Прекинување на разликата помеѓу табеларни пресметки и база на податоци
Една од причините поради кои компаниите се колебливи да го користат Microsoft Access е недостатокот на разбирање на разликата помеѓу табеларни пресметки и база на податоци. Ова доведува многу луѓе да веруваат дека следењето на информациите за купувачи, купувачките нарачки и деталите за проектот во табеларна пресметка е соодветно за нивните потреби. Крајниот резултат е дека е тешко да се задржи контролата на конфигурацијата, фајловите се изгубени за корупција и вработените случајно ги пребришуваат релевантните информации. Со малку знаење за моќта и за многуте употреби на базата на податоци, полесно е за малите бизниси да видат кога табелата е доволна за работа и кога треба да се создаде база на податоци.
Важно е да се има основно разбирање за тоа што е база на податоци . Повеќето луѓе претходно имаат пристап до базите на податоци, како оние во јавната библиотека, но едноставно ги користат не е јасно колку табели и бази на податоци се различни. Трошењето на неколку минути за учење за бази на податоци ќе помогне да се направи јасна споредба.
Организација на податоци
Можеби најочигледната разлика помеѓу табелата и базата на податоци е начинот на кој се организираат податоците. Ако податоците се релативно рамни, тогаш табелата е совршена. Начинот да се одреди дали рамен маса е најдобра, прашајте дали или не сите точки на податоци лесно да се нацртаат на табелата или табелата? На пример, ако една компанија сака да ги следи месечните приходи во текот на една година, табелата е совршена. Табеларните пресметки се наменети да се справат со многу исти податоци, мапирање на напредокот на неколку клучни точки.
За споредба, бази на податоци имаат релациона структура на податоци. Ако некој корисник требаше да ги повлече податоците, ќе има бројни точки за разгледување. На пример, ако една компанија сака да ги следи своите месечни заработувачки и да ги спореди со конкурентите во текот на последните пет години, постои поврзаност помеѓу овие податоци, но не и еден фокус. Изработка на единствена табела за пријавување резултати ќе биде тешка, ако не и невозможна. Базите на податоци се дизајнирани да им олеснат на корисниците да генерираат извештаи и да водат пребарувања.
Комплексноста на податоците
Најлесен начин да се споредат дали податоците треба да се одржуваат во табеларна пресметка или база на податоци е да се разгледа колку се комплексни податоците. Ова помага да се разјасни како податоците треба да се организираат ако корисникот сè уште не е сигурен.
Податоците за табеларни пресметки се едноставни. Тоа може лесно да се додаде во една табела или шема и да се додаде во презентација, без да се исклучуваат информации. Лесно е да се одржува бидејќи следи само неколку клучни нумерички вредности. Ако се потребни само неколку редови и колони, податоците најдобро се зачувуваат во табела.
Базите на податоци имаат многу различни типови на податоци кои сите имаат врска со другите податоци во базата на податоци. На пример, компаниите задржуваат значителен износ на податоци за нивните клиенти, од имиња и адреси до нарачка и продажба. Ако некој корисник се обиде да префрли илјадници редови во табеларни пресметки, шансите се добри што треба да се пренесат во база на податоци.
Повторување на податоци
Само затоа што податоците треба да се ажурираат не мора да значи дека базата на податоци е потребна. Дали постојано ќе се повторуваат истите податоци? И дали бизнисот е заинтересиран за следните настани или акции?
Ако податоците поени се промени, но типот на податоци е ист и следи еден настан, таа информација е веројатно рамна. Еден пример е износот на продажбата во текот на една година. Временскиот период ќе се промени и броевите ќе се променат и нема да има повторени податоци.
Доколку некои делови од податоците останат исти, како што се информации за клиентите, додека други се менуваат, како што се бројот на нарачки и навременост на плаќањата, се следат дејства. Ова е кога треба да се користи базата на податоци. Активностите имаат многу различни компоненти за нив, и се обидува да ги следи сите тие бараат база на податоци.
Примарна цел на податоците
Табеларните табли се одлични за еднодневни настани кои не бараат следење на многу различни аспекти. За проекти кои имаат потреба од една или две графикони или табели за презентација пред да бидат архивирани, табелата е најдобар начин да се оди. Ако тимот или компанијата треба да бидат способни да ги пресметаат резултатите и да одредат проценти, тоа е местото каде што табеларните пресметки се најкорисни.
Базите на податоци се за подолги проекти каде што веројатно ќе се користат податоци повторно и повторно. Доколку се потребни белешки и коментари, податоците треба да се пренесат во база на податоци. Табеларните пресметки не беа дизајнирани да ги следат деталите, само неколку клучни нумерички точки.
Број на корисници
Бројот на корисници би можел да заврши како одлучувачки фактор за тоа дали да се користи табеларна пресметка или база на податоци. Ако проектот бара голем број на корисници да можат да ги ажурираат податоците и да прават промени, тоа не треба да се направи во табела. Многу потешко е да се одржи соодветна конфигурациска контрола со табеларна табела. Ако има само неколку корисници да ги ажурираат податоците, генерално помеѓу три и шест, табеларот треба да биде соодветен (иако мора да воспостави правила пред да се придвижи напред со неа).
Ако сите учесници на проект или цели сектори треба да направат промени, база на податоци е подобар избор. Дури и ако една компанија е мала и има само еден или двајца луѓе во одделот сега, размислете колку луѓе би можеле да завршат во тој оддел за пет години и да прашаат дали сите ќе треба да направат промени. Колку повеќе корисници на кои им е потребен пристап, толку е поголема веројатноста дека базата на податоци е подобра опција.
Исто така мора да се земе предвид безбедноста на податоците. Ако има многу чувствителни информации кои треба да се обезбедат, базите на податоци нудат подобра безбедност. Пред да направите потег, задолжително прочитајте за безбедносните прашања што треба да се разгледаат пред да креирате база на податоци.
Ако сте подготвени да направите нурнува, прочитајте ја нашата статија Претворање на табеларни пресметки до бази на податоци за да започнете со своето патување.