Направете свој шаблони на Word за да заштедите време, но прво планирајте ги
Ако често создавате документи кои содржат исто специјализирано форматирање, но не секогаш го содржат истиот текст - како што се фактури, пакувања за хартија, обрасци на писма итн. - можете да го автоматизирате процесот и да заштедите значително време со создавање на дефиниција во Word.
Што е образец?
За оние кои не се запознаени со шаблони, тука е брзо објаснување: Образец за Microsoft Word е тип на документ кој создава копија од себе кога ќе ја отворите. Оваа копија ги има сите дизајни и форматирање на шаблонот, како што се логоа и табели, но можете да го модифицирате со внесување содржина без менување на оригиналниот образец.
Можете да го отворите образецот онолку пати колку што сакате, и секој пат создава нова копија за себе за нов документ. Создадената датотека е зачувана како стандарден тип на датотека на Word (на пример, .docx).
Образецот Word може да содржи форматирање, стилови, текстуален код, макроа , заглавија и подножја, како и сопствени речници , ленти со алатки и записи за AutoText .
Планирање Word Template
Пред да креирате дефиниција за Word, добро е да создадете листа на детали што сакате да ги вклучите во неа. Времето што го трошите планирањето ќе ве спаси повеќе време на долг рок.
Еве неколку совети за тоа што треба да го вклучите:
- Било кој текст треба да биде во сите документи врз основа на образецот.
- Форматирање како колони, маргини, табулатори, белешки, фусноти, итн.
- Макроа што можеби сакате да ги користите, но се специфични за овој документ.
- За букви, внесете поле за датум што ќе се ажурира автоматски секој пат кога ќе се отвори образецот.
- Исто така, за писма, вклучете ја вашата адреса и информации за контакт.
- Користете полиња или AutoText за информации кои може да се променат, но секогаш ќе содржат ист тип на информации (на пр. Броеви на страници, наслов на документ, патека на датотеки итн.). Овој вид информации често се наоѓаат во заглавија и подножја.
- Ако вашиот документ содржи делови со различно форматирање, можете да го користите дескриптивниот текст на залемени, како што се TITLE или HEADING, во кое можете да напишете во копија создадена од образецот. На овој начин ќе има форматирање специфично за тој дел.
Откако ќе имате преглед на она што го сакате, поставете го прототипот документ во празен Word документ. Вклучете ги сите елементи што ги наведовте и дизајнот што го сакате за вашите документи.
Зачувување на вашиот нов шаблон
Зачувајте го документот како шаблон следејќи ги следниве чекори:
Word 2003
- Кликнете на датотеката во горното мени.
- Кликнете Save As ...
- Отидете до локацијата каде што сакате да ја зачувате вашата дефиниција. Зборот започнува во стандардната локација за зачувување на шаблони. Имајте на ум дека шаблоните зачувани на локации различни од стандардната локација нема да се појавуваат во полето за дијалог Обрасци при креирање на нови документи.
- Во полето "Име на датотека" внесете препознатлив шаблон име на датотека.
- Кликнете на паѓачката листа "Зачувај како тип" и изберете Шаблони за документи .
- Кликнете Save .
Word 2007
- Кликнете на копчето Microsoft Office во горниот лев агол.
- Поставете го покажувачот на глушецот над Save As .... Во секундарното мени што се отвора, кликнете Word Template .
- Отидете до локацијата каде што сакате да ја зачувате вашата дефиниција. Зборот започнува во стандардната локација за зачувување на шаблони. Имајте на ум дека шаблоните зачувани на локации различни од стандардната локација нема да се појавуваат во полето за дијалог Обрасци.
- Во полето "Име на датотека" внесете препознатлив шаблон име на датотека.
- Кликнете Save .
Word 2010 и подоцна верзии
- Кликнете на табулаторот File.
- Кликнете Save As ...
- Отидете до локацијата каде што сакате да ја зачувате вашата дефиниција. Зборот започнува во стандардната локација за зачувување на шаблони. Имајте на ум дека шаблоните зачувани на локации различни од стандардната локација нема да се појавуваат во полето за дијалог Обрасци при креирање на нови документи.
- Во полето "Име на датотека" внесете препознатлив шаблон име на датотека.
- Кликнете на паѓачката листа "Зачувај како тип" и изберете Шаблони за документи .
- Кликнете Save .
Вашиот документ сега е зачуван како шаблон со продолжување на датотеката .dot или .dotx што може да се користи за генерирање на нови документи врз основа на него.