внесени во работниот лист .

Формулата на Excel може да се користи за основно броење на броеви, како што се собирање или одземање, како и покомплексни пресметки, како што се утврдување на просекот на ученикот за резултатите од тестот и пресметување на хипотекарни плаќања.

• Формулите во Excel секогаш почнуваат со знакот за еднаквост ( = )
• Знакот за еднаквост секогаш се внесува во ќелијата каде што сакате да се појави одговорот
• Формулата е завршена со притискање на копчето Enter на тастатурата

Користење на клеточни референци во формулите

Вообичаен начин за создавање на формули во Excel вклучува внесување на податоците од формулата во работни листови на клетките, а потоа со користење на референци на ќелиите за податоците во формулата, наместо самите податоци.

Главната предност на овој пристап е дека ако подоцна стане неопходно да се променат податоците , едноставно е да се заменат податоците во ќелиите, наместо да се препише формулата.

Резултатите од формулата ќе се ажурираат автоматски откако податоците ќе се променат.

Користење на означени рангови во формулите

Алтернатива на референци на ќелиите е да се користат именувани опсези - како што е наведената стапка на опсег креирана во претходниот чекор.

Во формула, именскиот опсег функционира исто како референца за ќелиите, но вообичаено се користи за вредности кои се користат неколку пати во различни формули - како што се стапка на одбивање на пензии или здравствени придобивки, даночна стапка или научна постојано - додека референците на клетките се практични во формулите кои се однесуваат само на одредени податоци само еднаш.

Во чекорите подолу, и двете клеточни референци и имениот опсег се користат за креирање формули.

Внесување на Формулата за одземање на вработените

Првата формула создадена во ќелијата C6 ќе ја зголеми бруто платата на вработениот Б. Смит со стапка на одбивање во ќелијата C3.

Готовата формула во ќелијата C6 ќе биде:

= Б6 * стапка

Користење на посочување за внесување на формулата

Иако е можно само да ја напишете горенаведената формула во ќелијата C6 и да се појави точниот одговор, подобро е да се користи посочување за да се додадат референтните ќелии на формулите со цел да се минимизира можноста за грешки создадени со внесување на погрешна референца на ќелијата.

Посочувањето вклучува кликање на ќелијата која ги содржи податоците со покажувачот на глувчето за да ја додаде референцата на ќелијата или именскиот опсег на формулата.

1. Кликнете на ќелијата C6 за да ја направите активната ќелија
2. Внесете го знакот за еднаквост ( = ) во ќелијата C6 за да ја започнете формулата
3. Кликнете на ќелијата Б6 со покажувачот за глувчето за да ја додадете таа референца на келијата на формулата по знакот за еднаквост
4. Внесете го симболот за множење ( * ) во ќелијата C6 по референцата на ќелијата
5. Кликнете на ќелијата C3 со покажувачот за глувчето за да ја додадете именуваната опсег на формулата
6. Притиснете го копчето Enter на тастатурата за да ја комплетирате формулата
7. Одговорот 2747.34 треба да биде присутен во ќелијата C6
8. Иако одговорот на формулата е прикажан во ќелијата C6, кликнувањето на таа ќелија ќе ја прикаже брзината формула = B6 * во формуларот над работниот лист

05 од 08

Внесување на формула за нето плата

Внесување на формула за нето плата

Оваа формула е создадена во ќелијата D6 и ја пресметува нето-платата на вработениот со одземање на износот на одбивање пресметан во првата формула од бруто платата .

Готовата формула во ќелијата D6 ќе биде:

= B6 - C6

1. Кликнете на ќелијата D6 за да ја направите активната ќелија
2. Внесете го знакот за еднаквост ( = ) во ќелијата D6
3. Кликнете на ќелијата Б6 со покажувачот за глувчето за да ја додадете таа референца на келијата на формулата по знакот за еднаквост
4. Внесете знак минус ( - ) во ќелијата D6 по референцата на ќелијата
5. Притиснете на ќелијата C6 со покажувачот на глувчето за таа референца за формулата
6. Притиснете го копчето Enter на тастатурата за да ја комплетирате формулата
7. Одговорот 43.041.66 треба да биде присутен во ќелијата D6
8. За да ја видите формулата во ќелијата D6, кликнете на таа ќелија за да ја прикажете формулата = B6 - C6 во формуларот

Релативни клеточни референци и формули за копирање

Досега, формуларите за одземање и нето плата се додадени само на една ќелија, секој на работниот лист - C6 и D6, соодветно.

Како резултат на тоа, работниот лист во моментов е комплетен само за еден вработен - Б. Смит.

Наместо да поминува низ задачата што ја одзема време да ја пресоздаде секоја формула за другите вработени, Excel дозволува, во одредени околности, формули за копирање во други ќелии.

Овие околности најчесто вклучуваат употреба на специфичен тип на клеточна референца - позната како референтна клеточна референца - во формулите.

Референците на ќелиите кои биле внесени во формулите во претходните чекори се релативни референтни референци, и тие се стандардниот тип на референца за ќелиите во Excel, со цел да се направат формуларите за копирање што е можно поотворен.

Следниот чекор во туториал ја користи рачката за пополнување за да ги копирате двата формули во редовите подолу, со цел да ја пополнат табелата со податоци за сите вработени.

06 од 08

Копирање на формулите со рачката за пополнување

Пополнете ја рачката

Рачката за пополнување е мала црна точка или квадрат во долниот десен агол на активната ќелија .

Рачката за пополнување има голем број на намени, вклучувајќи копирање на содржината на ќелијата во соседните ќелии . полнење на ќелии со серија броеви или текстуални етикети и копирање формули.

Во овој чекор од туториал, рачката за пополнување ќе се користи за копирање на формуларите за одбивање и нето плата од ќелиите C6 и D6 до клетките C9 и D9.

Копирање на формулите со рачката за пополнување

1. Означете ги ќелиите B6 и C6 во работниот лист
2. Поставете го покажувачот на глувчето над црниот квадрат во долниот десен агол на ќелијата D6 - покажувачот ќе се смени на знак плус "+"
3. Кликнете и држете го левото копче на глувчето и повлечете ја рачката за пополнување надолу во ќелијата C9
4. Ослободете го копчето на глувчето - ќелиите C7 до C9 треба да ги содржат резултатите од формула за одбивање и ќелии D7 до D9 формула за нето плата

07 од 08

Примена на форматирање на броеви во Excel

Преглед на форматирање на Excel број

Форматирање на броеви се однесува на додавање на валутни симболи, децимални маркери, проценти знаци и други симболи кои помагаат да се идентификуваат видовите на податоци кои се присутни во ќелијата и да се олесни за читање.

Додавање на симболот за проценти

1. Изберете ја ќелијата C3 за да ја истакнете
2. Кликнете на јазичето Дома на лентата
3. Кликнете на опцијата Општо за да го отворите паѓачкото мени на бројот
4. Во менито, кликнете на опцијата Процент за да го смените форматот на вредност во ќелијата C3 од 0,06 до 6%

Додавање на валутниот симбол

1. Изберете клетки D6 до D9 за да ги истакнете
2. На јазичето Дома на лентата, кликнете на Опцијата за да го отворите паѓачкото мени со броеви на броеви
3. Кликнете на валута во менито за да го промените форматирањето на вредностите во ќелиите D6 до D9 во валута со две децимални места

08 од 08

Примена на форматирање на ќелии во Excel

Преглед на форматирање на ќелии

Форматирањето на мобилните уреди се однесува на опциите за форматирање - како што се применуваат задебелено форматирање на текст или броеви, менување на усогласување на податоците, додавање на граници во ќелии или користење на функцијата за спојување и центри за промена на изгледот на податоците во ќелијата.

Во ова упатство, горе наведените ќелии на ќелиите ќе бидат применети на специфични ќелии на работниот лист, така што ќе се совпаѓа со завршениот работен лист презентиран на страница 1 од упатството.

Додавање задебелен форматирање

1. Изберете ја ќелијата А1 за да ја истакнете.
2. Кликнете на јазичето Дома на лентата .
3. Кликнете на опцијата за форматирање со задебелување како што е наведено на сликата погоре, за да ги задебелите податоците во ќелијата А1.
4. Повторете ја горната низа од чекори за да ги задебелите податоците во ќелиите A5 до D5.

Промена на усогласување на податоците

Овој чекор ќе го промени стандардното лево усогласување на неколку ќелии за центрирање на порамнувањето

1. Изберете ја ќелијата C3 за да ја истакнете.
2. Кликнете на јазичето Дома на лентата.
3. Кликнете на опцијата за порамнување на центарот како што е наведено на горната слика за да ги центрирате податоците во ќелијата C3.
4. Повторете ја горната секвенца од чекори за да ги центрирате порамнувањето на податоците во ќелиите A5 до D5.

Спојување и централни ќелии

Опцијата Merge и Center комбинира голем број одбрани во една ќелија и го центрира внесувањето на податоците во левата најголема ќелија низ новата споена ќелија. Овој чекор ќе се спои и центрира насловот на листот - Пресметки за одземање за вработените ,

1. Изберете клетки A1 до D1 за да ги истакнете.
2. Кликнете на јазичето Дома на лентата.
3. Кликнете на опцијата Merge & Center како што е наведено на сликата погоре за да ги споите клетките A1 до D1 и да го центрирате насловот низ овие ќелии.

Додавање на дното граници во ќелии

Овој чекор ќе додаде долни граници во ќелиите за да содржат податоци во редовите 1, 5 и 9

1. Изберете ги споените ќелии A1 до D1 за да го истакнете.
2. Кликнете на јазичето Дома на лентата.
3. Кликнете на стрелката надолу до границата како што е наведено на горната слика за да го отворите паѓачкото мени на границите.
4. Кликнете на опцијата " Долна граница" во менито за да додадете граница на дното на споената ќелија.
5. Повторете ја горната секвенца чекори за да додадете долена граница на ќелиите А5 до Д5 и на ќелиите А9 до Д9.