Во зависност од верзијата на Microsoft Office што ја користите, може да содржи различни апликации. Нудењето база обично содржи Word, Excel, PowerPoint и Outlook. Изгледа дека PowerPoint не нуди вградена сигурност, но Word, Excel и Outlook обезбедуваат одредено ниво на енкрипција.
Обезбедување на Word Docs
За Microsoft Word документи (Word 2000 и понови), можете да изберете повисоко ниво на безбедност при зачувување на датотека. Наместо едноставно кликнување на "Зачувај", кликнете Датотека , потоа Зачувај како и следете ги овие чекори:
- Кликнете на Tools во горниот десен агол на дијалогот за зачувување на датотеки
- Кликнете на безбедносните опции
- Полето за безбедност Опции обезбедува различни опции:
- Можете да внесете лозинка во полето до Лозинката за да се отвори ако сакате датотеката да биде потполно недостапна без лозинката
- Во Word 2002 и 2003, можете да кликнете на копчето Напредно до полето за лозинка за да изберете повисоко ниво на енкрипција што е уште потешко да се влезе во
- Можете да внесете лозинка во полето до Лозинката за да промените дали е во ред другите да ја отворат датотеката, но сакате да ограничите кој може да направи промени во датотеката
- На дното на полето за безбедност опции, исто така, предвидени се некои опции за заштита на приватноста на документот:
- Отстрани лични информации од својствата на датотеката при зачувување
- Предупредувајте пред да печатите, зачувувате или испраќате датотека што содржи следи промени или коментари
- Зачувување на случаен број за подобрување на точноста на спојувањето
- Направете скриена маркација видлива при отворање или зачувување
- Кликнете Во ред за да го затворите полето за безбедност
- Изберете име за вашата датотека и кликнете на Зачувај
Обезбедување датотеки на Excel
Excel нуди многу сличен стил на заштита на Microsoft Word. Само кликнете на Датотека , Зачувај како и следете ги овие чекори:
- Кликнете на Tools во горниот десен агол на дијалогот за зачувување на датотеки
- Кликнете на Општите опции
- Можете да внесете лозинка во полето до Лозинката за да се отвори ако сакате датотеката да биде потполно недостапна без лозинката
- Можете да кликнете на копчето Напредно до полето за лозинка за да изберете повисоко ниво на енкрипција, што е уште потешко да се пробие
- Можете да внесете лозинка во полето до Лозинката за да промените дали е во ред другите да ја отворат датотеката, но сакате да ограничите кој може да направи промени во датотеката
- Кликнете Во ред за да го затворите полето Опции
- Изберете име за вашата датотека и кликнете на Зачувај
Обезбедување Outlook PST датотеки
Вистинското дигитално потпишување и енкрипција на дојдовните или појдовните е-пораки и нивните прилози на датотеки е целина посебно прашање кое ќе се објасни уште еднаш. Меѓутоа, ако се случи да изнесете податоци од вашите Microsoft Outlook папки во PST-датотека, можете да додадете заштита за да се обезбеди дека податоците не се достапни од други. Едноставно следете ги овие чекори:
- Кликнете на датотеката
- Изберете Увоз и извоз
- Изберете Извоз во датотека и кликнете на Следно
- Изберете датотека Лична папка (.pst) и кликнете Next
- Изберете ја папката или папките што сакате да ги извезувате (и одберете го полето за Вклучи потпапки ако сакате) и потоа кликнете Next
- Изберете излезна патека и име на датотека и одберете една од опциите за извозната датотека, а потоа кликнете Finish
- Замени ги дупликатите со изнесени предмети
- Дозволи да се создадат дупликати ставки
- Не извезете дупликати предмети
- Под Подесување на шифрирање , изберете една од следниве опции
- Нема енкрипција
- Компресибилна енкрипција
- Висока енкрипција
- На дното од екранот внесете лозинка за да ја отворите шифрирана PST датотека (мора да ја внесете истата лозинка во двете полиња за да потврдите дека сте ја напишале лозинката онака како што сте имале намера, инаку можеби нема да можете да отворите своја датотека)
- Одберете дали да ја зачувате оваа лозинка и во вашата листа со лозинки
- Кликнете Во ред за да го завршите извозот на датотеки
(Ревидирани од Енди О'Донел)