Основи на Microsoft Access 2010

Microsoft Access има три главни компоненти: табели, прашања и форми

Секоја компанија што е оптоварена со големи количини на податоци кои треба да се следат или од систем кој користи документи за хартија, текстуални документи или табеларни пресметки за да ги следи критичните информации може да има корист од префрлањето на системот за управување со податоци. Системот на бази на податоци како Microsoft Access 2010 може да биде токму она што му е потребно на компанијата.

Што е база на податоци?

На најосновно ниво, база на податоци е организирана колекција на податоци. Системот за управување со бази на податоци (DBMS), како што е Microsoft Access, ви обезбедува софтверски алатки кои ви се потребни за да ги организирате тие податоци на флексибилен начин. Вклучува објекти за додавање, менување и бришење на податоци од базата на податоци, поставување прашања за податоците зачувани во базата на податоци и изготвување на извештаи во кои се сумираат избрани содржини.

Компоненти на Microsoft Access 2010

Microsoft Access 2010 им овозможува на корисниците едноставно и флексибилно решение за DBMS. Редовните корисници на Microsoft производи го ценат познатиот изглед и чувство на Windows и тесната интеграција со други производи од семејството на Microsoft Office.

Три од главните компоненти на пристап што повеќето корисници на базата на податоци се среќаваат се табели, пребарувања и форми. Ако само што почнувате со пристап и не имате веќе пристапна база на податоци за пристап, прочитајте за Базата на податоци Создавање пристап 2010 од нула.

Табели Дали зградата блокови

Табелите се основни градежни блокови на секоја база на податоци. Ако сте запознаени со табеларни пресметки, ќе најдете слични табели на бази на податоци. Типична база на податоци може да содржи информации за вработените, вклучувајќи ги и карактеристиките како име, датум на раѓање и наслов. Може да биде структурирана на следниов начин:

Испитај ја изградбата на табелата и ќе откриеш дека секоја колона од табелата одговара на одредена карактеристика на вработениот - или атрибут во однос на базата на податоци. Секој ред одговара на еден конкретен вработен и ги содржи неговите или нејзините информации. Тоа е сè што има за тоа. Ако тоа ви помогне, размислете за секоја табела како листа на информации во стилот на табеларни пресметки.

Барања за добивање на информации

Базата на податоци што само ги чува информациите би била бескорисна; ви се потребни методи за добивање информации. Ако едноставно сакате да се потсетите на информациите што се зачувани во табела, Microsoft Access ви овозможува да ја отворите табелата и да дојдете низ записите содржани во неа. Сепак, вистинската моќ на базата на податоци лежи во неговите способности за да одговори на сложените прашања. Прашањата за пристап даваат можност за комбинирање на податоци од повеќе табели и поставување на специфични услови за превземените податоци.

Замислете дека вашата организација бара едноставен метод за креирање на листа на оние производи кои во моментот се продаваат над нивната просечна цена. Ако едноставно ја превземете табелата со информации за производот, исполнувањето на оваа задача ќе бара голема количина на сортирање преку податоци и вршење пресметки со рака. Сепак, моќта на барањето ви овозможува да побарате пристапот да ги врати само оние записи што ги исполнуваат условите за ценовна состојба над просекот. Дополнително, можете да наведете на базата на податоци да ја наведат само името и цената на единицата на предметот.

За повеќе информации за моќта на барањето за базата на податоци во Access, прочитајте Креирање на едноставен пребарувач во Microsoft Access 2010.

Форми Вметни информации

Досега сте прочитале за концептите за организирање на информациите во базата на податоци и прибирање информации од базата на податоци. Сеуште ви се потребни механизми за да ги ставите информациите во табелите на прво место. Microsoft Access обезбедува два основни механизми за постигнување на оваа цел. Првиот метод е да се подигне табелата во прозорец со двојно кликнување на неа. Потоа додадете информации на дното од табелата, исто како што би додале информации во табела.

Пристап, исто така, обезбедува кориснички-пријателски форми интерфејс. Интерфејсот им овозможува на корисниците да внесуваат информации во графичка форма и тие информации транспарентно да се пренесат во базата на податоци. Овој метод е помалку застрашувачки за операторот за внес на податоци, но бара малку повеќе работа од администраторот на базата на податоци. За повеќе информации, прочитајте Креирање на форми во пристапот 2010

Извештаи за пристап до Microsoft

Извештаите обезбедуваат способност да произведат атрактивни форматирани резимеа на податоците содржани во една или повеќе табели и прашања. Преку употреба на трикови и шаблони за кратенки, корисниците на базата на знаење можат да креираат извештаи за неколку минути.

Да претпоставиме дека сакате да создадете каталог за да ги споделите информациите за производите со тековните и потенцијалните клиенти. Овој вид информации може да се извадат од базата на податоци преку разумната употреба на прашањата. Сепак, информацијата е претставена во табеларна форма - не е токму најатрактивниот маркетинг материјал. Извештаите овозможуваат вклучување на графика, атрактивно форматирање и паганизација. За повеќе информации, погледнете Креирање извештаи во Пристапот 2010.