Како безбедно да ги споделуваме датотеките со луѓе
SharePoint Online, услугата заснована на облак, хостирана од Microsoft, е дел од планот за Office 365 или може да се добие како додаток на SharePoint Server. Главниот интерес за нови и надградени SharePoint Online сервиси е да се подобрат интерактивните разговори онлајн и да се олесни и посигурен за споделување на документи во движење.
Ако веќе сте корисник на SharePoint Online, можете да предвидите надградени услуги. SharePoint Online сега вклучува употреба на мобилни телефони и таблети и беспрекорно социјално искуство. Исто така вклучен во Office 365 е OneDrive for Business, професионална верзија на OneDrive за складирање документи во облакот што ви овозможува да синхронизирате со датотеки складирани на вашиот компјутер или сервер на компанијата.
Организирање на дозволи и корисници во групи
Дозволите за споделување на документи во SharePoint Online најдобро се прават според посакуваниот кориснички пристап. Нивоата на дозволи за SharePoint Online вклучуваат:
- Посетители - преглед на документи во прелистувачот
- Членови - уреди или да доставуваат документи
- Сопствениците - имаат целосна контрола на дозволата на веб-сајтот на SharePoint Online
За посетителите да преземаат документи, дозволите мора да вклучуваат "читање" пристап.
Може да се креираат нови имиња на групи за да се воспостави одредена корисничка група или тимска соработка . "Пример се дизајнери на сајтови," "автори" и "клиенти".
Споделување документи надвор од вашата организација
Надворешните корисници се обично добавувачи, консултанти и клиенти со кои сакате да споделувате документи од време на време.
Сопствениците на SharePoint Online кои имаат целосна контрола дозвола можат да споделуваат документи со надворешни корисници. Надворешните корисници може да се додадат во Посетител или Кориснички групи на корисници за подобро да управуваат со дозволите за споделување на документи.
- Споделете ги гостинските врски. Линк за гости може да се сподели преку е-пошта за да ги прегледа документите од библиотеката за документи на SharePoint Online. За да се минимизира ризикот дека документите ќе бидат споделени со некој друг, можете да побарате од надворешните корисници да се пријават. Овој чекор бара од Вас да поставите луѓе во Посетителите (или нелиценцирани корисници со пристап за читање) дозволи за да се осигурат дека гостинските линкови не можат да бидат отворен од анонимни корисници.
- Сподели со членови. Ако вашите надворешни корисници имаат претплата на Office 365 или се членови на вашиот сајт, може да побарате од нив да се пријават пред да пристапат до споделените документи. Овој чекор претпоставува дека сте ги додале во групата за дозволи за членство. Надворешните корисници без Microsoft Office можат да ја преземат датотеката, се додека имаат пристап за читање.
- Споделе јавна врска од OneDrive for Business. OneDrive е област за складирање на документи сместена во Office 365 ако вашата услуга е надградена. OneDrive најдобро се користи за споделување на датотеки со надворешни јавни корисници, одвоени од библиотеката за документи на SharePoint Online. OneDrive може да се смета за финална верзија на документ за гледање на јавноста - да објавуваш како линк од веб-сајт или блог, на пример. Вашата библиотека на документи за SharePoint Online може да биде извор, затоа направете копија за OneDrive за да ви помогне да ги разликувате двете области, ако одлучите да го користите OneDrive на овој начин.
- Споделување документи во вашата организација. Внатрешни корисници се лица во вашата организација или други одделенија. Типично ги споделувате документите поинаку, во зависност од тоа дали работите и соработувате во група или праќате документи на интранет за другите да го видат тековниот статус на знаење или верзијата на документот.
- Сподели со членови. Користењето на Office 365 со SharePoint Online овозможува пристап до Office Web Apps, лесна услуга базирана во прелистувачот која можете да ја користите за креирање, уредување и споделување на документи преку интернет. Корисниците со Microsoft Office можат да ги синхронизираат датотеките од нивниот компјутер со датотеки зачувани во SharePoint Online за да ги споделат со членовите. Исто така, корисниците со Microsoft Office можат да ги синхронизираат датотеките и папките од SharePoint Online на компјутер или мобилен уред за работа офлајн.
- Споделете со nonmembers. Под претпоставка дека не секој во вашата организација има претплата на Office 365, документите може да се делат во зависност од групата дозволи. На пример, не членовите, како што се извршните тимови во вашата организација, можеби ќе треба да ги проценат библиотеката за документи за документи каде што се опфатени пазарни интелигенции или кориснички искуства во оваа област.
- Сподели од OneDrive. Можете да споделувате датотеки со внатрешни корисници од OneDrive. Можете да го користите OneDrive како област на поставување пред да преместувате документи во библиотека на документи на SharePoint Online.