Користењето поврзан текст во повеќе MS Word датотеки заштедува време
Ажурирањето на истиот текст во повеќе документи на Word може да биде одземае многу време, навистина одзема многу време ако имате многу документи за уредување. За среќа, MS Word вклучува исклучително корисна врска функција која може да го направи целиот процес навистина лесен, но мора да се подготвите за тоа.
Овој тип на поврзување е корисен ако текстот е ист во сите документи и , кога текстот треба да се ажурира, целиот текст треба да се ажурира . Ова е многу специфично сценарио, но оној што може да ви заштеди многу време ако го користите.
На пример, велат дека имате 20 Microsoft Word документи поставени за печатење на 20 различни листови од етикети за адреси, и секоја страница има десетици етикети. Ако мислите дека некогаш можеби ќе треба да ги ажурирате тие адреси, можете да го избегнете тоа рачно со изготвување на посебен документ со список на 20 адреси. Потоа, едноставно поврзете ги 20-те документи со една страница со адреси, така што кога ќе ја ажурирате адресата таму, ќе се ажурира и секој документ што ќе го поврзе со него.
Друг пример за да се разбере концептот на поврзување на Word документи може да се види ако имате неколку Word документи со вашето име внесено во секоја, но наскоро ќе стапите во брак. Наместо да се вратите во секој документ подоцна за да го промените вашето презиме, само ставете линк до друг документ, а потоа кога ќе го обновите вашето презиме таму, вашето име ќе се промени во сите други документи!
Како што можете да видите, тоа е едноставен начин да го замени текстот во повеќе Word документи одеднаш. Повторно, сепак, тоа е навистина само корисно ако го внесете истиот блок на текст насекаде и текстот ќе треба да се ажурира во одреден момент.
Забелешка: Овој тип на поврзување на текст не е ист како хиперлинкови кои отвораат веб-страници или други датотеки кога ќе се кликнат.
Како да вметнете текстуална врска во Word
- Во нов документ на Microsoft Word , внесете го текстот од кој ќе се поврзете од другите документи. Форматирајте го токму онака како што сакате да се појави во сите документи. За да позајмиш од првиот пример погоре, овој документ е местото каде што ќе напишете 20 различни адреси.
- Зачувајте ја датотеката за да генерирате врска. Не е важно каде ќе ја зачувате, но бидете сигурни дека знаете каде е.
- Важно: Ако ќе ја преместите датотеката која го содржи текстот, мора повторно да внесете ажурирана врска до текстот во сите поврзани документи, па затоа најдобро е да се разгледа ова пред да одберете каде да ја зачувате.
- Означете го текстот што сакате да го поврзете за да биде избран.
- Десен-клик или допрете-и-држете го избраниот текст, а потоа изберете Копирај од менито. Друга опција е да ја користите вашата тастатура : користете Ctrl + C на компјутер или Command + C на Mac.
- Од друг документ или дури и истиот, поставете го курсорот каде и да сакате поврзаниот текст да отиде. Секогаш можете да ја промените локацијата подоцна, исто како што можете при преместување на кој било текст.
- Од јазичето Дома во поновите верзии на Word, одберете ја малата стрелка под "Вметни" и потоа изберете ја опцијата " Вметни ...". Во постарите верзии, користете го менито Уреди за да го изберете Специјалниот елемент Вметни .
- Од дијалог прозорецот "Вметни специјални", изберете ја опцијата " Вметни врска" .
- На десната страна од тој екран има неколку опции, но Форматиран текст (RTF) е оној кој го вклопува поврзаниот текст токму како што се појавува во оригиналниот документ.
- Повторете го овој процес онолку пати колку што ви треба во истиот документ или за секој одделен документ што сакате да го поврзете со оригиналниот текст.