Запознајте се, поставувајте го контекстот и чувајте го краток
Инстант пораките може да бидат стандарден метод за комуникација за вас, но некои луѓе сеуште го сметаат за застрашувачки. Ако сте навикнати да испраќате текстуални пораки или пријатели и колеги од инстант пораки, можеби нема да сфатите како изгледа текстот да излезе од левото поле на нов контакт. Овој тип на изненадување е особено загриженост во деловниот контекст. Кога користите текстови во бизнисот, држете го воодушевениот бонтон за пораки и следете неколку едноставни правила на однесување.
Побарајте дозвола да испратите текстуална порака
Дали лицето на кое сакате да се согласи да се контактира на тој начин? Не претпоставувајте дека секој носи мобилен телефон во секое време да прима текстуални пораки или е онлајн за да пристапи до инстант пораки преку мрежа, Фејсбук или други програми за инстант пораки. Прашајте лично или во телефонски разговор како поединците сакаат да бидат контактирани. Може да откриете дека имаат ограничен план за испраќање или дека употребата на IM е обесхрабрена на нивните работни станици.
Воведете се кога испраќате почетна порака
Запознајте се со вашата порака и кратко. Додека вашето име, прекар или телефонски број може да се покаже, во зависност од методот на пораки што го користите, примачот го гледа текстот надвор од контекстот. Започнете ја пораката со вовед и референтна рамка, како што се:
- "Јас сум Џоан Смит од XYZ Consultants. Дали имате време да разговарате за прашањето што ми го поставивте на телефон минатата недела?"
- "Тоа е Бред Џонс од сметководството, имам прашање во врска со вашето барање за надомест. Дали имате време да одговорите сега, или треба да ве повикам подоцна?"
Со тоа, избегнувате да се чини дека вашата порака е случајно и можеби погрешно насочено прашање од лице што примачот може да го запомни само нејасно или воопшто не.
Додека многу програми за инстант пораки имаат архива која им овозможува на луѓето да дознаат кој сте и за што зборувате во минатото, обично е добра идеја да се претставите уште пократко во следните разговори, особено ако сте го смениле прекар или телефонски број.
Чувајте ја првата порака на кратка низа
Започнете со воведувањето и контекстот само додека лицето не реагира. Во спротивно, можете да компонирате и да испратите детална порака која никогаш не е видена. Ова е добра пракса за сите низи на пораки.
Следете се политички ако не добиете одговор
Испраќањето на текстуална порака или IM и не примање одговор може да значи неколку работи. Лицето може да ве игнорира, но поверојатно е дека лицето не го следи телефонот или компјутерот за да ја видат вашата порака. По соодветно време, следете со дополнителна порака, но исто така обидете се да го контактирате лицето преку е-пошта или телефон. Кога е соодветно, можете исто така да застанете на масата на лицето.
Овие протоколи се враќаат на тоа како луѓето претпочитаат да бидат контактирани. Додека пораките може да бидат единствениот начин на кој сакате да комуницирате, тоа не е прв избор на секому. Ако сакате да имате продуктивни работни односи, разберете и почитувајте дека луѓето имаат различни преференци.