Повеќето компании се запознати со она што може да се направи во Microsoft Word и Excel, но разбирањето што може да го направи Microsoft Access е малку потешко да се сфати. Идејата за создавање бази на податоци и обидот да се задржат на нив изгледа како непотребна употреба на ресурсите. Сепак, за малите бизниси, оваа програма може да обезбеди неколку различни предности, особено кога станува збор за управување со растот и организацијата.
Microsoft Access обезбедува многу посилен начин за малите компании да ги следат податоците и проектите од Excel или Word. Пристапот може да потрае повеќе време за да научи од најчесто користените апликации на Microsoft, но исто така има најмногу додадена вредност за следење на проекти, буџети и раст. Сите податоци потребни за водење на мал бизнис за споредба и анализа се одржуваат во една програма, што го олеснува раководењето со извештаи и графикони од која било друга програма. Microsoft нуди голем број на шаблони за поедноставување на процесот на учење и корисниците можат да ги прилагодуваат шаблоните додека одат. Разбирањето на основите на Microsoft Access може да им помогне на малите бизниси да ја видат својата целосна вредност во нивните секојдневни операции.
Доколку веќе користите табеларна табела, лесно е да ја конвертирате табелата на Excel во база на податоци за пристап.
Одржување на информации за клиентите
Базата на податоци им овозможува на претпријатијата да ги следат сите потребни информации за секој клиент или клиент, вклучувајќи адреси, информации за нарачки, фактури и плаќања. Додека базата на податоци е зачувана во мрежа каде што сите вработени можат да пристапат до него, корисниците може да се осигураат дека информациите остануваат актуелни. Бидејќи информациите за клиентот се критични за секој мал бизнис, базата на податоци може да се обезбеди. Додавањето на формулари во базата на податоци им помага на малите бизниси дека податоците постојано ги внесуваат сите вработени.
Додека корисниците се запознаат со програмата, можат да се додадат повеќе елаборирани компоненти, како што се мапирање на адреси на клиенти. Ова им овозможува на вработените да ги потврдат адресите за нови клиенти или да планираат правци за испораки. Исто така им овозможува на претпријатијата да креираат фактури и да можат да испраќаат пораки или редовна пошта и да можат да ги следат кога и како се платени фактурите. Ажурирањето и складирањето на податоците за клиентите во Access е посигурно од табеларна пресметка или Word документ, и насочува управува со тие информации.
Следење на финансиски податоци
Многу бизниси купуваат софтвер специјално за следење на финансиите, но за мал бизнис, кој не е само непотребен, има тенденција да создаде дополнителна работа. Покрај тоа што можат да креираат и следат фактури, сите деловни трошоци и трансакции може да се снимаат преку истата програма. За компаниите кои имаат целосна Microsoft Office Suite, вклучувајќи Outlook и Access, платежните потсетници во Outlook можат да бидат поврзани со базата на податоци. Кога потсетникот се појавува, корисниците можат да ги направат потребните исплати, да ги внесат податоците во Access, а потоа да го затворат потсетникот.
Можеби ќе биде неопходно да се купи пософистициран софтвер додека бизнисот расте и оние бизниси имаат предност ако сите нивни финансиски податоци се зачувани во Access. Многу други програми можат да приспособат податоци што се извезуваат од Access, со што полесно се мигрираат информациите кога ќе дојде време.
Управување со маркетинг и продажба
Еден од најпознатите малку користени, но моќни начини за користење на пристап е да ги следи информациите за маркетинг и продажба. Со постојните информации за клиентот веќе зачувани во базата на податоци, лесно е да се испраќаат е-пораки, флаери, купони и редовни пораки до оние кои би можеле да бидат заинтересирани за продажба или специјални понуди. Малите бизниси потоа можат да следат колку од нивните постоечки клиенти одговориле по маркетинг кампања.
За нови клиенти, целата кампања може да се креира и следи од една локација. Ова им олеснува на вработените да видат што е веќе завршено и што останува да се направи или што треба да се следат.
Следење на производството и инвентарот
Слично на следење на клиентите, можноста за следење на податоците за инвентарот, ресурсите и залихите е критична за секој бизнис. Пристапот го олеснува внесувањето податоци за пратки во магацини и да знае кога е време да нарачате повеќе на одреден производ. Ова е особено важно за производителите кои имаат потреба од голем број на различни ресурси за да се заврши производ, како што се авионски делови или активни фармацевтски состојки.
Дури и услужните индустрии мора да го задржат инвентарот, а со сите тие информации на едно место, полесно е да се види кој компјутер е доделен на кој вработен или да утврди кога канцелариската опрема треба да се надгради. Без оглед дали ќе следат возила, мобилни уреди, сериски броеви, информации за регистрација, кориснички дневници или хардверско време, малите бизниси ќе можат полесно да го следат нивниот хардвер.
Покрај хардверот, бизнисите треба да бидат способни да ги следат софтверот. Од регистрацијата и бројот на компјутери што им е дозволено да го користат софтверот за информации за верзијата и корисникот, од витално значење е бизнисот да може брзо и точно да ги повлече информациите за нивните моментални конфигурации. Неодамнешниот крај на поддршката за Windows XP служи како потполно потсетување за тоа зошто е важно да се знае што софтверот и оперативните системи се на деловни компјутери и уреди.
Извршување на извештаи и анализи
Можеби најмоќниот аспект на пристапот е способноста на корисникот да генерира извештаи и графикони од сите податоци. Способноста да се собере сè што е зачувано во различни бази на податоци е она што го прави Microsoft Access моќен за мали бизниси. Корисникот може брзо да генерира извештај кој ги споредува трошоците за ресурси против тековните цени, создава табела која илустрира колку е во залиха за претстојната маркетинг кампања или извршува анализа со која се идентификува кои клиенти се задуваат при плаќањата. Со малку екстра знаење за прашања, малите бизниси можат да ја преземат контролата за тоа како гледаат на податоците.
Уште поважно, Microsoft Access може да биде врзан за други производи на Microsoft. Малите бизниси можат да прегледуваат извештај, да бараат податоци за клиентот и да генерираат фактури во Word. Поедностата пошта може да креира редовни пост-писма додека корисникот истовремено генерира е-пошта во Outlook. Податоците можат да се извезат во Excel за подетално да ги разгледаат деталите, и од таму да бидат испратени во PowerPoint за презентација. Интеграцијата со сите други производи на "Мајкрософт" можеби е најдобрата причина за користење на пристапот за централизирање на сите информации за бизнисот.