Ако сте како повеќето корисници, веројатно не трошите премногу време размислувајќи за тоа што да ги именувате вашите документи кога ќе ги зачувате. За жал, ова може да ви биде тешко да ја пронајдете саканата датотека без малку пребарување - можеби ќе треба да отворите неколку различни датотеки за да го пронајдете оној кој го сакате.
Развивање на систем за именување за вашите документи и добивање навика да го користите ќе ви заштеди време и фрустрација кога ќе дојде време да го лоцирате документот што ви треба. Наместо да пребарувате преку безброј документи со неточни имиња на датотеки, системот за именување ќе ви помогне да го забрзате пребарувањето.
Вистинското име
Не постои единствен вистински начин да ги именувате вашите датотеки, а системите за именување ќе се разликуваат од корисникот до корисник. Она што е важно е изнаоѓање на метод кој има смисла за вас, а потоа и примена на тоа постојано. Еве неколку совети за да започнете:
- Вклучете го датумот кога документот е составен во името на вашето име: Ова е потенцијално еден од најкорисните елементи што треба да ги вклучите во име на датотека, особено кога работите со преписка. Дури и ако не се сеќавате точно кога сте составувале документ, најверојатно ќе можете да го намалите вашето пребарување до одреден временски период.
- Вклучете го името на примачот во името на вашето име: Ова е особено важна практика кога работите со букви, но може да биде корисен елемент за други видови документи, како што се договори, белешки, па дури и белешки.
- Наведете каков тип на документ е датотеката: Повторно, ова ќе изгледа како даден за некои корисници, а тоа е затоа што е важен дел од името на датотеката. Ако барате писмо што го напишавте, можете да ја елиминирате датотеката која има "договор" или "белешки" во името.
- Обрнете внимание на тоа како ќе ги нарачате елементите од името на датотеката: Иако ова не може да ви помогне да ги разликувате вашите датотеки, тоа ќе ви помогне да ги нарачате кога пребарувате. Користејќи ги контролите за сортирање во дијалогот Отвори во Word или во Windows Explorer, можете да ги сортирате вашите датотеки по азбучен ред (или нумеричко), така што ќе бидат подредени според првиот знак во името на датотеката.
Ова не е исцрпна листа на совети за именување на датотеки, но тоа е добро место за почеток. Откако ќе започнете со пракса на именување на вашите датотеки на конзистентен начин, ќе развиете систем кој најдобро функционира за вас - и најверојатно ќе излезе со некои свои трикови.