Спојувањето на е-пошта е алатка која го поедноставува создавањето на збир на документи кои се слични, но содржат уникатни и променливи елементи на податоци. Ова се постигнува со поврзување на база на податоци што ги содржи тие елементи на податоци во еден документ, кој содржи полиња за спојување каде што ќе се населат тие единствени податоци.
Поедноставувањето на пошта ви штеди време и напор преку автоматизирање на процесот на внесување стандардизирани делови од податоци, како што се имиња и адреси, во еден документ. На пример, можете да поврзете писмо со формула на група контакти во Outlook; ова писмо може да има поле за спојување за адресата на секој контакт и едно за името на соодветниот контакт како дел од поздравството на писмото.
Употреба на мешани пошта
Пошта се спојува, за многу луѓе, предизвикува мисли на несакана пошта. Додека продавачите несомнено го користат спојувањето пошта за да генерираат големи количини на пошта брзо и лесно, многу други употреби може да ве изненадат и да го промените начинот на кој креирате некои од вашите документи.
Можете да користите спој на пошта за да креирате секаков вид печатен документ, како и електронски дистрибуирани документи и факсови. Видовите на документи што можете да ги креирате со спојување на писма се практично неограничени. Еве неколку примери:
- Каталози
- Инвентари
- Фактури
- Етикети
- Пликови
- И, се разбира, писма
Кога се користи умно, спојувањето пошта може да ја подобри вашата продуктивност во голема мера. Исто така може да ја зголеми ефикасноста на документите што ги креирате. На пример, со прилагодување на букви со имиња на приматели или други елементи кои се специфични за секој примач, презентирате полиран, личен имиџ кој ја поставува сцената за исходот што го посакувате.
Анатомија на мешавина на пошта
Спојувањето на пошта се состои од два главни дела: документот и изворот на податоци , исто така познати како база на податоци. Microsoft Word ја поедноставува вашата работа така што ви дозволува да користите други Office апликации како Excel и Outlook како извори на податоци. Ако имате целосен пакет на Office, користете една од неговите апликации, бидејќи изворот на податоци е лесен, удобен и високо препорачлив. Користењето на контактите што веќе сте ги внесовте во Outlook контактите, на пример, ќе ве спасат од повторно внесување на таа информација во друг извор на податоци. Користењето на постоечка Excel табела ви дава уште поголема флексибилност со вашите податоци отколку извор на податоци Word ќе создаде.
Меѓутоа, ако имате само програма Word, сепак можете да ја користите функцијата за спојување пошта. Word има способност да создаде целосно приспособлив извор на податоци за да можете да го користите во вашиот спој на пошта.
Поставување на спојување на пошта
Смешката на пошта може да изгледа комплицирано - и сложени, тешки документи што се потпираат на големи бази на податоци сигурно може да бидат. Зборот, сепак, го поедноставува поставувањето на спојувањето на пошта за вообичаени употреби преку обезбедување на волшебници кои ве одат низ процесот на поврзување на вашиот документ со базата на податоци. Општо земено, можете да го завршите процесот во помалку од 10 прилично лесни чекори, вклучувајќи ги и пронаоѓање и коригирање на грешки. Тоа е помалку од подготвување на вашиот документ рачно ќе се земе, и со многу помалку време и нерви, исто така.