Опциите за валидација на податоците на Excel вклучуваат креирање паѓачка листа која ги ограничува податоците што може да се внесат во одредена ќелија на претходно поставена листа на записи.
Кога паѓачката листа е додадена во ќелија, се покажува стрелка веднаш до неа. Со кликнување на стрелката ќе се отвори листата и ќе ви овозможи да изберете една од елементите на листата за да влезете во ќелијата.
Податоците користени во листата можат да се лоцираат:
Почетен курс: Користење на податоци зачувани во друга работна книга
Во ова упатство ќе креираме паѓачка листа користејќи листа на записи кои се наоѓаат во друга работна книга.
Предностите за користење на листа на записи се наоѓаат во друга работна книга вклучува централизирање на податоците од листата ако се користат од повеќе корисници и ги штитат податоците од случајни или намерни промени.
Забелешка: Кога податоците од листата се зачувани во посебна работна книга, двете работни книги мора да бидат отворени за да може листата да работи.
Следејќи ги чекорите во тематските теми кои следат подолу, ве однесе преку креирање, користење и менување на паѓачката листа слична на онаа што се гледа на сликата погоре.
Сепак, овие упатства за инструкции не вклучуваат чекори за форматирање за работни листови.
Ова нема да се меша со завршувањето на упатството. Вашиот лист ќе изгледа различно од примерот на страница 1, но паѓачката листа ќе ви ги даде истите резултати.
Почетен курс теми
- Отворање на датотеки и зачувување на податоците за прирачникот
- Создавање на два имиња
- Отворање на дијалогот за проверка на податоците
- Внесување на изворот на податоци и комплетирање на списокот
- Менување на елементите на листата
- Опции за заштита на листата за опаѓање
01 од 06
Внесување на податоците за прирачникот
Отворање на две Excel работни книги
Како што рековме, за ова упатство податоците за паѓачката листа ќе се наоѓаат во друга работна книга од паѓачката листа.
За ова упатство следете ги следниве чекори:
- Отвори две празни Excel работни книги
- Зачувајте една работна книга со името data-source.xlsx - оваа работна книга ќе ги содржи податоците за паѓачката листа
- Зачувајте ја втората работна книга со името drop-down-list.xlsx - оваа работна книга ќе ја содржи паѓачката листа
- Оставете ги двете работни книги отворени по заштеда.
Внесување на податоците за прирачникот
- Внесете ги податоците подолу во ќелиите A1 до A4 од работната книга data-source.xlsx како што е видено на сликата погоре.
- А1 - Ѓумбир А2 - Лимон А3 - Овес Суво грозје А4 - Чоколаден чип
- Зачувајте ја работната книга и оставете ја отворена
- Внесете ги податоците подолу во ќелиите B1 од списокот на работни задачи .
- Б1 - Тип на колаче:
- Зачувајте ја работната книга и оставете ја отворена
- Паѓачката листа ќе биде додадена во ќелијата C1 од оваа работна книга
02 од 06
Создавање на два имиња
Создавање на два имиња
Именуваниот опсег ви овозможува да се однесувате на одреден опсег на ќелии во работна книга на Excel.
Именуваните опсези имаат многу намени во Excel вклучувајќи ги и нив во формулите и кога креирате графики.
Во сите случаи, името на опсегот се користи на местото на опсегот на референци од ќелијата што ја покажува локацијата на податоците во работниот лист.
Кога се користи во паѓачката листа која се наоѓа во друга работна книга, мора да се користат два именувани опсези.
- Едниот е креиран за елементите на листата во работната книга каде што се наоѓаат податоците
- Втората се создава во работната книга каде се наоѓа паѓачката листа. Овој втор именик се поврзува со наведениот опсег во првата работна книга
Чекори за чекори
Првиот именски опсег
- Одберете ја ќелијата A1 - A4 од работната книга data-source.xlsx за да ги истакнете
- Кликнете на полето за име кое се наоѓа над колоната А
- Внесете "Колачиња" (без цитати) во полето Име
- Притиснете го копчето ENTER на тастатурата
- Клетките А1 до А4 од податоците-source.xlsx работната книга сега го имаат опсегот на името на Колачињата
- Зачувајте ја работната книга
Вториот именски опсег
Овој втор опсег на име не користи референци од ќелијата од списокот на работни задачи .
Наместо тоа, како што е споменато, ќе се поврзе со името на опсегот Cookies во податоците-source.xlsx работна книга.
Ова е неопходно затоа што Excel нема да прифаќа референци од ќелијата од друга работна книга за именски опсег. Меѓутоа, ќе има друго име на опсег.
Затоа, создавањето на вториот именски опсег не е направено со помош на полето Име, но со користење на опцијата Name Manager која се наоѓа на јазичето Формула на лентата.
- Кликнете на ќелијата С1 во работната книга за опаѓање-листа.xlsx
- Кликнете на Формула> Менаџер за име на лентата за да го отворите дијалогот Именик
- Кликнете на копчето Нов за да го отворите дијалоговото поле Ново име
- Во Тип Име на линијата: Податоци
- Во референтната линија тип: = 'data-source.xlsx'! Колачиња
- Кликнете Во ред за да го комплетирате именуваниот опсег и да се вратите во дијалогот Name Manager
- Кликнете Close за да го затворите дијалоговото поле за Управување со име
- Зачувајте ја работната книга
03 од 06
Отворање на дијалогот за проверка на податоците
Отворање на дијалогот за проверка на податоците
Сите опции за валидација на податоци во Excel, вклучувајќи ги паѓачките списоци, се поставени со помош на дијалогот за проверка на податоците.
Покрај додавањето на паѓачките листи на работниот лист, валидацијата на податоци во Excel исто така може да се користи за контрола или ограничување на типот на податоци кои можат да се внесат во специфични ќелии на работниот лист.
Чекори за чекори
- Кликнете на ќелијата С1 од работната книга за паѓачката листа. Xlsx за да ја направите активната ќелија - ова е местото каде што се наоѓа паѓачката листа
- Кликнете на табулаторот " Податоци" на менито на лентата над работниот лист
- Кликнете на иконата за проверка на податоците на лентата за да го отворите паѓачкото мени
- Кликнете на опцијата за проверка на податоците во менито за да го отворите полето за проверка на податоците
- Оставете го дијалогот отворен за следниот чекор во упатството
04 од 06
Користење на листа за валидација на податоци
Избирање листа за валидација на податоци
Како што рековме, постојат неколку опции за валидација на податоци во Excel, покрај паѓачката листа.
Во овој чекор ќе ја одбереме опцијата Листа како тип на валидација на податоци што ќе се користи за ќелијата D1 на работниот лист.
Чекори за чекори
- Притиснете на табулаторот Settings во полето за дијалог
- Кликнете на стрелката надолу на крајот од линијата Allow (Дозволи) за да го отворите паѓачкото мени
- Кликнете на Листа за да изберете паѓачка листа за валидација на податоци во ќелијата C1 и за да ја активирате линијата Source во дијалогот
Внесување на изворот на податоци и комплетирање на списокот
Бидејќи изворот на податоци за паѓачката листа се наоѓа на друга работна книга, вториот именски опсег создаден претходно ќе биде внесен во линијата Извор во дијалогот.
Чекори за чекори
- Кликнете на изворната линија
- Внесете "= Податоци" (без цитати) во линијата Извор
- Кликнете Во ред за да ја завршите паѓачката листа и затворете го дијалогот за проверка на податоците
- Мала икона со стрелка надолу се наоѓа на десната страна на ќелијата C1
- Со кликнување на стрелката надолу треба да се отвори паѓачката листа која ги содржи четирите имиња на колачиња внесени во ќелиите А1 до А4 од работната книга data-source.xlsx
- Со кликнување на едно од имињата треба да го внесете тоа име во келија C1
05 од 06
Промена на списокот за пад
Менување на елементите на листата
За да го задржите паѓачкото мени ажурирани со промените во нашите податоци, може да биде неопходно периодично да се менуваат изборите во листата.
Бидејќи ние користевме именски опсег како извор за нашите списоци, а не вистинските имиња на листи, промената на имињата на колачиња во именскиот опсег се наоѓа во ќелиите А1 до А4 од податоците-source.xlsx работната книга веднаш ги менува имињата во паѓачкото мени листа.
Ако податоците се внесуваат директно во дијалогот, правењето промени во листата вклучува враќање во дијалогот и уредување на изворната линија.
Во овој чекор ние ќе го смениме Лимон на Shortbread во паѓачката листа со менување на податоците во ќелијата А2 од наведениот опсег во работната книга data-source.xlsx .
Чекори за чекори
- Кликнете на ќелијата А2 во податоците-source.xlsx работна книга (Лимон) за да ја направат активната ќелија
- Внесете Shortbread во ќелијата А2 и притиснете го копчето Enter на тастатурата
- Кликнете на стрелката надолу за паѓачкото мени во ќелијата С1 од списокот на работни листови drop down.xlsx за да ја отворите листата
- Точката 2 во листата сега треба да ја прочита Shortbread наместо лимон
06 од 06
Опции за заштита на листата за опаѓање
Опции за заштита на листата за опаѓање
Бидејќи нашите податоци се наоѓаат на различен работен лист од списокот со опции достапни за заштита на листата, податоците вклучуваат:
- Заштитете го работниот лист што вклучува заклучување на ќелиите А1 до А4 на листот 2
- Потребна е лозинка за менување на работната книга
- Отварањето на работната книга е само за читање