Има многу добри причини зошто дигитализацијата на хартиените документи може да биде огромна помош кога станува збор за организирање на вашата домашна канцеларија (или, за таа цел, вашиот дом). Прво на сите, може да се ослободите од многу екстра хартија што е преполн со фиоки и датотеки, или преземање вредно биро простор.
Дигиталните датотеки (дури и PDF-датотеки) може да се конвертираат во датотеки што се пребаруваат со користење на софтвер за оптички препознавање знаци (OCR), кој обично доаѓа со печатачот (HP има многу кул видео кое објаснува како функционира OCR и како може да помогне да се поедностави задачата поедноставување на вашиот живот).
Тоа значи дека не само што вашите информации не заземаат ниту една соба, тоа е исто така многу полесно да се најде отколку што би било на хартија. И можете да ги зачувате вашите дигитални датотеки, како сакате - на CD или DVD, на флеш диск, во онлајн складирање, или сите погоре. Така можете да бидете сигурни дека кога ви треба нешто, можете да ги добиете своите раце на неа.
Кога ќе почнете да ги дигитализирате домашните датотеки, тоа е совршено време за создавање на организиран сет на датотеки што ќе го направат вашиот живот поедноставен. Размислете за категориите на потребните документи и поставете папка за секоја од нив. Кредитни картички во една папка; автомобил осигурување документација во друга; телефонски сметки, сметки за намирници, сметки за поправка за дома, и така натаму, на сите може да им се дадат посебни папки. И во секоја папка, креирајте подпапки за секоја година (или месец). Многу е полесно да се започне со организиран систем, а потоа едноставно да додадете нови документи во вистинската датотека додека одите заедно отколку да продолжите да се обидувате да го преуредите системот секој пат кога новиот прием добива скенирање.
Осигурајте се дека вашиот скенер или печатач дојде со OCR софтвер (ABBYY FineReader софтверот се чини дека доаѓа во пакетот со многу од печатачите и скенерите што ги тестирав). Ако не најдеш, не паничи. Има добри шанси да имате веќе пристоен OCR софтвер веќе инсталиран на вашиот компјутер, се додека користите Windows. Cool OCR софтверот што веќе го имате ќе ве води низ процесот на лоцирање и користење на тој софтвер заедно со вашиот скенер за да креирате документи за уредување.
Се разбира, тоа доведува до уште една важна поента: Вие треба да имате најмалку скенер на документи ако сакате да ја направите оваа работа. Не треба да биде скапо, или фенси. Ако немате еден, сега е добро време да барате еден; започнете со овие Прегледи на фото скенери и скенери за документи за некои најдобри купувања. Ако не сакате посебен скенер, евтин печатач "сè-во-едно" ќе ја заврши работата совршено добро.
Значи тука е тешко дел. Добивањето на системот не е премногу слабо; дури и скенирање на вашата документација нема да биде премногу тешко. Она што е тешко е да бидете сигурни дека автоматски го правите секој пат кога ќе добиете нови сметки или документи. Инаку, трудовите ќе почнат да се собираат повторно, и ќе се чувствувате како да сте го трошеле вашето време. Па се држи со тоа!