Excel 2003 база на податоци Упатство

01 од 09

Преглед на бази на податоци во Excel 2003

Понекогаш, ние треба да ги следиме информациите и добро место за ова е во датотеката со базата на податоци на Excel. Без оглед дали е лична листа на телефонски броеви, листа на контакти за членови на организација или тим или колекција на монети, картички или книги, датотеката со податоци на Excel го олеснува внесувањето, складирањето и пронаоѓањето на специфични информации.

Excel ги изгради алатките за да ви помогне да ги следите податоците и да најдете конкретни информации кога сакате. Исто така, со стотици колони и илјадници редови, табеларот на Excel може да содржи огромни количини на податоци.

Исто така погледнете го поврзаниот туторијал: Excel 2007/2010/2013 Почетен курс за бази на податоци по чекор по чекор .

02 од 09

Табели на податоци

Основниот формат за складирање на податоци во базата на податоци на Excel е табела. Во табела, податоците се внесуваат во редови. Секој ред е познат како рекорд .

Откако ќе се создаде табела, алатките за податоци на Excel може да се користат за пребарување, сортирање и филтрирање записи во базата на податоци за да се најдат конкретни информации.

Иако постојат неколку начини на кои можете да ги користите овие алатки за податоци во Excel, најлесен начин да се направи тоа е да се создаде она што е познато како листа од податоците во табелата.

За да го следите ова упатство:

• внесете ги податоците како што е прикажано на сликата погоре.

Совет - брзо да го внесете студентот ID:

1. Внесете ги првите две идентификатори - ST348-245 и ST348-246 во ќелиите А5 и А6, соодветно.
2. Означете ги двата ID за да ги одберете.
3. Кликнете на рачката за пополнување и повлечете ја до келијата A13.
4. Остатокот од идентификацијата на студентот треба правилно да се внесе во ќелиите A6 до A13.

03 од 09

Внесување на податоците правилно

Кога внесувате податоци, важно е да се осигурате дека тој е правилно внесен. Освен ред 2 помеѓу насловот на табелата и насловите на колоната, не оставајте никакви други празни редови при внесување на вашите податоци. Исто така, осигурај се дека не оставате празни ќелии.

Грешки во податоците, предизвикани од неточен внес на податоци, се извор на многу проблеми поврзани со управувањето со податоците. Ако податоците се внесени правилно на почетокот, програмата е поверојатно да ви ги врати резултатите што ги сакате.

04 од 09

Редовите се рекорди

Како што рековме, редови на податоци, во базата на податоци се познати како записи. При внесувањето на евиденцијата, земете ги во предвид овие упатства:

• Не оставајте празни редови во табелата што се креира, ниту помеѓу насловите и првиот ред на податоци.
• Евиденцијата може да содржи податоци за само една специфична ставка.
• Евиденцијата исто така мора да ги содржи сите податоци во базата на податоци за таа ставка. Не може да има информации за ставка во повеќе од еден ред.
  

05 од 09

Колоните се полиња

Додека редовите во базата на податоци на Excel се нарекуваат записи, колоните се познати како полиња . Секоја колона треба наслов да ги идентификува податоците што ги содржи. Овие наслови се нарекуваат имиња на поле.

• Имињата на полињата се користат за да се обезбеди дека податоците за секој запис се внесуваат во истиот редослед.
• Бидете сигурни дека сите податоци во колона се внесуваат со истиот формат. Ако почнете да внесувате бројки како бројки (како 10 или 20), продолжете. Не менувајте дел од патот и почнувајте да внесувате бројки како зборови (како што се десет или дваесет). Бидете доследни.
• Не оставајте празно колони во табелата.

06 од 09

Креирање на листата

Откако податоците ќе бидат внесени во табелата, може да се конвертираат во листа . За да го стори тоа:

1. Означете ги ќелиите A3 до E13 во работниот лист.
2. Кликнете на Data> List> Create List од менито за да го отворите дијалогот за креирање листа .
3. Додека дијалогот е отворен, ќелиите A3 до E13 на работниот лист треба да бидат опкружени со марширачки мравки.
4. Ако маршираните мравки го опкружуваат точниот опсег на ќелии, кликнете Ok во дијалогот за креирање списоци .
5. Ако маршираните мравки не го опкружуваат точниот опсег на ќелии, означете го точниот опсег на работниот лист, а потоа кликнете Ok во дијалогот за креирање листа .
6. Табелата треба да биде опкружена со темна граница и да се додадат стрели кои паѓаат покрај името на секое поле.

07 од 09

Користење на алатките за базата на податоци

Откако ќе ја креирате базата на податоци, можете да ги користите алатките лоцирани под паѓачките стрелки покрај секое име на полето за да ги сортирате или филтрирате вашите податоци.

Сортирање на податоци

1. Кликнете на стрелката за спуштање до името на полето Last Name .
2. Кликнете на опцијата Sort Ascending за да ја сортирате базата на податоци по азбучен ред од A до Z.
3. Откако ќе се решат, Греам Ј. Треба да биде првиот рекорд во табелата, а Вилсон Р. треба да биде последен.

Филтрирање податоци

1. Кликнете на стрелката за спуштање до името на полето Програма .
2. Кликнете на опцијата Business за да ги филтрирате учениците, а не во деловната програма.
3. Кликнете ОК.
4. Само двајца студенти - Г. Томпсон и Ф. Смит треба да бидат видливи, бидејќи тие се само двајца запишани во деловната програма.
5. За да ги прикажете сите записи, кликнете на стрелката за спуштање до името на полето Програма .
6. Кликнете на опцијата " Сите" .
   

08 од 09

Проширување на базата на податоци

За да додадете дополнителни записи до вашата база на податоци:

• Празен ред кој содржи ѕвездичка (клетки A14 до E14) се додава на дното на базата на податоци кога се креира.
• Дополнителни податоци може да се додадат во базата со користење на овој празен ред.
• Додајте ги следните податоци:
  
  Мобилни податоци
  A14 - ST348-255
  Б14 - Кристофер
  C14 - А.
  D14 - 22
  E14 - наука

09 од 09

Завршување на Форматирање на база на податоци

Забелешка : Овој чекор вклучува користење на икони лоцирани во алатникот Форматирање , кој обично се наоѓа на врвот на екранот Excel 2003. Ако не е присутно, прочитајте како да пронајдете алатници на Excel за да ви помогне да го најдете.

1. Означете ги клетките А1 да Е1 во работниот лист.
2. Кликнете на иконата Merge and Center во алатникот за форматирање за да го центрирате насловот.
3. Со клетките А1 до Е1 се уште селектирани, кликнете на иконата Пополнете боја на алатникот за форматирање (изгледа како боја може) за да ја отвори паѓачката листа во позадина.
4. Изберете Sea Green од листата за да ја смените бојата на позадината на клетките A1 - E1 до темно зелена боја.
5. Кликнете на иконата за фонт на алатникот за форматирање (голема буква "А") за да ја отворите паѓачката листа на фонтови.
6. Изберете White од листата за да ја смените бојата на текстот во ќелиите A1 - E1 до белата боја.
7. Означете ги ќелиите A2 - E2 во работниот лист.
8. Кликнете на иконата Пополнете боја на алатникот за форматирање за да ја отворите паѓачката листа во позадина.
9. Изберете светло зелена од листата за да ја смените бојата на позадината на ќелиите А2 - Е2 на светло зелена боја.
10. Означете ги ќелиите A3 - E14 на работниот лист.
11. Изберете Format> AutoFormat од менијата за да го отворите дијалогот AutoFormat .
12. Изберете Листа 2 од листата со опции за форматирање на келии A3 - E14.
13. Означете ги ќелиите A3 - E14 на работниот лист.
14. Притиснете на опцијата Опции во алатникот за форматирање за да го центрирате порамнувањето на текстот во ќелиите A3 до E14.
15. Во овој момент, ако сте ги следеле сите чекори од ова упатство правилно, вашата табеларна пресметка треба да личи на табелата сликата во чекор 1 од ова упатство.