Нетикета што треба да ја знаете
Додека секој користи е -маил барем за некои деловни комуникации секој месец, некои од нас ќе користат е-пошта како дневна алатка за да ја извршиме нашата професионална работа. Ќе користиме е-пошта за да комуницираме со клиенти, соиграчи, претпоставени и можни нови вработувања или можни нови работодавачи. И да, овие луѓе ќе ни судат со нашата способност да создадеме јасна и професионална пишана порака.
Етикета за електронска пошта, или "нетикета", е околу 27 години од World Wide Web. Наттикета е збир на нашироко прифатени упатства за тоа како да покажете почит и компетентност во вашата е-пошта. За жал, постојат луѓе кои никогаш не си земале време да научат етикета за е-пошта за деловни поставки. Уште полошо: постојат луѓе кои збунуваат етикета на е-пошта со лабавиот и неформален стил на текстуални пораки.
Не дозволувајте лошо стокмено е-мејл да го уништи вашиот кредибилитет со клиент или супериор или потенцијален работодавач. Еве ги правилата за етикетирање на е-пошта, кои ќе ви послужат добро и ќе ви заштедат непријатност на работното место.
01 од 10
Вметнете ја адресата за е-пошта како последно што правите пред испраќањето.
Ова изгледа контра-интуитивно, но ова е одлична форма. Чекајте до самиот крај на вашето пишување и лекторирање пред да ја додадете адресата на е-поштата во насловот на е-поштата. Оваа техника ќе ве спаси од срам за случајно испраќање на пораката прерано пред да ја завршите вашата содржина и лекторирање.
Ова е особено критично за подолга е-пошта која има чувствителна содржина, како што е поднесување барање за работа, одговарање на прашање на клиентот или пренесување лоша вест до вашиот тим. Во овие случаи, одложувањето на адресата за е -пошта додава безбедност кога треба да се оддалечиш од е-пошта за некое време за да ги собереш своите мисли и да ги пробаш своите зборови во твојот ум.
Ако одговарате на е-пошта и сметате дека содржината има чувствителност, тогаш едноставно едноставно избришете ја е-поштенската адреса на примачот додека не сте подготвени да испратите, а потоа додадете ја адресата назад. Можете алтернативно да ја исечете и прилепите е-адресата на примачот во датотека Notepad или OneNote страница, напишете ја е-поштата, а потоа ја пресечете и залепете ја е-поштенската адреса назад.
Верувајте ни во врска со ова: празна email адреса додека автори ќе ви заштеди значителна тага еден ден!
02 од 10
Тројно проверете дали испраќате точно лице.
Ова е особено важно ако работите во голема компанија или владин оддел. Кога праќате чувствителна порака до "Мајк" или "Хедер" или "Мохамед", софтверот за е-пошта ќе сака да ја напише целосната адреса за вас. Популарните имиња како овие ќе имаат многу резултати во адресарот на вашата компанија , и случајно би можеле да испратите подоцна на вашиот потпретседател или доверлив одговор на луѓето во сметководството.
Благодарение на правилото # 1 за нетикети, го оставивте обраќањето до крај, па тројната проверка на адресата на е -поштата на примачот треба да помине беспрекорно како последен чекор пред испраќање!
03 од 10
Избегнувајте "Одговор на сите", особено во голема компанија.
Кога ќе примите емитување испратено до десетици луѓе, мудро е само да одговорите на испраќачот. Ова е особено точно ако е компанија која се емитува со големи дистрибутивни листи.
На пример: генералниот менаџер ја испраќа целата компанија за паркирање во јужниот дел и бара од луѓето да ги почитуваат нумерираните и доделените штандови за кои вработените плаќаат. Ако кликнете на "одговорот на сите" и почнете да се жалите дека другите вработени ќе го загрозат вашето лично возило и ќе ја изгребат бојата, би можеле да му наштетите на напредокот во кариерата со тоа што ќе станете претпријатие.
Никој не сака да прима пораки кои не се однесуваат на нив . Уште повеќе, никој не го цени жалење кон групата или слух за вашите лични поплаки, емитувани во емитувачки формат.
Избегнете го овој непријател и користете индивидуален одговор на испраќачот како основно дејство. Дефинитивно, исто така, видете го правилото # 9 подолу.
04 од 10
Користете професионални честитки наместо колоквијални изрази.
Најдобар начин да започнете професионална е-пошта е некоја верзија од следното:
1. Добро попладне, г-ѓа Чандра.
2. Здраво, проектниот тим и волонтерите.
3. Здраво, Џенифер.
4. Добро утро, Патрик.
НЕ, под никакви околности, користете ги следниве за да започнете професионална е-пошта:
1. Еј,
2. Суп, тим!
3. Здраво, Џен.
4. Морнин, Пат.
Колоквијалните изрази како 'еј', 'yo', 'sup' може да изгледаат пријатно и пријатно за вас, но тие всушност го нарушуваат вашиот кредибилитет во бизнис-амбиент. Додека вие сигурно може да ги користите овие колоквиуми во разговорот откако ќе имате доверлив однос со другата личност, лоша идеја е да ги користите овие зборови во деловна е-пошта.
Дополнително, лоша форма е да се направат кратенки за правопис, како што се "умор". Многу лоша форма е да го скратите името на некого (Џенифер -> Џен), освен ако тоа лице не го замоли да го сторите тоа.
Како и со сите интелигентни деловни комуникации, паметно е да се згрешат на страната дека се премногу формални и покажувате дека верувате во етикета и почит.
05 од 10
Ја корегира секоја порака, како да зависи од вашата професионална репутација.
И навистина, вашата репутација лесно се растура со слаба граматика, лоши зборови и лошо избрани зборови.
Замислете како вашиот професионализам ќе го погоди ако случајно го испратите ' Треба да го проверите вашиот метод , Ала ', кога навистина требаше да кажете ' треба да ја проверите математиката, Алма' . Или ако кажете " можам да направам интервју утре ", кога мислевте " можам да направам едно интервју утре ".
Лексификувате секоја е-пошта што ја испраќате; направете го тоа како да вашата професионална репутација зависи од тоа.
06 од 10
Концизна и јасна предметна линија ќе постигне чуда (и ќе ви помогне да ги прочитате).
Предметот е и насловот за комуникација и начин за сумирање и означување на вашата е-пошта, за да може лесно да се најде подоцна. Јасно треба да ја резимира содржината и секоја посакувана акција.
На пример, предметната линија: "кафе" не е многу јасна.
Наместо тоа, пробајте "Опции за персоналот на кафе: потребен е ваш одговор"
Како втор пример, предметната линија " вашето барање " е премногу нејасна.
Наместо тоа, пробајте јасна тема за теми како: ' Вашето барање за паркирање: потребни се повеќе детали' .
07 од 10
Користете само два класични фонтана: Arial и Times Roman variants, со црно мастило.
Може да биде примамливо да додавате стилски бои на лицето и боите на вашата e-mail порака за да бидете нејасни, но подобро е да користите црна 12-pt или 10-pt Arial или Times New Roman. Слични варијанти како Тахома или Калибри исто така се во ред. И ако привлекувате внимание на одредена фраза или куршум, тогаш црвеното мастило или задебелен фонт може да биде многу корисно во умереноста.
Проблемот е кога вашите пораки почнуваат да станат некохерентни и нефокусирани или почнуваат да ги пренесуваат непријатните или деструктивни ставови од ваша страна. Во светот на бизнисот, луѓето сакаат комуникациите да бидат доверливи и јасни и кратки, а не декоративни и оттргнувачки.
08 од 10
Избегнувајте сарказам и негативни / snooty тонови, по секоја цена.
Е-поштата секогаш не успева да пренесе вокална флексија и говор на телото. Она што мислите дека е директен и јасен, всушност, може да се најде како суров и значи откако ќе се стави во вашата е-пошта. Не користејќи ги зборовите "ве молам" и "благодарам" ќе предизвика негативни потипови. И она што го сметате за хумористични и светлината, всушност, може да се пренесува како понижувачко и грубо.
Давањето почитуван тон и убаво однесување во е-пошта трае вежбање и големо искуство. Тоа ви помага кога ја читате е-поштата гласно за себе, или дури и за некој друг пред да го испратите. Ако нешто во врска со е-поштата изгледа значи или грубо, тогаш преработи го.
Ако сте уште заглавени со тоа како да го пренесете тонот на нешто во е-пошта, тогаш сериозно размислете за подигање на телефонот и доставување на пораката како разговор.
Запомнете: е-поштата е засекогаш, и откако ќе ја испратите таа порака, никогаш не можете да ја повлечете.
09 од 10
Да претпоставиме дека светот ќе ја прочита вашата e-mail, па така планирајте.
Всушност, е-пошта е засекогаш. Може да се пренасочат на стотици луѓе за неколку секунди. Тоа може да биде повикан од страна на полицијата и даночните ревизори треба да има некогаш истрага. Тоа дури може да го направи и во вестите или во социјалните медиуми.
Ова е широка и застрашувачка одговорност, но тоа е оној што сите ние го носиме: она што го пишувате во е-пошта лесно може да стане јавно знаење. Изберете ги вашите зборови внимателно, и ако мислите дека има некоја шанса дека може да ве угриза назад, тогаш сериозно сметајте дека не ја испраќате пораката на сите.
10 од 10
Секогаш завршувај со краток класичен "благодарам" и блок со потпис.
Моќта на слабините како "благодарам" и "ве молам" се неимерлива. Исто така, дополнителните неколку секунди за да го вклучите вашиот блок за професионален потпис, зборуваат многу за вашата внимателност кон деталите, и дека сте сопственик на вашите комуникации со печат на вашето име и информации за контакт.
Здраво, Шајлеш.
Ви благодариме за вашето истражување за нашите услуги за вез во TGI Sportswear. Јас би бил многу среќен да разговарам со вас на телефон за да ви кажам повеќе за нашите спортски јакни опции за вашиот тим. Исто така, можевме да ја посетиме нашата изложбен салон подоцна оваа недела, и можам да ви ги покажам нашите примероци лично.
Кој број можам да ви се јавам? Јас сум на располагање да разговарам по 13:00 денес.
Ви благодарам,Пол Џилс
Директор на Клиентски услуги
TGI, Incorporated
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"Вашето брендирање е наш фокус"