Мала организација оди долг пат кога барате датотеки
Ако потрошите повеќе време во потрага по вашите Microsoft Word датотеки отколку што работите на нив, тогаш е време да ги искористите некои од организациските карактеристики Word и вашиот компјутер нудат.
Зачувајте ги сите Word датотеки со сликички
Зачувувањето на секоја датотека на Word со слика за преглед или сликичка ги олеснува идентификувањето без да ги отворат. Можете да ги зачувате сите документи на Word со преглед или минијатура, следејќи ги само неколку чекори:
- Отворете го Microsoft Word.
- Кликнете на датотеката во менито.
- Изберете Својства на долниот дел од опаѓачкото мени.
- Кликнете на табулаторот Summary .
- Ставете ознака за обележување до Сними ја сликата за преглед со овој документ или Зачувај икони за сите Word документи (во зависност од вашата верзија на Word).
- Кликнете ОК .
Ажурирај ги својствата за Word документи
Ако работите со големи количини на Word документи кои имаат слични имиња и локации, дефинитивно ќе сакате да ги искористите можностите на функцијата за документи на Word. Врати се на Датотека > Својства > Резиме и вклучува коментари, клучни зборови, категорија, наслов или информација за предмет - нешто што ќе ви помогне да ги разликувате датотеките. Кога доаѓа време да се направи пребарување, Word може да го најде токму она што ви треба.
Направете папки на вашиот компјутер и ги искористите
Поставете една папка за сите документи на Word што одат напред и наведете го нешто што нема да го заборавите како "MyWordDocs". Напојте го со папки со имиња кои имаат смисла за вас и ги користат. Ако сте одговорни за изготвување белешки за неделен состанок, на пример, направете директориум за тие белешки и вклучете дополнителни папки во неа со месеци или години.
Ако имаш години на Word документи расфрлани за на вашиот компјутер и немаат време да ги отвори и да одлучи дали се чувари или не, само направете папка за секоја од годините оние стари документи се од и да ги испуштите сите 2010 документи во една папка, 2011 година во друга и така натаму, додека не сте време да ги ревидирате.
Користете конзистентен систем за наведување на датотеки
Воспоставувањето на систем за именување е можеби најважното нешто што можете да го направите за да им помогнете кога ќе дојде време да ги пронајдете саканите датотеки. Нема никој правилен начин да ги именувате вашите датотеки, но изборот на систем за именување и негово користење постојано е вреден за напор. Предлози се:
- Вклучете го типот на документот, така што на прв поглед можете да кажете дека секое име на датотека што содржи "Договор", "Закуп" или "Билтен" не е писмо кое го барате.
- Започнете го името со името на клиентот (или презимето на примателот ако документите се букви).
- Вклучете го датумот во името на датотеката.
Земи го своето време
Ако вашиот компјутер е веќе преполн со датотеки, не се обидувајте да се справите со вашите организациски проблеми одеднаш. Скршете ја работата на делови што можат да се управуваат и трошат 15 минути дневно работејќи на неа. Како што заокружувате долунаведените Word-датотеки на вашиот компјутер, ставете ги во една од папките што сте ги направиле, направите нова папка или избришете ги ако повеќе не ви се потребни. Ако не можете да размислувате, ставете ги во папка со наслов HoldUntilDate и одберете датум доволно далеку во иднина, ако до тогаш не сте ја отвориле папката, ќе се чувствувате удобно да ја избришете. Кои типови на папки што ги правите, ставете ги сите во една голема папка Word, така што ќе знаете каде да изгледате.