Користење на финансиски техники за да се оправда аспирацијата за ИТ актива
Оправдуването на ИТ инвестициите е критична вештина за секој што работи во технологијата. Додека голем број ИТ одлуки за инвестиции ќе бидат направени од страна на раководството во ИТ организација, често предлозите за нова опрема или услуги ќе доаѓаат од ИТ персоналот. Важно е да се разберат терминологијата и основните техники за правење случај да се инвестира во нов дел од опремата. Едно е да побарате да го замените софтверот за помош на корисниците. Веројатно ќе слушнете "ние ќе го разгледаме тоа - бла бла блах". Алтернативно, велат дека нешто како "замена на нашиот софтвер за помош на софтвер ќе заштеди 35.000 долари годишно и ќе плати за себе за 3 години", ќе добиете многу попозитивен одговор од вашиот ИТ менаџмент. Можам да ве уверам за тоа.
Оваа статија ќе ви даде основни вештини потребни за да се анализираат и да се создаде вреднување за предложената ИТ инвестиција. Треба да ги разберете основите пред да земете длабоко нуркање во овие финансиски техники. Гледајте за идните статии каде што ќе дадам понапредни аналитички техники за оправдување на ИТ инвестиција во опрема или услуга.
Основна ИТ инвестициона анализа Терминологија
Капитални расходи (CAPEX): Капиталот е термин кој се користи за разликување на набавката која има корисен век на повеќе од една година. На пример, кога една компанија купува лаптоп за вработен, се очекува дека лаптопот ќе трае 3 или 4 години. Сметководителите бараат овој вид на ИТ инвестиција да се потроши за тој период, наместо да биде расход во годината кога била купена. Компанијата вообичаено има политика на корисниот век на опремата, како и минимален износ на доларот за капитални трошоци. На пример, тастатурата што чини 50 долари нема да се смета за капитал.
Амортизација: Амортизација е методот кој се користи за ширење на трошокот за ИТ капитал во текот на корисниот век на купувањето. На пример, да претпоставиме дека сметководствената политика за капиталот користи амортизација со права линија. Ова само значи дека амортизацијата ќе биде иста во секоја година. Да речеме дека ќе купите нов сервер за 3000 долари со очекуван живот од 3 години. Амортизацијата на таа ИТ инвестиција ќе изнесува 1.000 долари секоја година за 3 години. Тоа е амортизација.
Паричен тек: Паричен тек е движењето на готовина во и надвор од бизнисот. Треба да ја разберете разликата помеѓу пари и безготовински ставки. Обично се користи готовина при пресметување на вредноста на инвестициите во ИТ. Амортизацијата е безготовински трошок што значи дека основното средство веќе е платено, но го раширувате трошокот за времетраењето на средството. Првичниот купување на ИТ инвестицијата ќе се смета за одлив на готовина при вршење финансиска анализа.
Стапка на попуст: Ова е стапка што се користи во анализата за да се објасни фактот дека еден долар денес вреди повеќе од еден долар за 5 или 10 години. Користење на есконтната стапка во анализата на ИТ инвестициите е метод за да ги наведеме идните долари во однос на денешните долари. Самата дисконтна стапка е предмет на многу учебници. Ако ви треба високо прецизна дисконтна стапка за вашата компанија, контактирајте го вашиот оддел за сметководство. Во спротивно, ќе користиме нешто како 10% кое ја претставува инфлацијата и стапката што компанијата би можела да заработи на пари кои не се инвестирани во вашето парче ИТ опрема. Тоа е вид на можност цена.
ИТ техники за анализа на инвестиции
Постојат многу методи за да се помогне во оценувањето на инвестициите во ИТ (капитал). Тоа навистина зависи од видот на инвестициите што ги вложувате и од зрелоста на ИТ-организацијата во оценувањето на капиталните купувања. Големината на организацијата, исто така, може да игра улога. Но, имајте на ум ова е нешто што не зазема многу време, па дури и ако работите за мала и средна организација, овој напор ќе биде ценет.
Во оваа статија, ќе погледнеме 2 едноставни техники за инвестирање во ИТ. Јас би ве охрабрувал да ги искористите и двете, бидејќи тие заедно кажуваат поцелосна слика за вредноста на предложената ИТ инвестиција.
- Нето сегашна вредност
- Период на враќање
Нето сегашна вредност (НПВ)
Нето сегашната вредност е финансиска техника која ги поврзува серијата парични текови со текот на времето и попусти секоја во тековниот период. Нето сегашната вредност ја зема предвид временската вредност на парите. Типично е да се разгледаат паричните приливи и паричните одливи во период од 3 до 5 години и да се намали нето-приливот намален за нето-одлив во една вредност. Ако бројот е позитивен, тогаш проектот ќе додаде вредност на организацијата и ако НПВ е негативен, тоа ќе ја намали вредноста на организацијата. Вистинската моќност на НПВ анализата е кога се споредуваат алтернативните ИТ-инвестиции. NPV обезбедува релативна вредност на сценаријата за инвестирање во ИТ, а оној со највисок NPV обично се превзема во однос на другите алтернативи.
Тешкиот дел од пресметката на Net Present Value е вистинскиот број што треба да се користи во анализата. На страната на одлив на равенката, можете да ги користите вкупните трошоци на инвестицијата заедно со трошоците за одржување и трошоците за имплементација. Приливот може да биде потежок за постигнување. Ако ИТ инвестицијата генерира поединечни приходи, ова е прилично право напред и можете да ги користите овие броеви во вашата анализа. Кога приливите (или придобивките) се на мека страна, што значи дека тие се по субјективни, како што се заштедите во времето, тоа е многу потешко да се процени.
Најдоброто што можете да го направите е да ги документирате претпоставките и да одите со вашето црево. Да земеме пример кога ќе направите ИТ инвестиција во софтверскиот пакет за помош. Придобивката од таква инвестиција е време зачувана од персоналот на ИТ и евентуално зголемено задоволство од корисничката заедница. Ако го заменувате постоечкиот софтверски пакет за помош, можете, исто така, да заштедите пари за одржување од тој систем. Треба да ги прекинете приливите и одливите со цел да направите анализа на Net Present Value (NPV) за вашиот предлог за инвестирање во ИТ.
Приливи: Приливите или придобивките што произлегуваат од ИТ инвестицијата може да бидат субјективни и помалку точни. Често пати, користа од ИТ инвестицијата е заштеда на време, задоволство на клиентот или други "меки" броеви. Еве неколку примери на приливи.
- Зачувани трошоци за одржување од пензиониран софтвер
- Време заштедено од ИТ кадар поради зголемена ефикасност
- Зголемен приход
Одливи: одливи обично се полесно да се проценат, но некои можат да бидат и субјективни. Еве неколку примери на одливи.
- Трошоци за софтверот (надоместоци за лиценци, итн.)
- Одржување
- Надворешни трошоци за имплементација
Оваа поголема слика покажува едноставна ИТ анализа на инвестиции користејќи анализа на Нето сегашна вредност (НПВ). Ексел го прави овој тип на анализа навистина едноставен. Исто така, има функција за пресметување на NPV. Како што можете да видите од сликата, поставив приливи и одливи по години, а потоа пресметав НПВ врз основа на есконтната стапка од 10%.
- NPV Анализа: ИТ инвестиција екранот (голема слика)
Период на враќање
Резултатот од анализата на Период на исплата покажува колку долго инвестицијата во ИТ е потребно за да се повратат трошоците за инвестицијата. Обично се наведува во години, но ова зависи од временскиот хоризонт за анализа. Периодот на исплата може да биде едноставна пресметка, но само со многу едноставен сет на претпоставки. Еве ја формулата за пресметување на периодот на исплата на ИТ инвестиција. Во принцип, пократок период на исплата е помалку ризично ИТ инвестицијата.
[Цена на ИТ инвестиција] / [Годишна готовина генерирана од ИТ инвестиции]
Ајде да погледнеме во сценарио каде што купувате парче софтвер за е-трговија за 100.000 долари. Да претпоставиме дека ова парче софтвер го зголемува приходите од 35.000 долари секоја година. Пресметката на Payback Period ќе биде $ 100,000 / $ 35,000 = 2,86 години. Значи, оваа инвестиција би платила за себе за 2 години и 10 месеци.
Постои значителен недостаток при пресметувањето на Периодот на исплата со користење на толку едноставен сет на претпоставки. Малку е веројатно дека приходите што произлегуваат од ИТ инвестицијата, всушност, ќе бидат рамномерни во подолг временски период. Тоа е многу пореално за прилив на приходи да биде нерамномерно. Во овој случај, треба да го разгледате кумулативниот годишен пораст на приходите додека оригиналната ИТ инвестиција не биде "платена".
Разгледај го истиот пример од горе. Да претпоставиме дека во првата година, нето зголемувањето на приходите од ИТ инвестицијата изнесува 17.000 американски долари. Во годините 2, 3, 4 и 5 изнесува 29.000 долари, 45.000 долари, 51.000 долари и 33.000 долари, соодветно. Иако ова е просечно годишно зголемување на приходите од 35.000 долари, периодот на исплата е различен поради нееднаквиот приход генериран од оваа инвестиција. Периодот на созревање во примерот е, всушност, повеќе од 3 години, што е подолго од првичната пресметка користејќи просек. Гледајќи го кумулативното зголемување на приходите, можете да видите кога оригиналната инвестиција е покриена. Во овој пример, само најдете каде се покриени трошоците за ИТ инвестицијата (100.000 долари). Можете да видите дека се случува помеѓу 3 и 4 година.
Кумулативно зголемување на приходите:
- Година 1 - 17.000 долари
- Година 2 - 46.000 долари
- Година 3 - 91.000 долари
- Година 4 - 142.000 долари
- Година 5 - 175.000 долари
Погледнете ја примерокот за ИТ инвестиција на Excel за детална формула за пресметување на периодот на исплата.
Предлог за инвестирање во ИТ
Додека пресметките се важни во ИТ инвестициската анализа, тоа не е сè. Силно препорачувам да го составите предлогот, наместо само да ја отпечатите вашата табела или да ги испратите резултатите. Помислете на вашиот CFO како публика кога го составувате предлогот. На крајот на краиштата, ако може да заврши на нејзиното биро во секој случај.
Јас би препорачал да го започнете предлогот со краток преглед на инвестицијата во ИТ (капитал) што го предлагате, проследено со кратко резиме со зборови на резултатите од вашата анализа (заедно со збирните пресметки). Конечно, приложете ја деталната анализа на табеларни пресметки и имате професионален предлог што вашиот шеф ќе го цени.
Пакетот за предлози за инвестиции во ИТ може да вклучува:
- Резиме: став или две сумирање на ИТ инвестицијата што ја предлагате.
- Оправдување: став или две сумирање на резултатите од вашата анализа, заедно со техниката што ја користевте (вклучува и табела со резиме)
- Отпечаток: чист отпечаток од табеларот на Excel кој ја покажува деталната анализа
Пример Табеларни пресметки на Excel
Примерокот за табела во Excel има 3 листови, вклучувајќи:
- Резиме
- Нето сегашна вредност (НПВ) Пресметка
- Пресметка на исплата
- ИТ инвестициона анализа - Excel 97-2003 Верзија
Ако имате било какви прашања во врска со оправданоста на инвестициите во ИТ, откажете ми е-пошта или пост во New Tech Forum.