Како да ги користите Категории на контакти како Дистрибутивни листи во Outlook

Алтернатива на групи и дистрибуција на листи

Outlook дистрибуции листи се пригоден за испраќање на група на луѓе брзо. Тие исто така се невозможни за пребарување, тешко е да се администрира и малку прецизно да се подигне. Категоризираните контакти прават флексибилни листи за дистрибуција на е-пошта користејќи спојувања на Outlook.

Outlook ви овозможува да доделите било кој број на категории на вашите контакти. Потоа можете да го сортирате вашиот адресар по категорија-и, престо, тука е вашата нова елегантна, разновидна и стабилна листа за дистрибуција.

Користете Категории на контакти како Дистрибутивни листи во Outlook

Можете да креирате дистрибуција или мејлинг листа со категории во Outlook со следните чекори.

1. Отворете Контакти во Outlook.
   • Притиснете Ctrl-3 , на пример.
2. Осигурајте се дека сите контакти што сакате да ги додадете во вашата нова листа за дистрибуција се обележани.
   • За да додадете луѓе што сеуште не се во вашите Outlook контакти , прво создајте ги, користејќи Ctrl-N .
   • Можете да истакнете повеќе записи со држење на Shift-Ctrl додека ги одбирате со помош на глувчето и опсег со тоа што го држите само Shift-Ctrl .
3. Осигурајте се дека главната лента е избрана и проширена.
4. Кликни Категорирај во делот Тагови .
5. Изберете Сите категории ... од опаѓачкото мени.
6. Кликнете New ... во прозорецот Категории на боја .
7. Внесете го саканото име на листата на дистрибуции (на пр. "Пријатели и семејство (Листа)") под Име :.
8. Изберете None во боја: или, се разбира, вашата посакувана боја.
9. Кликнете ОК .
10. Сега повторно кликнете OK, откако ќе потврдите дека новата категорија е проверена во прозорецот Категории на боја .

За да додадете нови членови во листата за дистрибуција во секое време:

1. Одете во Контакти во Outlook.
2. Означете ги сите контакти што сакате да ги додадете во листата.
3. Проверете дали лентата за домот е проширена.
4. Кликни Категорирај во делот за тагови на лентата.
5. Бидете сигурни дека категоријата на листата е избрана.
   • Ако категоријата не се појави во менито:
     1. Изберете Сите категории ... од менито.
     2. Осигурете се дека листата на листата е проверена во колоната Име .
     3. Кликнете ОК .

Испратете порака до вашата листа за дистрибуција на категории

За да составите нова порака или барање за состанок на сите членови на листата за дистрибуција на категорија:

1. Одете во Контакти во Outlook.
2. Кликнете на Контакти за пребарување .
   • Можете исто така да притиснете Ctrl-E .
3. Осигурајте се дека лентата за пребарување се прошири.
4. Кликни категоризирано во делот " Префинирај лента за пребарување".
5. Одберете ја саканата категорија од менито што се појавило.
6. Отворете ја лентата за дома .
7. Кликнете Mail Merge во делот Actions .
8. Осигурајте се дека сите контакти во тековниот приказ се избрани под Контакти .
9. Типично, бидете сигурни
   • Формуларните писма се избираат под Тип на документ: и
   • Е-пошта под Спојување на: во делот Опции за спојување .
10. Внесете го предметот за е-пошта под Subject line за порака :.
11. Кликнете ОК .
12. Компонирајте го текстот на е-поштата во Word.
    • Можете да ги користите алатките во полето за пишување и вметнување полиња на лентата за пораки за да прилагодите честитки за секој примач, на пример, и да вметнете или да користите други полиња на адресарот.
    • Прегледни резултати ви овозможуваат да ги тестирате вашите полиња и правила кои ќе произлезат во е-поштата на секој примател.
13. Кликнете Finish & Merge во делот Заврши лента на мејлинг .
14. Изберете Send Email Message ... од менито што се појавило.
15. Осигурете се дека соодветното поле за електронски адресар (обично е -пошта ) е избрано во До: за опции за порака .

1. Избери Обичен текст или HTML (вклучува форматирање) под Форматот на пошта:.
   • Обично е подобро да се избегне прилогот за овој избор; тој ќе го достави текстот на пораката како прилог на Word, чии приматели обично не можат директно да читаат, но мора да се отворат одделно.
2. Бидете сигурни дека Сите е избрано под Испрати записи .
3. Кликнете ОК .
4. Ако се побара:
   1. Кликни врз Дозволи под А се обидува да пристапи до информации за е-поштенска адреса складирани во Outlook.

Можете да го затворите и да го отфрлите или зачувате документот во Word како што сакате.

Користете категории на контакти како Дистрибутивни листи во Outlook 2007

Да креираш дистрибуција или мејлинг листа со категории во Outlook 2007:

• Одете во Контакти во Outlook.
• Означете ги сите контакти што сакате да ги додадете во вашата нова листа за дистрибуција.
  • За да додадете луѓе кои сеуште не се во вашите Outlook контакти, прво создајте ги со Ctrl-N .
• Кликнете на копчето Categorize toolbar.
  • Можете исто така да изберете Actions> Categorize од менито.
• Изберете Сите категории ... од опаѓачкото мени.
• Кликнете Нова ...
• Внесете го саканото име на листата на дистрибуции (на пр. "Пријатели и семејство" (Листа)).
• Изберете None од опаѓачкото мени Color:.
• Кликнете ОК .
• Кликнете ОК повторно откако сте потврдиле дека новата категорија е проверена.

За да додадете нови членови подоцна, назначете им соодветна категорија поединечно.

Испратете порака до листата за дистрибуција на вашата категорија во Outlook 2007

За да составите нова порака или барање за состанок на сите членови на листата за дистрибуција на категорија:

• Одете во Контакти во Outlook.
• Изберете View> Current View> By Category од менито.
• Кликнете на табулаторот за посакуваната листа.
• Изберете Акции> Креирај> Нова порака кон контакт или акции> Креирај> Барање за нова средба за контакт од менито.
• Кликнете Во ред ако Outlook ве известува дека вашата акција ќе важи за сите елементи во групата.
• Кликнете во полето To ....
  • Outlook ја стави целата адреса во полето To: За листа на пораки, обично е подобро да се имаат сите адреси во полето Bcc : за да се избегнат откривајќи адреси. Ако е соодветно, можете да ги оставите адресите во полето To: се разбира, или да ги преместите во полето Cc:.
  • За контакти со повеќе адреси на е-пошта, Outlook ги вметнува сите. Најдобро е да ги избришете непотребните адреси.
• Притиснете Ctrl-A .
• Притиснете Ctrl-X .
• Осигурајте се дека полето Bcc ... е видливо.
• Кликнете во полето Bcc ....
• Притиснете Ctrl-V .
• Внесете ја вашата е-адреса во полето За ....
• Продолжете да компонирате пораката или барањето за состанок.

(Тестирани со Outlook 2007 и Outlook 2016)