Функцијата за мејлирање на Мајкрософт ви овозможува да го испратите истиот документ со мали промени на голем број примачи. Терминот "спојување" доаѓа од фактот дека еден документ (писмо, на пример) се спојува со документ за извор на податоци , како што е табеларна пресметка .
Функцијата за спојување на зборови на Word работи беспрекорно со податоци од Excel. Додека Word исто така ви овозможува да креирате свој извор на податоци, опциите за користење на овие податоци се ограничени. Понатаму, ако веќе имате свои податоци во табела, нема да има многу смисла да ги пренесете сите информации во извор на податоци на Word.
Подготвување на вашите податоци за Спојување на пошта
Теоретски, можете да користите било кој Excel лист во Word mail спојување функција без специјална подготовка. Сепак, се препорачува да потрае некое време за да го подготвите вашиот работен лист за да го оптимизирате процесот на спојување со пошта .
Еве неколку упатства за набљудување кои ќе помогнат процесот на спојување на пошта да помине полесно.
Организирајте ги вашите табеларни податоци
На ризик да се наведат очигледни, вашите податоци треба да бидат уредно организирани во редови и колони. Помислете на секој ред како единствен запис и секоја колона како поле што ќе го внесете во вашиот документ. (Проверете го упатството за внес на податоци за Excel ако ви треба освежување.)
Креирај ред во заглавјето
Создајте наслов ред за листот што имате намера да го користите за спојување на пошта. Заглавен ред е ред со етикети кои ги идентификуваат податоците во клетките подолу. Excel може понекогаш да биде финичен за разликувањето помеѓу податоците и етикетите, така што ќе ги направите овие јасни со користење на задебелен текст, граници на ќелии и засенчување на клетки, кои се единствени во заглавието. Ова ќе осигури дека Excel го разликува од останатите податоци.
Подоцна, кога ги спојувате податоците со главниот документ, етикетите ќе се појавуваат како имиња на полето за спојување, така што нема да има никаква конфузија околу тоа кои податоци внесувате во вашиот документ. Понатаму, добро е да ги означите вашите колумни, бидејќи помага да се спречи грешка на корисникот.
Ставете ги сите податоци на еден лист
Податоците што сакате да ги користите за пописот на пошта мора да бидат на еден лист. Ако се шири преку повеќе листови, ќе треба да ги комбинирате листовите или да извршите повеќе спојувања со пошта. Исто така, бидете сигурни дека листовите се јасно именувани , бидејќи ќе треба да можете да го изберете листот што го планирате да го користите без да го гледате.
Поврзување на извор на податоци во спојувањето пошта
Следниот чекор во процесот на спојување со пошта е да ја поврзете подготвената табела на Excel со вашиот Word документ.
- На лентата со алатки за местење, кликнете на копчето Отвори извори на податоци .
- Во дијалогот Изберете извор на податоци, движете се низ папките додека не ја пронајдете работната книга на Excel. Ако не можете да ја пронајдете вашата Excel датотека, осигурете се дека "Сите извори на податоци" се избираат во менито "Медиумите од типот".
- Двоен-клик на изворната датотека на изворот на Excel или изберете ја и кликнете Open .
- Во дијалогот за изборна табела, изберете го Excel листот кој ги содржи податоците што сакате да ги споите со вашиот документ.
- Осигурајте се дека полето за избор покрај "Првиот ред на податоци содржи заглавија на колоните" е проверено.
- Кликнете ОК .
Сега, кога изворот на податоци е поврзан со главниот документ, можете да започнете да внесувате текст и / или да го уредувате вашиот Word документ. Сепак, не можете да направите промени во изворот на податоци во Excel; ако треба да направите промени во податоците, мора да го затворите главниот документ во Word пред да можете да го отворите извор на податоци во Excel.
Вметнување полиња на спојување во вашиот документ е лесно, следејќи ги следниве чекори:
- Кликнете на копчето Вметни спојување на лентата со алатки за спојување пошта. Ќе се појави дијалог прозорецот Вметни спојување.
- Означете го името на полето што сакате да го вметнете од листата и кликнете Вметни .
- Кутијата ќе остане отворена, овозможувајќи ви да внесете повеќе полиња. Ако внесете повеќе од едно поле по ред, Word нема автоматски да додава простор помеѓу полињата во вашиот документ; ова мора да го направите сами откако ќе го затворите дијалогот. Во вашиот документ ќе го видите името на полето опкружено со двојни стрели.
- Кога ќе завршите, кликнете Затвори .
Вметнување на адресни блокови и честитки-внимателно користете
Мајкрософт неодамна додаде функција за спојување пошта што ви овозможува да внесувате адресни блокови и поздрави линии. Со кликнување на соодветното копче на лентата со алатки, Word ќе ви овозможи да вметнете неколку полиња одеднаш, наредени во заеднички варијации.
Копчето за вметнување адреса е оној налево; вметната поздравна линија е на десната страна.
Понатаму, кога ќе кликнете на било кое копче, Word прикажува дијалог-кутија која ви дава некои опции на кои полиња сакате да ги вметнете, како сакате да бидат средени, која интерпункција ќе ги вклучи и другите. Додека ова звучи доволно јасно - а тоа е ако користите извор на податоци создаден во Word - може да се збуни ако користите лист на Excel.
Запомнете кога препораката за додавање на заглавието во вашиот лист на страница 1 од овој член? Па, ако именуваше поле кое не е поинаку од она што Збор го користи како име за поле за слични податоци, Word може погрешно да одговара на полињата.
Ова значи дека ако користите блок за вметнете адреса или внесете ги копчињата за поздравна линија , податоците може да се појавуваат во различен редослед отколку што наведете - едноставно затоа што етикетите не се совпаѓаат. За среќа, "Мајкрософт" го очекува ова и изгради опција за појавување на полиња што ви овозможува да одговарате на вашите имиња на полето на оние што ги користи Word во блоковите.
Користење на полето за појавување за правилно означување на полето за карти
За да одберете полиња, следете ги овие чекори:
- Кликнете на полето за појавување на лентата со алатки.
- Во полето за појавување на полето, ќе видите листа на имиња на полето на лево на левата страна. На десната страна на кутијата, ќе видите колумна од опаѓачки кутии. Името во секоја паѓачка рамка е полето кое Word го користи за секое соодветно поле во блокот адреса или блок. За да направите било какви промени, едноставно одберете го името на полето од паѓачкото мени.
- Откако ќе направите да направите промени, кликнете OK .
Исто така, можете да го подигнете полето за појавување на полево со кликнување на копчето Match Fields на дното од дијалозите за вметнување на адреса или поздравна линија, кои се појавуваат кога ќе кликнете на копчето соодветна лента со алатки.
Прикажување на документи за спој на пошта
Пред да продолжиме да ги прегледуваме и печакуваме споените документи, белешка за форматирање: Кога вметнувате полиња за спојување во некој документ, Word не пренесува форматирање на податоците од изворот на податоци.
Примена на специјално форматирање од табеларни пресметки
Ако сакате да примените специјално форматирање како курзив, задебелено или подвлечено, мора да го сторите тоа во Word. Ако го гледате документот со полиња, мора да ги изберете двојните стрелки на двете страни од полето на кое сакате да го примените форматирањето. Ако ги гледате споените податоци во документот, едноставно означете го текстот што сакате да го промените.
Запомни дека секоја промена ќе се одвива низ сите споени документи, а не само поединечни.
Преглед на споените документи
За да ги прегледате споените документи, кликнете на копчето View Merged Data на лентата со алатки за местење пошта. Ова копче функционира како преклопник, па ако сакате да се вратите назад само на полињата, а не на податоците што ги содржат, кликнете повторно.
Можете да се движите низ споените документи користејќи ги копчињата за навигација на лентата со алатки за местење пошта. Тие се, од лево надесно: Прв запис , Претходен запис , Оди на снимање , Следен запис , Последен запис .
Пред да ги споите вашите документи, треба да ги прегледате сите или колку што можете да проверите дали се правилно споени. Обрнете посебно внимание на работи како што се интерпункција и растојание околу споените податоци.
Финализирајте го документот за спојување на вашите пораки
Кога сте подготвени да ги споите вашите документи, имате два избор.
Спојување на печатачот
Првиот е да ги споите со печатачот. Ако ја изберете оваа опција, документите ќе бидат испратени до печатачот без каква било промена. Можете да се логирате на печатачот едноставно со кликање на копчето алатник за местење на печатачот .
Спојување во нов документ
Ако треба да ги персонализирате некои или сите документи (иако, би било мудро да додадете поле за белешка во изворот на податоци за персоналните белешки) или да направите какви било други промени пред да отпечатите, можете да ги споите во нов документ; ако се спојат во нов документ, поштата се спојува со главниот документ и извор на податоци ќе остане недопрена, но ќе имате втора датотека која ги содржи споените документи.
За да го направите ова, едноставно кликнете на копчето Мени на нова алатка.
Без разлика кој метод ќе го одберете, ќе бидете претставени со дијалог-кутија во која можете да му кажете на Word да ги спои сите записи, тековниот запис или опсегот на записи.
Кликнете го копчето за избор до саканиот избор, а потоа кликнете OK .
Ако сакате да споите опсег, ќе треба да го ставите почетниот број и конечниот број за записите што сакате да ги вклучите во спојувањето пред да кликнете на ОК .
Ако сте одбрале да ги испечатите документите, откако ќе се појави дијалоговото поле, ќе бидете претставени со полето за дијалог Print. Можете да комуницирате со него исто како и за било кој друг документ.