Вовед во карактеристиките и основите
Дали сте преоптоварени од големите количини на податоци кои треба да се следат во вашата организација? Можеби моментално користите систем за поднесување хартија, текстуални документи или табеларни пресметки за да ги следите вашите критични информации. Ако барате пофлексибилен систем за управување со податоци, база на податоци може да биде само спасот што го барате, а Microsoft Access 2013 обезбедува одлична опција.
Што е база на податоци?
На најосновно ниво, базата на податоци е едноставно организирана колекција на податоци. Систем за управување со бази на податоци (DBMS), како што е Microsoft Access, Oracle или SQL Server, ви обезбедува софтверски алатки кои ви се потребни за да ги организирате тие податоци на флексибилен начин. Вклучува објекти за додавање, менување или бришење на податоци од базата на податоци, поставување прашања (или прашања) за податоците зачувани во базата на податоци и изготвување на извештаи кои ги сумираат избраните содржини.
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013 им овозможува на корисниците едно од наједноставните и најфлексибилните DBMS решенија на пазарот денес. Редовните корисници на Microsoft производи ќе уживаат во познатиот изглед и чувство на Windows, како и тесната интеграција со други производи од семејството на Microsoft Office. За повеќе информации за интерфејсот на Access 2010, прочитајте ја нашата турнеја за кориснички интерфејс на Access 2013 .
Ајде прво да испитаме три од главните компоненти на пристап што повеќето корисници на базата на податоци ќе ги сретнат - табели, прашања и форми. Ако веќе немате база на податоци за пристап, можеби ќе сакате да прочитате за базата на податоци Создавање на пристап од 2013 година од нула или создавање база на податоци за пристап од 2013 година од образец.
Табели за пристап на Microsoft
Табелите ги содржат основните градежни блокови на секоја база на податоци. Ако сте запознаени со табеларни пресметки, ќе најдете табели на бази на податоци многу слични.
Вообичаена база на податоци може да содржи информации за вработените, вклучувајќи ги и карактеристиките како име, датум на раѓање и наслов. Може да биде структурирана на следниов начин:
- ИД на вработените
- Презиме
- Име
- Наслов
- Поздравување
- Датум на раѓање
Испитај ја изградбата на табелата и ќе откриеш дека секоја колона од табелата одговара на одредена карактеристика на вработениот (или атрибут во однос на базата на податоци). Секој ред одговара на еден конкретен вработен и ги содржи неговите или нејзините информации. Тоа е сè што има за тоа! Ако тоа ви помогне, размислете за секоја од овие табели како листа на информации во стилот на табеларни пресметки. За повеќе информации, прочитајте Додавање табели во Базата на податоци за 2013 година
Преземање информации од базата на податоци за пристап
Очигледно, базата на податоци што само ги чува информациите би била бескорисна - ни требаат методи за да се добијат информации. Ако едноставно сакате да се потсетите на информациите што се зачувани во табела, Microsoft Access ви овозможува да ја отворите табелата и да дојдете низ записите содржани во неа. Сепак, вистинската моќ на базата на податоци лежи во нејзините способности да одговорат на покомплексни барања или прашања. Прашањата за пристап даваат можност за комбинирање на податоци од повеќе табели и поставување на специфични услови за превземените податоци.
Замислете дека вашата организација бара едноставен метод за креирање на листа на оние производи кои во моментот се продаваат над нивната просечна цена. Ако едноставно ја превземете табелата со информации за производот, исполнувањето на оваа задача ќе бара голема количина на сортирање преку податоци и вршење пресметки со рака. Сепак, моќта на барањето ви дозволува едноставно да барате дека пристапот само ги враќа оние записи што ги задоволуваат условите за над просечна цена. Дополнително, можете да му наложите на базата на податоци само да ја наведат името и единечната цена на предметот.
За повеќе информации за моќта на барањето на базата на податоци во Access, прочитајте Креирање на едноставен пребарувач во Microsoft Access 2013.
Вметнување информации во базата на податоци за пристап
Досега ги научивте концептите за организирање на информациите во базата на податоци и прибирање информации од базата на податоци. Сè уште ни требаат механизми за да ги ставите информациите во табелите на прво место! Microsoft Access обезбедува два основни механизми за постигнување на оваа цел. Првиот метод е едноставно да ја пренесете табелата во прозорец со двојно кликање врз неа и додавање информации до дното на неа, исто како што би додале информации во табела.
Пристапот, исто така, обезбедува кориснички-пријателски форми интерфејс кој им овозможува на корисниците да внесуваат информации во графичка форма и тие информации транспарентно премина во базата на податоци. Овој метод е помалку застрашувачки за операторот за внес на податоци, но бара малку повеќе работа од администраторот на базата на податоци. За повеќе информации, прочитајте Креирање на форми во пристапот 2013
Извештаи за пристап до Microsoft
Извештаите даваат можност брзо да произведат атрактивни форматирани резимеа на податоците содржани во една или повеќе табели и / или прашања. Преку употреба на кратенки и шаблони, корисниците на базата на податоци можат да креираат извештаи буквално прашање на минути.
Да претпоставиме дека сакате да создадете каталог за да ги споделите информациите за производите со тековните и потенцијалните клиенти. Во претходните делови, научивме дека овој вид на информации може да се извади од нашата база на податоци преку разумно користење на прашањата. Сепак, потсетете се дека оваа информација беше претставена во табеларна форма - не е токму најатрактивниот маркетинг материјал! Извештаите овозможуваат вклучување на графика, атрактивно форматирање и паганизација. За повеќе информации, погледнете Креирање извештаи во пристапот до 2013 година.