Како да креирате база на податоци во Excel

Следи контакти, колекции и други податоци со база на Excel

Понекогаш, ние треба да ги следиме информациите и добро место за ова е во датотеката со базата на податоци на Excel. Без оглед дали е лична листа на телефонски броеви, листа на контакти за членови на организација или тим или колекција на монети, картички или книги, датотеката со податоци на Excel го олеснува внесувањето, складирањето и пронаоѓањето на специфични информации.

Microsoft Excel ги изгради алатките за да ви помогне да ги следите податоците и да најдете конкретни информации кога сакате. Исто така, со стотици колони и илјадници редови , табеларот на Excel може да содржи огромни количини на податоци .

Внесување на податоците

Основниот формат за складирање на податоци во базата на податоци на Excel е табела.

Откако ќе се создаде табела, алатките за податоци на Excel може да се користат за пребарување, сортирање и филтрирање записи во базата на податоци за да се најдат конкретни информации.

За да го следите заедно со ова упатство, внесете ги податоците како што е прикажано на сликата погоре.

Внесете брзо на студентот:

1. Внесете ги првите две идентификатори - ST348-245 и ST348-246 во ќелиите A5 и A6, соодветно.
2. Означете ги двата ID за да ги одберете.
3. Кликнете на рачката за пополнување и повлечете ја до келијата A13 .
4. Остатокот од идентификацијата на студентот треба правилно да се внесе во ќелиите A6 до A13.

Внесување на податоците правилно

Кога внесувате податоци, важно е да се осигурате дека тој е правилно внесен. Освен ред 2 помеѓу насловот на табелата и насловите на колоната, не оставајте никакви други празни редови при внесување на вашите податоци. Исто така, осигурај се дека не оставате празни ќелии.

Грешки во податоците , предизвикани од неточен внес на податоци, се извор на многу проблеми поврзани со управувањето со податоците. Ако податоците се внесени правилно на почетокот, програмата е поверојатно да ви ги врати резултатите што ги сакате.

Редовите се рекорди

Секој поединечен ред на податоци, во базата на податоци е познат како рекорд . При внесувањето на евиденцијата, земете ги во предвид овие упатства:

• Оставете празни табли во табелата што се креира. Ова вклучува НЕ оставајќи празен ред помеѓу насловите на колоната и првиот ред на податоци.
• Евиденцијата може да содржи податоци за само една специфична ставка.
• Евиденцијата исто така мора да ги содржи сите податоци во базата на податоци за таа ставка. Не може да има информации за ставка во повеќе од еден ред.

Колоните се полиња

Додека редовите во базата на податоци на Excel се нарекуваат записи, колоните се познати како полиња . Секоја колона треба наслов да ги идентификува податоците што ги содржи. Овие наслови се нарекуваат имиња на поле.

• Имињата на полињата се користат за да се обезбеди дека податоците за секој запис се внесуваат во истиот редослед.
• Бидете сигурни дека сите податоци во колона се внесуваат со истиот формат. Ако почнете да внесувате бројки како бројки (како 10 или 20), продолжете. Не менувајте дел од патот и почнувајте да внесувате бројки како зборови (како што се десет или дваесет). Бидете доследни.
• Не оставајте празно колони во табелата.

Креирање на табелата

Откако податоците ќе бидат внесени, може да се претворат во табела . За да го стори тоа:

1. Означете ги ќелиите A3 до E13 во работниот лист.
2. Кликнете на јазичето Дома .
3. Кликнете на опцијата Форматирај табела на лентата за да го отворите паѓачкото мени.
4. Изберете сина табела Стил средна 9 опција за да го отворите полето Форматирај како табела .
5. Додека дијалогот е отворен, ќелиите A3 до E13 на работниот лист треба да бидат опкружени со марширачки мравки.
6. Ако маршираните мравки го опкружуваат точниот опсег на клетки, кликнете Ok во дијалогот Формат како табела .
7. Ако маршираните мравки не го опкружуваат точниот опсег на ќелии, означете го точниот опсег на работниот лист, а потоа кликнете Ok во дијалогот Формат како табела .
8. На табелата треба да се додадат стрелките за паѓање покрај секое име на полето, а редовите на табелата треба да бидат форматирани во наизменично светло и темно сино.

Користење на алатките за базата на податоци

Откако ќе ја креирате базата на податоци, можете да ги користите алатките лоцирани под паѓачките стрелки покрај секое име на полето за да ги сортирате или филтрирате вашите податоци.

Сортирање на податоци

1. Кликнете на стрелката за спуштање до името на полето Last Name .
2. Кликнете на опцијата Sort A to Z за да ја сортирате базата на податоци по азбучен ред.
3. Откако ќе се решат, Греам Ј. Треба да биде првиот рекорд во табелата и Вилсон. R треба да биде последен.

Филтрирање податоци

1. Кликнете на стрелката надолу до името на полето Програма .
2. Кликнете на полето за избор до опцијата Select All за да ги исчистите сите полиња за избор.
3. Кликнете на полето за избор до опцијата Business за да додадете белешка во квадратчето.
4. Кликнете ОК .
5. Само двајца студенти - Г. Томпсон и Ф. Смит треба да бидат видливи, бидејќи тие се само двајца запишани во деловната програма.
6. За да ги прикажете сите записи, кликнете на стрелката надолу до името на полето Програма .
7. Кликнете на Clear Filter од опцијата "Програма" .

Проширување на базата на податоци

За да додадете дополнителни записи до вашата база на податоци:

• Поставете го покажувачот на глушецот низ малата точка во долниот десен агол од табелата.
• Покажувачот на глувчето ќе се смени во двоглава стрелка.
• Кога тоа ќе се случи, кликнете и држете го десното копче на глувчето и повлечете го покажувачот надолу за да додадете празно ред до дното на базата на податоци.
• Додади ги следниве податоци на овој нов ред:
  Мобилни податоци
  A14 - ST348-255
  Б14 - Кристофер
  C14 - А.
  D14 - 22
  E14 - наука

Завршување на Форматирање на база на податоци

1. Означете ги клетките А1 да Е1 во работниот лист.
2. Кликнете на јазичето Дома .
3. Кликнете на опцијата Спојување и центар на пандата за да го центрирате насловот.
4. Кликнете на пополнете боја (изгледа како боја може) на лента за да се отвори пополнете боја паѓачката листа.
5. Одберете Blue, Accent 1 од листата за да ја смените бојата на позадината во ќелиите A1 - E1 до темно сина боја.
6. Кликнете на иконата за фонт на фонтот во Форматирање (голема буква "А") за да ја отворите паѓачката листа на фонт.
7. Изберете White од листата за да ја смените бојата на текстот во ќелиите A1 - E1 до белата боја.
8. Означете ги ќелиите A2 - E2 во работниот лист.
9. Кликнете на Пополнете боја на пандека за да ја отворите листата за пополнување на бојата.
10. Изберете Сино, Акцент 1, Полесни 80 од списокот за да ја смените бојата на позадината во ќелиите A2 - E2 до светло сина боја.
11. Означете ги ќелиите А4 - Е14 на работниот лист.
12. Кликнете на опцијата Центар на лентата за центрирање на порамнувањето на текстот во ќелиите A14 до E14.
13. Во овој момент, ако сте ги следеле сите чекори од ова упатство правилно, вашата табеларна пресметка треба да личи на табелата сликата во чекор 1 од ова упатство.

База на податоци функции

Синтаксис : Дефиниција (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

Каде што функцијата D е една од следниве:

• ДАВАЊЕ
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• ПРОДОЛЖУВАЊЕ
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

Тип : База на податоци

Функциите на базата на податоци се особено корисно кога Google Sheets се користи за одржување на структурирани податоци, како база на податоци. Секоја функција на базата на податоци, Dfunction , ја пресметува соодветната функција на подмножество од опсегот на ќелии што се смета за табела со база на податоци. Функциите на базата на податоци се три аргументи:

• Database_arr е опсег, вградена низа или низа генерирана од низа израз кој е структуриран така што секој ред по редот 1 е база на податоци, и секоја колона е поле за базата на податоци. Редот 1 ги содржи ознаките за секое поле.
• Field_str | num покажува која колона (поле) ги содржи вредностите кои треба да се пресметаат. Ова може да се изрази како името на полето (текстуална низа) или бројот на колоната, каде што најлевата колона ќе биде претставена како 1.
• Criteria_arr е опсег, вградена низа или низа генерирана од низа израз кој е структуриран така што првиот ред ги содржи имињата на полето на кое ќе се применува критериумот (критериуми), а следните редови содржат условни (ите) тестови .

Првиот ред во критериумите ги наведува имињата на полето. Секој друг ред во Критериумите претставува филтер, кој е збир на ограничувања на соодветните полиња. Ограничувањата се опишани со користење на нотација од Query-by-Example, и може да вклучуваат вредност за совпаѓање или оператор за споредување проследен со споредбена вредност. Примери за ограничувања се: "Чоколада", "42", "> = 42", "<42". Празна ќелија не значи ограничување на соодветното поле.

Филтер се совпаѓа со редот за базата на податоци ако се исполнети сите ограничувања на филтерот (ограничувањата во редот на филтерот). Редот за базата на податоци (запис) ги задоволува критериумите ако и само ако барем еден филтер го совпаѓа. Името на полето може да се појави повеќе од еднаш во опсегот Критериуми за да овозможи повеќе ограничувања што се применуваат истовремено (на пример, температура> 65 и температура <= 82).

DGET е единствената база на податоци која не содржи агрегатни вредности. DGET ја враќа вредноста на полето наведено во вториот аргумент (слично на VLOOKUP) само кога точно еден запис се совпаѓа со критериумите; во спротивно, се враќа грешка која не покажува совпаѓање или повеќе совпаѓања